مفهوم الادارة الرقمية

مفهوم الادارة الرقمية

تُعرّف الإدارة الرقمية أو الإلكترونية على أنه المجال الذي تعتمد فيه كافة وظائفه ومهامه التابعة له على التكنولجيا الحديثة وهو الإنترنت عبر استخدام أجهزة الحاسوب وبرامجه التي تقوم على إنجاز المهام المطلوبة على أكمل وجه، وهي المنظومة التي تقوم على حوسبة الإدارة أي اعتمادها بشكل كامل على النمط الإلكتروني بدلاً من النمط التقليدي، ومن بين أدواته البريد الإلكتروني التي تعزز التواصل بين المدراء وفريق العمل من الموظفين في كافة المهام داخل المؤسسة، وكذلك تسهيل التواصل بين المؤسسات الأخرى على المستوى الخارجي.

تاريخ ظهور الإدارة الرقمية

مع ظهور تكنولوجيا المعلومات التي تزامنت مع اختراع أجهزة الحاسب الآلي، بدأ تطبيق الإدارة الإلكترونية في المؤسسات في السبعينيات من القرن الماضي، حيث بدأ المجال الإداري في التطور والنمو بالتدريج من خلال الحوسبة، مما دفع ذلك أصحاب الشركات إلى تطبيق الإدارة الإلكترونية التي توفر الكثير من الكوادر البشرية، ولكن لم تظهر الإدارة الإلكترونيى بمفهومها الدارج في التسعينيات من القرن الماضي الذي شهد التوسع والانتشار في الحوسبة الإدارية.

أسس الإدارة الإلكترونية

تطبيق تكنولوجيا الاتصال في النظم الإدارية يقوم على مجموعة من الأسس التالية:

• الأنطمة الخاصة بالبنية التحتية.
• النظم المتعلقة بإدارة العمل.
• الدمج بين النظم الإدارية وتكنولوجيا المعلومات من خلال شبكة البيانات.
• خدمات المعاملات.
• توافر شبكة اتصال بالإنترنت.
• نظم المعلومات الإدارية المطورة.
• عنصر بشري ذو خبرة وكفاءة في التعامل مع آليات الإدارة الإلكترونية.

أهمية الإدارة الإلكترونية

الإدارة الإلكترونية من التقنيات المتطورة التي تكمن بالعديد من المميزات والأهمية، والتي تتمثل فيما يلي:

• التخلص من مساويء الإدارة التقليدية من أبرزها البيرقرواطية والوساطة.
• تنمية قدرات ومهارات الكوادر البشرية.
• تطوير النظم الإدارية عبر زيادة إمكانياته.
• تحسين مستوى الخدمات.
• إنجاز المهام الإدارية في وقت أسرع.
• تعزيز روابط الأنظمة الإدارية مما ساهم ذلك إلى حدٍ كبير الوصول إلى القرار المناسب في أسرع وقت.

خصائص الإدارة الإلكترونية

يوجد عدد من الخصائص للإدارة الإلكترونية والتي تتمثل فيما يلي:

• التكاليف المنخفضة: حيث أن التكاليف التي تحتاجها المؤسسات في تنفيذ المشروعات في النظم التقليدية أكبر من النظم الرقمية.
• الشفافية: حيث يتسم نظام العمل بالنظم الإلكترونية بالمصداقية والدقة بسبب خضوع تلك النظم للرقاية الإدارية.
• سهولة الإجراءات: إذ أنه من سمات العمل بالنظم الإلكترونية هو إنجاز الإجراءات في وقت أسرع وبمجهود أقل.
• زيادة الاتقان: تزداد كفاءة الإنتاجية في العمل بتوافر الخصائص الأخرى من الشفافية وإنجاز الإجراءات بشكل أسهل.

عناصر الإدارة الإلكترونية

تشمل عناصر الإدارة الإلكترونية أهم الأدوات والعناصر البشرية المشاركة في نجاح المنطومة الإدارية الرقمية وهي:

• أجهزة الحواسيب المتصلة بالإنترنت.
• التحكم في استخدام أدوات الإدارة وتقنياتها من خلال الكوادر البشرية.
• الدعم التقني والفني.
• تطبيقات البريد الإلكتروني.
• قواعد البيانات.
• برامج إدارة المشروعات.
• المدراء بمختلف التدرجات الوظيفية.
• نظام التشغيل وإدارة الشبكة وهو ما يُعرف باسم “البرمجيات”.

أهداف الإدارة الإلكترونية

تتمثل أهداف الإدارة الإلكترونية فيما يلي:

• الاستفادة من مميزات تكنولوجيا الاتصال في تحسين إنتاجية العمل وتوفير الوقت والجهد.
• توفير المصاريف الإدارية عبر تقليل حجم الكادر البشري.
• تطوير مستوى الخدمات التي تقدمها المؤسسات لعملائها بما يتوافق مع رؤيتها وأهدافها وسياسياتها العامة.
• تعزيز الابتكار والإبداع في المجال الإداري.
• تنمية الموارد واستغلالها استغلال أفضل.
• اختصار المسافات الجغرافية من خلال التواصل بين الإدارات من خلال الإنترنت.

طرق تطبيق الإدارة الإلكترونية

يمكنك تطبيق الإدارة الإلكترونية من خلال استخدام عدة طرق والتي تتمثل فيما يلي:

• إنشاء بنية تحتية تكنولوجية.
• تدريب الكادر البشري على استخدام آليات الإدارة الإلكترونية.
• استخدام البرامج المختصة بتحويل الإجراءات التي يتم إنجازها ورقيًا إلى النظام الإلكتروني.
• توفير الدعم الفني والتقني من أجل ضمان نجاح عملية الحوسبة وحل المشكلات التي قد تواجهها المؤسسات عند تطبيق هذا الإجراء.

مساويء الإدارة الإلكترونية

بالرغم من أن المزايا العديدة التي قدمتها الإدارة الإلكترونية في تطوير المؤسسات إلا أنها تعد سلاح ذو حدين لم تخلُ من السلبيات التي نعرضها لكم فيما يلي:

العجز الإداري

وهذه المشكلة تحدث عند التحول من النمط الإداري التقليدي إلى النمط الإلكترونية بدون توافر الخبرة الكافية التي تجنب الإداراة الوقوع في ثغرات تنتج عنها حدوث نتائج عكسية مثل تدهور إنتاجية العمل، وذلك يحدث بالتحديد عن تطبيق النظم الإدارية دفعةً واحدة وليس بشكل تدريجي المطلوب حتى يتمكن جميع العاملين من اكتساب الخبرة والمهارة في التعامل مع آليات الحوسبة الإدارية.

التجسس الإلكتروني

تظل مشكلة الاختراق واحدة من أبرز العقبات التي تواجهها الأنظمة التكنولوجية حتى الآن والتي لم تسلم منها الإدارة الإلكترونية، وذلك لافتقارها برامج حماية تمنع المخترقين من سرقة قواعد بيانات المؤسسات التي تحتوي على كافة المعلومات الخاصة بالنظم الإدارية، مما يتسبب ذلك في إلحاق الأضرار بمصلحة الشركات التي تتعرض للانتهاك.

معوقات الإدارة الالكترونية

بالرغم من الانتشار الهائل للإدارة الرقمية في دول العالم المتقدم إلا أنه حتى الآن هناك العديد من الدول التي تواجه صعوبات في تطبيق الحوسبة الإدارية في مؤسساتها، وذلك يرجع إلى عدة عوامل وهم:

• نقص الخبرة في الكوادر البشرية في التعامل مع آليات الإدارة الإلكترونية وأساسياتها.
• عدم توافر شبكة الإنترنت في جميع المؤسسات.
• محدودية البيانات التي يتم التوصل إليها نتيجة استخدام نظم الحماية والأمان.
• افتقار النظم الإلكترونية إلى برامج حماية المعلومات مما يجعلها عُرضة للاختراق في أي وقت.
• عدم توافر البنية التحتية التكنولوجيا التي تعد من أساسيات الحوسبة الإدارية.

الفرق بين الإدارة الرقمية والالكترونية

هناك العديد من الفروق التي تميز بين الإدارة الرقمية والإدارة الغلكترونية، وتلك الفروق يمكن تصنيفها كما يلي:

الإدارة الرقمية

• المفهوم: هي عبارة عن نظام أو علم أو فن، من خلاله يقوم الفرد بتحقيق الأهداف بشكل سريع وذلك من خلال استخدام الوسائل والتكاليف الممكنة في الوقت المطلوب، بالإضافة إلى أنها تعمل على تنظيم مجموعة معينة من الأشخاص داخل المؤسسة للقيام بنشاطات معينة ومهام معينة والأعمال الإدارية الأخري.
• الوسائل المستخدمة: يتم استخدام الإدارة التقليدية حتى تتم المهام والمعاملات، وكما أنها تكون من خلال التواصل المباشر من المراسلات والأوراق والملفات.
• الوثائق المستخدمة: يتم استخدام الوثائق الورقية حتى تقوم بحفظ البيانات في جميع الأعمال.
• الاعتماد على الإمكانات المادية والبشرية: تعتد بشكل كلي على الموارد المادية والبشرية حتى يمكنها الوصول إلى الهدف.
• القدرة على التفاعل: تحتاج إلى فترة زمنية طويلة حتى يتم تحقيق التفاعل المطلوب للوصول إلى الهدف.
• التكلفة: تحتاج إلى تكلفة عالية على المدى البعيد.
• الوصول للبيانات: يمكن الوصول إلى البيانات بشكل سريع بسبب الهيكل التنظيمي الكبير والتسلسل الوظيفي بالإضافة إلى وجود العديد من الوثائق الورقية التي يمكن البحث عنها بطريقة يدوية.
• الجودة: جودتها تعتبر قليلة بعض الشيء بالمقارنة مع الإدارة الإلكترونية.

الإدارة الإلكترونية

• المفهوم: هي عبارة عن أسلوب إداري حديث، مبني على استخدام التكنولوجيا الإلكترونية، والتي يكون هدفها هو تحويل الإدارة التقليدية إلى إدارة إلكترونية باستخدام الحاسوب وأحد التطبيقات الأخرى، تعتبر الإدارة الإلكترونية من الأنماط الجديدة التي يكون لها آثر واسع في كافة المؤسسات، كما أنها تعمل من خلال استخدام العديد من الأساليب الإلكترونية التي تتميز بالمرونة والسهولة خاصة في عمليات التواصل.
• الوسائل المستخدمة: يتم استخدام شبكات الاتصال الإلكترونية في جميع المعاملات.
• الوثائق المستخدمة: الوثائق تكون إلكترونية ويكون حفظ البيانات من خلالها.
• الاعتماد على الإمكانات المادية والبشرية: تعتمد على التكنولوجيا بشكل كلي لتحقيق هدفها.
• القدرة على التفاعل: يمكن التواصل مع العاملين وإرسال البيانات بشكل سريع وسهل وفي آن واحد.
• التكلفة: تعتبر تكلفتها متوسطة على المدى الطويل.
• الوصول إلى البيانات: يمكن للإدارة أن تصل إلى البيانات من خلال القواعد الإلكترونية التي قامت بوضعها وذلك بشكل سهل وسريع.
• الجودة: الجودة تكون عالية واحتمالية الخطأ بسيطة تكاد تكون معدومة.

أسئلة شائعة