سنقدم إليكم مفهوم السكرتارية، حيث تعتبر السكرتارية من الوظائف الإدارية الهامة في بيئة العمل،فهي عبارة عن مجموعة من الأعمال التي تسعي إلي توفير المساعدة الإدارية داخل المؤسسة، فهي تعمل علي تزويد الإدارة بكافة البيانات والمعلومات التي تسهم في دعم بيئة العمل،لتوفير الجهد والوقت، وتقليل الأعباء المتراكمة والمتعلقة بالوظائف الروتينية، ولذلك سنقدم إليكم اليوم في هذا المقال مفهوم السكرتارية علي موسوعة من خلال السطور التالية.
مفهوم السكرتارية
تعد السكرتارية أحد الوظائف التي تعمل علي مساعدة كافة الإدارات والمديرين، وذلك عن طريق إمدادهم بالمعلومات الخاصة كافة المجالات سواء الفنية أو الأمور المكتبية لأداء جميع المهام، كي تؤدي أيضاً كافة الأعمال الروتينية لتخفف من الأعباء عن المدارء، وتعرف السكرتيرة أو السكرتير بأنه الشخص المسئول عن مساعدة مديره في كافة الأمور، مما يساعده علي علي أداء مهامه بسهوله ويسر.
أهمية السكرتارية
أدي ظهور التقنيات الحديثة والتكنولوجيا وخاصة الحاسب الآلي إلي تطوير قطاع عمل السكرتارية، مما ساهم في زيادة أهميتها كواحدة من المفاهيم الإدارية الهامة والتي تعتمد علي ما يلي:
الحد من نسبة الضغط التي تواجه رؤساء الأقسام والمدراء في العمل نتيجة لتعاون السكرتارية معهم في العمل.
القيام بكافة الأعمال علي أحسن وجه، كالتحضير للاجتماعات والنقاشات، وغيرها.
تجهيزجميع المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
حماية وسائل الاتصال بين المدراء والمحيط الخارجي.
التأكد من صحة الوثائق قبل اعتمادها رسمياً.
خصائص السكرتارية
هناك مجموعة من الخصائص تميز السكرتارية، وهي:
يعتبر من أهم خصائص السكرتارية الالتزام بالصدق.
التصرف الحسن، واللباقة في التعامل.
سرعة البديهة والذكاء في العمل.
القدرة علي التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح ولغة مناسبة.
التحلي بالصبر، والعمل تحت ضغط.
تنسيق كافة المهام اليومية .
التميز بالقدرة علي العمل فور بداية الدوام الرسمي والنشاط.
وظائف السكرتارية
تقوم السكرتارية علي العديد من الوظائف الهامة في العمل ومنها:
الاهتمام بارسال البريد الصادر عندما يكون جاهز، والاهتمام بالبريد الوارد يومياً، أي متابعة البريد بشكل يومي.
القيام بتنظيم مواعيد العمل، وترتيب جدول منظم مع الناس يسمح لهم بزيارة المدير أو الطبيب أو المسئول عن العمل.
الاعتماد علي الأجهزة الإلكترونية في القيام بكافة العمليات والوظائف الإدارية والتي تعمل علي تطبيقها بشكل صحيح ودقيق.
القيام بإعداد كافة النماذج والتقارير الخاصة بالموظفين والعملاء داخل المؤسسة.
أنواع السكرتارية
هناك ثلاثة أنواع من السكرتارية ويمكن تقسيمها كالتالي:
أولاً: السكرتارية الخاصة
-السكرتير الخاص : وهو يتميزبالكفاءة والإخلاص في عمله، ويتمتع بمواصفات معينة ويحظي بثقة مديره، ويمكن تلخيص مهامه فيما يلي:
يقوم بتحديد المواعيد ويستقبل الزوار تبعاً لجدول زمني محدد.
يقوم بالرد علي المكالمات الهاتفية ويسهل مكالمات مديره مع الآخرين.
القيام بتنظيم وقت المدير سواء داخل المؤسسة أو خارجها.
ترتيب الوثائق الخاصة بمكتب المديرحتي يمكنه الرجوع إليها بسهولة.
القيام بأعمال الكتابة الخاصة بالمدير.
مساعدة المدير في عقد وإدارة الاجتماعات.
إعداد التقاريرالخاصة التي يطلبها المدير.
ثانياً:السكرتارية المتخصصة
السكرتير المتخصص:هو الشخص الذي يقوم بالعمل في مجال متخصص كالمجال الصحفي أو القانوني،ويمكن تلخيص أهم ما يقوم به في الآتي:
يدرس القضايا التي يقدمها له المدير في إطار تخصصه، ومن ثم يقدم تقرير فني موجز عن الدراسة.
يرافق المديرفي الاجتماعات الفنية التي يوجد لها علاقة بتخصصه.
يتابع المستجدات من الأبحاث والتقاريرالعلمية التي تتعلق بمجال تخصصه حتي يقدمها إلي مديره.
صيانة وحفظ الوثائق المرتبطة بمجال تخصصه بما يسهل عليه الرجوع إليها عندما يحتاجها.
ثالثاً: السكرتارية العامة
يمكن تلخيص مهام هذا النوع من السكرتارية فيما يلي:
متابعة ومعالجة البريد الصادروالوارد.
القيام بمتابعة الاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة.
إعداد الاجتماعات والندوات .
القيام بتأمين مستلزمات الأعمال المكتبية.
القيام بالتأمين علي بعض الكتب والصحف والمجلات التي يقوم الزوار باستخامها أثناء الانتظار.
