كتابة رسالة رسمية ليس أمرًا سهلًا على الإطلاق، فالرسالة الرسمية ليست مقتصرة على الكتابة بطريقة لبقة وحسب، وإنما تعتمد الرسالة الرسمية على مجموعة من القواعد التي يجب توفيرها، ومجموعة من الأسس التي لا يمكن أن تخلو منها كما يجب الاعتماد على مجموعة من الأساليب، حيث تستخدم الرسائل الرسمية في حالة التواصل مع أصحاب الصفات الرسمية، سواء كان رئيسًا، أو وزيرًا، أو قاضي، أو لمدير الشركة، ومن خلال هذا المقال في الموسوعة نمكنك من معرفة الخطوات الصحيحة التي ينبغي عليك اتباعها في كتابة الرسالة، بطريقة سهلة ومبسطة.
طريقة كتابة رسالة رسمية
تتم كتابة الرسائل الرسمة عند وجود حاجة أو طلب ملح لأحد المسؤولين، وفي الوقت الحالي تم استبدال الرسائل الرسمية المدونة يدويًا والمرسلة بالبريد إلى الرسائل الإلكترونية إلى البريد الإلكتروني الرسمي، ولكن يتم اتباع نفس القواعد المستخدمة في الرسائل التقليدية، حيث تظل بنفس النمط، ونفس الشكل، ونفس الأسلوب، وتستخدم هذه الرسائل بهدف الحصول على المعلومات من خلال الجهات المختصة، أو من خلال تقديم في أحد البرامج الأكاديمية التعليمية، أو بهدف التقديم على وظيفة، أو تقديم شكوى، أو التعبير عن رأي أو إبداء حل لأحد المشاكل للجهات المختصة في الدولة، وهناك مجموعة من الأمور التي يجب اتباعها عند كتابة الرسالة الرسمية على النحو التالي:
يجب ذكر الهدف الذي قمت بإرسال الرسالة من أجله، في أحد فقرات الرسالة.
عدم التحدث في مواضيع أخرى غير موضوع الرسالة الرئيسي.
تجنب استخدام اللغة العامية في الخطاب.
تجنب استخدام الكلمات الطويلة، مع المحافظة على أن تبقى رسالتك قصيرة قدر الإمكان.
التأكد من خلة الرسالة من الأخطاء اللغوية، واستخدام العبارات الصحيحة.
أيضًا يجب اتباع التنسيق الصحيح عند كتابة رسالة رسمية وهو:
كتابة العنوان
يجب كتابة العنوان الرئيس للرسالة، حيث يجب أن يشتمل العنوان على عنوان المرسل ومكانة، والتاريخ الذي قمت بإرسال رسالتك فيه، ومن الأفضل تجنب كتابة الاسم ، ورقم التليفون أو البريد الإلكتروني في هذه الجزئية، ويكون العنوان في الجزء الأيسر من الرسالة.
العنوان الداخلي
بعد ذلك يكتب العنوان الداخلي للرسالة، ويحتوي على اسم وعنوان الشخص مستلم الرسالة، وفي حال لم تكن على دراية باسمه استخدم اللقب الخاص به بدلًا من ذلك، ويتم كتابة العنوان الداخلي أسفل العنوان الرئيسي بحوالي أربعة أسطر تمكنك برامج الكتابة من معرفتها.
كتابة التحية
بعد كتابة العنوان يترك سطر أو سطران، وتكتب التحية ويتوقف أسلوب التحية على مدى معرفتك بالشخص المرسل إليه، ولكن على الأغلب تكتب التحية بكلمة عزيزي ويليها بعد ذلك اسم الشخص المرسل إليه ويوضع بعدها فاصلة.
هيكل الرسالة
بعد كتابة التحية تتم كتابة هيكل الرسالة، وهو الجزء الرئيسي، والأساسي في الرسالة، وتكتب بعد ترك سطر من التحية.
الخاتمة والتوقيع
في النهاية تتم كتابة الخاتمة، وتكون بعد ترك سطر من هيكل الرسالة، ويمكن كتابة كتابة كلمة” تفضلوا بقبول فائق الاحترام، أو المخلص ومن بعدها تضع فاصلة، ويترك عدد من الأسطر الفارغة، ومن ثم يكتب التوقيع.
الفرق بين الرسالة الشخصية والرسالة الرسمية
الرسالة الشخصية هي تلك الرسائل التي يقوم الأهل والأصدقاء ودائرة المعرف بإرسالها غلى بعضهم البعض، سواء كانت ترسل في المناسبات، أو تكتب من أجل التواصل مع الآخرين وتبادل المشاعر المختلفة، حيث تتم كتابتها على الأغلب للتعبير عن الحالة النفسية التي يمر بها كاتب الرسالة، وتختلف الرسائل الشخصية عن الرسمية بـ:
الرسائل الشخصية تحمل العديد من المشاعر، والأشواق، والأخبار المختلفة منها السعيد ومنها الحزين، وتكتب بطريقة عفوية وتلقائية للغاية، بعيدًا عن التصنع، أوالحرص على استخدام ألفاظ محددة، كما تكثر بالرسائل الشخصية العديد من الصور البيانية، ولمحسنات اللفظية تلك التي تساعد على توصيل المشاعر، وما يمر به الكاتب من حالة نفسية.
أيضًا لا يشترط عند كتابة الرسائل الشخصية الالتزام بحجم محدد، أو الإيجاز بل يمكن لكاتب الرسالة أن يكتب كيفما شاء، فإن أراد الإيجاز فليوجز، وإن أراد أم يسرد فليسرد، فهناك العديد من الرسائل التي كتبها الأدباء والتي تجاوزت الأربعين سطرًا، مثل الرسائل التي كتبتها الكاتبة مي زيادة، والكاتب جبران خليل جبران، وغيرهما من الكتاب.
