خطاب الإنذار هو وثيقة رسمية تستخدمها الشركات لتحذير الموظفين من سلوكهم أو أدائهم غير المقبول. يمكن استخدامه لمعالجة مجموعة متنوعة من المشكلات، بما في ذلك الغياب المتكرر، والتأخير، وسوء السلوك، أو أداء العمل دون المستوى المطلوب، ويمكن الحصول على خطاب إنذار من خلال موقع موسوعة.
يجب أن يكون خطاب الإنذار واضحًا ومختصرًا وموضوعيًا. يجب أن يحدد بوضوح السلوك أو الأداء غير المقبول، وعواقب عدم اتخاذ إجراء تصحيحي. وينبغي أيضًا أن يمنح الموظف فرصة لتقديم مبرر لعمله أو سلوكه، ومن أفضل نماذج خطاب إنذار موظف:
السيد/ة [اسم الموظف]
[المسمى الوظيفي]
[القسم]
تحية طيبة وبعد،
نود إشعاركم بأننا تلقينا عددًا من الشكاوى من زملائكم حول سلوككم غير المهني في العمل.
وقد تضمنت هذه الشكاوى ما يلي:
(ذكر تفاصيل السلوك الغير مهني)
نود لفت انتباهكم إلى أن هذا السلوك غير مقبول على الإطلاق، ويؤثر سلبًا على سير العمل في الشركة.
لذلك، نطلب منكم تحسين سلوككم فورًا، والالتزام بقواعد العمل والسلوك المهني.
في حالة عدم الالتزام بالإجراءات التصحيحية المطلوبة، قد تتخذ الشركة إجراءات تأديبية أكثر صرامة، بما في ذلك الخصم من الراتب أو الفصل من العمل.
مع خالص التقدير،
[اسم مدير الموارد البشرية]
مدير الموارد البشرية.
السيد/ة [اسم الموظف]
[المسمى الوظيفي]
[القسم]
تحية طيبة وبعد،
نود إشعاركم بأننا تلقينا تقريرًا عن تأخيركم في الوصول إلى العمل لمدة [عدد] أيام في الشهر الماضي.
كما نود إشعاركم بأننا تلقينا تقريرًا عن تأخيركم في إنجاز المهام الموكلة إليكم، مما أدى إلى تأخير في سير العمل في الشركة.
نود لفت انتباهكم إلى أن هذا السلوك غير مقبول على الإطلاق، ويؤثر سلبًا على سير العمل في الشركة.
لذلك، نطلب منكم الالتزام بالمواعيد الرسمية للوصول إلى العمل، وأن تنجزوا المهام الموكلة إليكم في الوقت المحدد.
في حالة عدم الالتزام بالإجراءات التصحيحية المطلوبة، قد تتخذ الشركة إجراءات تأديبية أكثر صرامة، بما في ذلك الخصم من الراتب أو الفصل من العمل.
مع خالص التقدير،
[اسم مدير الموارد البشرية]
مدير الموارد البشرية
ملحوظة: يمكن تعديل هذه النماذج حسب الحاجة لتناسب الحالة المحددة. على سبيل المثال، إذا كان السلوك أو الأداء غير المقبول يشكل خطرًا على السلامة أو الصحة، فيمكن تضمين هذا الخطر في الخطاب. كما يمكن تضمين أي معلومات أخرى ذات صلة، مثل تاريخ ووقت السلوك أو الأداء غير المقبول.
تابع أيضًا: خطاب عدم تجديد عقد عمل من قبل موظف جاهز للتعديل
هناك العديد من النماذج التي يمكن استخدامه لكتابة إنذار يتم فيه تحذير للموظف من الغيابات المتكررة وعدم القدرة على تنظيم المواعيد والاهتمام بها، وينبغي أن يكون النموذج مختصر قدر الإمكان وقادر على إيضاح المشكلة، ومن أفضل النماذج:
إلى السيد/ة [اسم الموظف]،
الموضوع: إنذار بسبب الغياب
نود إعلامك بأنه تم توجيه إنذار لك بسبب غيابك المتكرر عن العمل. لقد غبت عن العمل لمدة [عدد] أيام في الشهر الماضي، وهو ما يتجاوز الحد المسموح به من الغيابات المبررة.
نتوقع منك الحضور إلى العمل بشكل منتظم. إذا استمرت في التغيب عن العمل دون مبرر، فقد يؤدي ذلك إلى اتخاذ إجراءات تأديبية أكثر خطورة، بما في ذلك الفصل من العمل.
يرجى الرد على هذا الخطاب في غضون [عدد] أيام، موضحاً سبب غيابياتك.
مع خالص التقدير،
[اسم المدير]
مدير الموارد البشرية
تابع أيضًا: أفضل نموذج انهاء عقد العمل احترافي مكتوب جاهزة للتعديل
قد يتعرض العديد من الموظفين إلى مشكلة التأخير وعدم القدرة على تنظيم المواعيد، ويقوم المسئولين بإرسال خطاب إنذار يقوموا فيه بتحذير الموظف في حالة التأخير عن ميعاد العمل المحدد، ومن أفضل نماذج إنذار الموظف بسبب التأخير:
إلى السيد/ة [اسم الموظف]،
الموضوع: إنذار بسبب التأخير
نود إعلامك بأنه تم توجيه إنذار لك بسبب تأخيرك المتكرر عن العمل. لقد تأخرت عن العمل لمدة [عدد] مرات في الشهر الماضي، وهو ما يتجاوز الحد المسموح به من التأخيرات المقبولة.
نتوقع منك الالتزام بالمواعيد المحددة لحضور العمل. إذا استمرت في التأخر عن العمل دون مبرر، فقد يؤدي ذلك إلى اتخاذ إجراءات تأديبية أكثر خطورة، بما في ذلك الفصل من العمل.
يرجى الرد على هذا الخطاب في غضون [عدد] أيام، موضحاً سبب تأخيراتك.
مع خالص التقدير،
[اسم المدير]
مدير الموارد البشرية
يجب أن يتم كتابة الإنذار من قبل المدير وتوقيعه من خلاله أو من خلال المسئول المباشر، كما ينبغي أن يتضمن الإنذار وصفًا محددًا لسوء السلوك الذي ارتكبه الموظف، وإيضاح سوء السلوك الذي يخالف القوانين واللوائح المعمول بها في الشركة، ومن نماذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك:
السيد/ة [اسم الموظف]
الموظف/ة بقسم [اسم القسم]
الرقم الوظيفي: [رقم الوظيفي]
الموضوع: إنذار بسبب سوء السلوك
تحية طيبة وبعد،
بناءً على ما ورد إلى إدارة الشركة من تقارير شفهية وكتابية، فإنك قد ارتكبت/ي سوء سلوك خلال فترة العمل، وهو/هي:
[وصف سوء السلوك]
وهذا السلوك يخالف القوانين واللوائح المعمول بها في الشركة، ويؤثر سلبًا على سير العمل، ويضر بسمعة الشركة.
لذلك، فإن إدارة الشركة تطلب منك/ك التوقف عن هذا السلوك فورًا، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيحه.
هذا الإنذار يعتبر إنذارًا نهائيًا، وفي حالة تكرار سوء السلوك، فإن الشركة ستتخذ الإجراءات التأديبية اللازمة، والتي قد تصل إلى فصلك/ك من العمل.
وفقًا للقوانين واللوائح المعمول بها في الشركة، يحق لك/ي الاعتراض على هذا الإنذار خلال خمسة عشر يومًا عمل من تاريخ تبليغك/ك به.
وعليه، فإنك/ك ملزم/ة بالرد على هذا الإنذار خلال خمسة عشر يومًا عمل، وذلك بتوقيعك/ك على نسخة منه، أو بتقديم رد خطي.
مدير الشركة
[التوقيع]
[التاريخ]
