ما هو مفهوم السكرتارية

منة الله أيمن 10 سبتمبر، 2019

سنقدم إليكم مفهوم السكرتارية، حيث تعتبر السكرتارية من الوظائف الإدارية الهامة في بيئة العمل،فهي عبارة عن مجموعة من الأعمال التي تسعي إلي توفير المساعدة الإدارية داخل المؤسسة، فهي تعمل علي تزويد الإدارة بكافة البيانات والمعلومات التي تسهم في دعم بيئة العمل،لتوفير الجهد والوقت، وتقليل الأعباء المتراكمة والمتعلقة بالوظائف الروتينية، ولذلك سنقدم إليكم اليوم في هذا المقال مفهوم السكرتارية علي موسوعة من خلال السطور التالية.

مفهوم السكرتارية

تعد السكرتارية أحد الوظائف التي تعمل علي مساعدة كافة الإدارات والمديرين، وذلك عن طريق إمدادهم بالمعلومات الخاصة كافة المجالات سواء الفنية أو الأمور المكتبية لأداء جميع المهام، كي تؤدي أيضاً كافة الأعمال الروتينية لتخفف من الأعباء عن المدارء، وتعرف السكرتيرة أو السكرتير بأنه الشخص المسئول عن مساعدة مديره في كافة الأمور، مما يساعده علي علي أداء مهامه بسهوله ويسر.

أهمية السكرتارية

أدي ظهور التقنيات الحديثة والتكنولوجيا وخاصة الحاسب الآلي إلي تطوير قطاع عمل السكرتارية، مما ساهم في زيادة أهميتها كواحدة من المفاهيم الإدارية الهامة والتي تعتمد علي ما يلي:

  • الحد من نسبة الضغط التي تواجه رؤساء الأقسام والمدراء في العمل نتيجة لتعاون السكرتارية معهم في العمل.
  • القيام بكافة الأعمال علي أحسن وجه، كالتحضير للاجتماعات والنقاشات، وغيرها.
  • تجهيزجميع المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
  • حماية وسائل الاتصال بين المدراء والمحيط الخارجي.
  • التأكد من صحة الوثائق قبل اعتمادها رسمياً.

خصائص السكرتارية

هناك مجموعة من الخصائص تميز السكرتارية، وهي:

  • يعتبر من أهم خصائص السكرتارية الالتزام بالصدق.
  • التصرف الحسن، واللباقة في التعامل.
  • سرعة البديهة والذكاء في العمل.
  • القدرة علي التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح ولغة مناسبة.
  • التحلي بالصبر، والعمل تحت ضغط.
  • تنسيق كافة المهام اليومية .
  • التميز بالقدرة علي العمل فور بداية الدوام الرسمي والنشاط.

وظائف السكرتارية   

تقوم السكرتارية علي العديد من الوظائف الهامة في العمل ومنها:

  • الاهتمام بارسال البريد الصادر عندما يكون جاهز، والاهتمام بالبريد الوارد يومياً، أي متابعة البريد بشكل يومي.
  • القيام بتنظيم مواعيد العمل، وترتيب جدول منظم مع الناس يسمح لهم بزيارة المدير أو الطبيب أو المسئول عن العمل.
  • الاعتماد علي الأجهزة الإلكترونية في القيام بكافة العمليات والوظائف الإدارية والتي تعمل علي تطبيقها بشكل صحيح ودقيق.
  • القيام بإعداد كافة النماذج والتقارير الخاصة بالموظفين والعملاء داخل المؤسسة.

أنواع السكرتارية

هناك ثلاثة أنواع من السكرتارية ويمكن تقسيمها كالتالي:

أولاً: السكرتارية الخاصة

-السكرتير الخاص : وهو يتميزبالكفاءة والإخلاص في عمله، ويتمتع بمواصفات معينة ويحظي بثقة مديره، ويمكن تلخيص مهامه فيما يلي:

  • يقوم بتحديد المواعيد ويستقبل الزوار تبعاً لجدول زمني محدد.
  • يقوم بالرد علي المكالمات الهاتفية ويسهل مكالمات مديره مع الآخرين.
  • القيام بتنظيم وقت المدير سواء داخل المؤسسة أو خارجها.
  • ترتيب الوثائق الخاصة بمكتب المديرحتي يمكنه الرجوع إليها بسهولة.
  • القيام بأعمال الكتابة الخاصة بالمدير.
  • مساعدة المدير في عقد وإدارة الاجتماعات.
  • إعداد التقاريرالخاصة التي يطلبها المدير.

ثانياً:السكرتارية المتخصصة

السكرتير المتخصص:هو الشخص الذي يقوم بالعمل في مجال متخصص كالمجال الصحفي أو القانوني،ويمكن تلخيص أهم ما يقوم به في الآتي:

  • يدرس القضايا التي يقدمها له المدير في إطار تخصصه، ومن ثم يقدم تقرير فني موجز عن الدراسة.
  • يرافق المديرفي الاجتماعات الفنية التي يوجد لها علاقة بتخصصه.
  • يتابع المستجدات من الأبحاث والتقاريرالعلمية التي تتعلق بمجال تخصصه حتي يقدمها إلي مديره.
  • صيانة وحفظ الوثائق المرتبطة بمجال تخصصه بما يسهل عليه الرجوع إليها عندما يحتاجها.

ثالثاً: السكرتارية العامة

يمكن تلخيص مهام هذا النوع من السكرتارية فيما يلي:

  • متابعة ومعالجة البريد الصادروالوارد.
  • القيام بمتابعة الاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة.
  • إعداد الاجتماعات والندوات .
  • القيام بتأمين مستلزمات الأعمال المكتبية.
  • القيام بالتأمين علي بعض الكتب والصحف والمجلات التي يقوم الزوار باستخامها أثناء الانتظار.

ما هو مفهوم السكرتارية

الوسوم

المزيد من المواضيع

اسماء الله الحسنى تهنئة عيد ميلاد صباح الخير اذاعة مدرسية شكر وتقدير دعاء ختم القران دعاء للمريض دعاء الصباح صلاة الاستخارة خاتمة بحث قصص اطفال نظام نور ولي الأمر تسجيل دخول اوزمبك صندوق البريد الرياض معنى سايكو فواكه بدون نقاط اسم محمد بالانجليزي خواطر جميلة رسوم تجديد الاستمارة كوكسيكام ابرة اوزمبك دريم ووتر ايات السكينه استقدام من الفلبين ابر اوزمبك اسامي قطط بسكوبان نظام نور ولي الأمر تسجيل دخول 1445 الامن والسلامة أقرب جهاز أبشر من موقعي مقدمة بحث الثقافة الملبسية نظام نور برقم الهوية 1445 هل ريتا مشروب طاقه حكم التشهد الأول والاخير الحروف الانجليزيه بحث عن التبرير والبرهان تجربتي مع حبوب فيروجلوبين موعد صلاة القيام تنزيل الدورة خلال ساعة تحاميل روفيناك نظام نور ولي الأمر مواعيد رحلات القطار جماد بحرف ذ بلاد بحرف و اساسيات الضوء جماد بحرف ن روفيناك تجربتي مع بخاخ افوجين حكمة قصيرة معناها جميل جداً اقرب مطعم من موقعي علم تسجيل الدخول مشروبات ستار باکس الباردة يوزرات انستا بارنز منيو هل يغفر الله ممارس العادة اسئلة محرجة 18 اسماء قطط ذكور شروط حافز همزة الوصل والقطع تخصصات الجامعة العربية المفتوحة برزنتيشن الأشهر الميلادية مقابل الهجرية الرمز البريدي الطائف أصحاب السبت متى يبدأ مفعول العصفر الوزغ في المنام بشارة خير سايكو معنى مواضيع برزنتيشن اسئلة مسابقات للكبار افضل كفرات صينيه اسماء بنات 2023 خاتمة تقرير ريلاكسون وقت صلاة القيام بلاد بحرف الواو الرمز البريدي الدمام فيروجلوبين معنى غبقة دوسباتالين ريتارد مخالفة قطع الاشارة تجربتي مع الميلاتونين فلاجيل 500 حبوب كوكسيكام رقم شيخ مفتي حبوب اومسيت روفيناك د