محتويات المقال
تحتاج العديد من المؤسسات والشركات إلي تحرير نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع، نظراً لقيامها بمناقشة بعض المواضيع الهامة المتعلقة بطبيعة العمل المتعلق بالشركة، وذلك حرصا من الشركة علي القيام بتحقيق الأهداف المنشودة، وقد تعقد تلك الاجتماعات داخل مقر الشركة أو المؤسسة أو خارجها، لذا فان تلك النوعية من الدعوات لابد وان تحتوي علي العديد من المهارات والفنيات، التي ينبغي أخذها في الاعتبار.
يوجد الكثير من طرق إعداد نموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع، ومن تلك الطرق القيام بإرسال الرسائل من خلال البريد العادي أو عن طريق الوسائل التكنولوجية الحديثة من البريد الالكتروني وسواء تم إرسال الدعوة من خلال الطرق التقليدية أو عن طريق البريدي الالكتروني فانه ينبغي أن تحتوي تلك الرسالة علي العديد من العناصر حيث أن الاجتماعات تتخذ صورة رسمية ويجب أن تعبر الدعوة عن قيمة وهيئة المدعوين.
هناك بعض المؤسسات التي تقوم بإرسال الدعوة من خلال البريد الالكتروني الخاص بكل عضو من المنوط بهم الدعوة، وفي ذات الوقت يتم إرسالها من خلال البريد التقليدي حرصاً من الشركة علي التأكد من وصول الدعوة بأكثر من طريقة.
بعد قيام الشركة بإرسال نموذج دعوة رسمية لحضور الاجتماع، من الممكن أن يتعذر علي الشخص الذي تم إرسال الدعوة الحضور، نتيجة وجود ظروف خارجة عن الإرادة، واقتضت البوتوكولات في ذلك الأمر، أن يتم الاعتذار بخطاب رسمي موجه إلي الشركة، بالإضافة إلي إمكانية الاعتذار بشكل شفهي إلي الشخص الذي سوف يترأس الاجتماع.
نرجو أن نكون قد أوضحنا البروتوكول الخاص بنموذج دعوة رسمية لحضور اجتماع، وما ينبغي علي الشركة الداعية فعله، والمضمون الذي يجب أن تتضمنه الدعوي، كذلك الأمور والتعليمات الخاصة بالشخص المدعو، وما ينبغي عليه فعله حيال الاعتذار عن الحضور.