نموذج خطاب اجتماع مميز ، حيث تتعدد نماذج الخطاب لحضور الاجتماعات بالمؤسسات المختلفة. ورغم تعددها إلا أنها تعد من الأساسيات التى توثق حضور الاجتماع بالوقت والأشخاص، وتثبت للمؤسسة نظاماً، وللموظفين فيها التزاماً ، وتتنوع أشكال النماذج وفقاً للغرض من إعدادها فهناك نماذج دعوة لحضور اجتماع مجلس إدارة، وهناك محاضر الاجتماعات،وهناك خطابات الترحيب بالأعضاء الجدد ويشمل مقالنا التالي من موسوعة بعض من هذه النماذج .
يدعو مجلس إدارة…………… كافة العاملين والقياديين بال مؤسسة/ شركة/مصنع لحضور الاجتماع المقرر عقده يوم……… الساعة ……….. ب……… بشأن مناقشة بعض المواضيع التى تهم الشركة والعاملين فيها، والدعوة مفتوحة للجميع للحضور والنقاش وتقديم المقترحات
مجلس إدارة ال…………
تعلن جمعية………………..لأعضائها الكرام عن موعد اجتماع الجمعية العمومية حيث ستتم مناقشة…………وتزكية أعضاء مجلس الأمناء للدورة …../…….
الزمان:
المكان:
الفترة:
تنويه: يمكن للمتأخرين سداد اشتراك العضوية الشهري قبل موعد الاجتماع
مع خالص الود والتقدير،،،
في إطار استقطاب ال منظمة/المؤسسة/المصنع/الشركة للكوادر القيادية والطاقات الإدارية، نرحب بالأستاذ/ة…………… الحاصل على شهادة…… تخصص……….. ولديه العديد من الخبرات/الدورات التدريبية المتخصصة في هذا المجال. وقد مارس عمله من خلال العديد من المناصب منها………… وكان آخرها………………………… لذلك فنحن نرحب ب……… ونتمنى أن يكون انضمامه إضافة قوية تسهم في انطلاقة مؤسستنا.
وتقبلوا فائق تحياتنا،،،
إدارة الموارد البشرية
يعد أمراً ضرورياً أن يصل الإعلان عن الاجتماع بكافة وسائل الاتصال والإعلام لتجنب الغياب أو الخلل في تنظيم الاجتماع.
كما أنه يعد من الهام كتابة تقرير بكل ما حدث بجلسة الاجتماع بعد انتهاء الجلسة وتوقيع الحاضرين عليه، وهو ما يجب توافر الآتي فيه:
إن لتسجيل ما يحدث في الاجتماعات أهمية بالنسبة لكاتب محاضر الاجتماعات أولاً لأنها وظيفته و التى تكتمل بتوقيع جميع الحضور على محضر الاجتماع. والأهمية الأخري أن نماذج الإعلان عن الاجتماعات والمحاضر التى تثبت حدوثها بكل العناصر سالفة الذكر من أهم ما يرفع قيمة العمل بالمؤسسة، ويساعد عند المراجعة على الثبات والنظام والمحافظة على تقدم المؤسسة ونجاحها.
إن الاهتمام بكافة العناصر التى تساعد في بناء نموذج موثِق لسير العمل بالمؤسسة أو الشركة أو المصنع أو الكيان المسؤول عن العمل بإحدى القطاعات يعد مؤشراً قوياً على نجاح العمل الإداري بها.