مهام السكرتارية التنفيذية الناجحة

مفهوم السكرتارية

تعرف  السكرتارية بأنها الشخص الذي يتحمل المسؤولية الإدارية، أو الذي يقوم بمساعدة الشخص الذي يقوم على أعمال الإدارة والتنفيذ، وذلك الأمر من خلال استغلال المهارات التي يمتلكها في إدارة المشاريع، أو الاتصالات، أو القدرة على التنظيم.

ونجد أن المهام التي تتطلب من السكرتارية التنفيذية تختلف عن المهام المتطلبة من السكرتارية الإدارية، عن تلك المطلوبة من السكرتارية العامة.

وظائف السكرتارية العامّة

تختلف الوظائف والمهام التي تقوم بها السكرتارية العامة، عن تلك التي تقوم بها السكرتارية الفنية والتنفيذية، فنجد أن مهام السكرتارية العامّة مقسمة على النحو التالي:

• تقوم بتنظيم العمل وتنسيق السياسات المتبعة داخل المكتب.
• إرسال البريد وتوزيعه على الموظفين في الأماكن المختلفة، تبعًا لأوامر المدير وقراراته .
• تحدد موعد المقابلات للمدير، وتنسق جدول المواعيد الخاص به وبالاجتماعات المختلفة وفقًا لجدوله.
• تقوم بترتيب الملفات وتنظيمها،  وتنظيم المستندات المختلفة التي تترتب عليها جميع أعمال مديرها.
• تستقبل الرسائل المكتوبة، والمكالمات، وتستقبل الفاكسات، والرسائل البريدية، وتعرضها على المدير في الوقت المحدد.
• تحضر الاجتماعات لتقوم بعرض جدول الأعمال، وتقوم بتدوين مجموعة من الملاحظات المهمة، والنتائج ن من أجل توفيرها  للمدير في الوقت المناسب.
• تتواصل مع الأقسام الأخرى، وتتأكد من تنفيذ القرارات بالصورة التي تم الاتفاق عليها.
• تقدم تقارير بصفة مستمرة للمدير، من أجل متابعة سير العمل، والعاملين، وبالتحديد الموظفين الجدد.
• عرض اقتراحات وشكاوى الموظفين وعرضها على المدير.

• تقوم بإعداد المراسلات.
• تعد التقارير اليومية عن طريق تحرير النصوص، ومن ثم طباعتها.
• تعمل على ترتيب لوازم الرحلات والسفر التي يقوم بها مدير العمل.
• ترتيب كل ما يخص الزوار، والعملاء، وكبار الضيوف القادمين إلى المنشأة.
• تقوم بتنظيم الاجتماعات وكل ما يتعلق بها من حجوزات للقاعات التي يقام بها الاجتماع، والدعاوي، وتحضير البرنامج المعروض خلال الاجتماع، واستقبال الوافدين.
• تقوم بعمل تعاقدات مختلفة مع الشركات الأخرى، مثل التعاقد مع الشركات المختصة بالشحن والنقل.
• تحضر  التقارير  المختصة بالمصاريف وعمل تقارير  دورية وتقديمها للمدير، وتقوم بالتخلص من محاولات  السلف.
• تتابع جدول المدير، وأعماله، وتتابع جميع دورياته.

مهارات السكرتارية

يوجد مجموعة من المهرات التي يجب على الراغبين في العمل في مجال السكرتارية اكتسابها  حيث تساعد في نجاحها وتميزها في مجالها، ومن اهم المهارات التي يجب أن تتوفر في السكرتارية:

• امتلاك مهارة التواصل اللفظين والكتابي بطريقة مقننه.
• أن تتصف بالدقة الشديدة في عملها ومتابعة الأعمال.
• امتلاك اللغة الرئيسية في التعامل، وكتابة الرسائل الإدارية وهي اللغة الإنجليزية.
• أن تكون حريصة على تفعيل المسؤوليات المتعلقة بالعمل، ومنها إعداد الوثائق المهمة والمستندات، واستخدام شبكة الإنترنت في ذلك.
• أن تمتلك مهارة عاليه في التنظيم ، والتمييز، بمعنى أن تمتلك القدرة على تحقيق التوازن بين عدد من المهام المختلفة.