إليكم بالتفصيل بحث عن التقارير ، كانت ولا زالت الكتابة والقدرة على التعبير عن الأفكار والمشاعر والآراء بشكل مكتوب ومدون، واحدة من أهم الابتكارات البشرية، لما كان لها من أثر كبير في حياة الإنسان، فمن خلال الكتابة تمكن الإنسان من التواصل مع كافة أطراف العالم بما نقله من العصر البدائي القديم إلى العصر الحديث، كما ساهمت الكتابة في تدوين ونقل المعارف البشرية بمختلف أنواعها المتعددة.
ومن أهم أشكال الكتابة في الحياة الإدارية الرسمية هي الكتابة الوظيفية، وذلك لكونها الطريقة العلمية الأمثل للتعبير عن الأعمال الرسمية تبعاً للحاجة الرسمية منها، ومن أبرز أشكال الكتابة الوظيفية هي التقارير والتي سنتناول في هذا المقال من موسوعة أنواعها والهدف منها وما هي خطوات كتابة تقرير.
بحث عن التقارير
تعريف التقرير
يُعرف التقرير بأنه التوضيح الدقيق والعرض المختصر لمجموعة من البيانات والمعلومات التي ترتبط بقضية ما، بالإضافة إلى عدداً من المعلومات والحقائق الجديدة والمقترحات التي تسهم في خدمة القضية التي تم طرحها خلال التقرير.
يستهدف التقرير توضيح المميزات ونواقص أو عيوب القضية التي تم وضعها قيد الدراسة.
يستلزم الأمر على كاتب التقرير أن يراعي استخدام الصفة والطريقة الرسمية خلال كتابته للتقرير.
تكمن أهمية التقرير في كونه يمنح القارئ رؤية واضحة ومُبسطة عن القضية التي يتم تناولها، كما أنه وسيلة فعالة في مساعدة الأفراد والمؤسسات في تقييم ودراسة ووضع خطط مُنظمة للمستقبل.
اهداف التقرير
تتعدد الدوافع والأهداف التي تدفع كاتب التقرير لكتابته ومنها:
دور التقرير البارز في تقديم الإرشاد والنصح إلى قارئيه، ويُعد وسيلة مهمه للحصول على الفائدة المعلوماتية حول مختلف القضايا والمجالات التي يتم تناولها خلال التقرير.
التقارير وسيلة سهلة ومُبسطة لإيصال المعلومات بشكل دقيق ومنظم إلى الأفراد، والتمكن من إقناعهم بالأفكار الصحيحة والتي تمكنهم من اتخاذ القرارات المصيرية المهمة في حياتهم بصورة فعالة.
يمكن للكاتب من خلال التقرير أن يقوم بنقل صورة كاملة عن مختلف الوقائع والحقائق المرتبطة بقضية التقرير كما هي في الواقع دون أن يحدث أي حذف أو تعديل في مضمون هذه المعلومات.
انواع التقرير
تتعدد أنواع التقارير وفقاً لتعدد الأغراض المُرادة من إعداداها، وكذلك تبعاُ لطبيعة التقارير ومدتها، والبيانات التي تحويها في داخلها، ومن أبرز أنواع التقارير في الحياة لوظيفية الرسمية هي:
من حيث المدة الزمنية
التقارير الدورية: يُقصد بها التقارير الإدارية والمالية في أغلب المؤسسات والمنظمات، والتي تتميز بتغطيتها الدورية زمنياً حول عمل ما، والتي من المُلزم كتابتها كل فترة معينة يتم تحديدها من خلال الأنظمة الإدارية والقانونية داخل المؤسسة وتبعاً لأهمية الأمر الذي ستتناوله هذه التقارير.
التقارير غير الدورية: لا يرتبط هذا النوع من التقارير بتوقيتات زمنية دورية معينة، بل أنها تحدث بشكل مُفاجئ ووقت غير محدد مسبقاً، وغالباً ما يتم كتابتها في أثناء حدوث أي ظرف طارئ أو غير متوقع في المؤسسة، فترتبط دائماً بالأحداث النادرة كالأزمات المالية والاقتصادية في مؤسسة ما.
من حيثُ الهدف
تقارير المعلومات : وهي النوع من التقارير الوظيفية التي تهتم بنقل المعلومات وكافة الملابسات حول حدث أو موقف ما ذو طبيعة إخبارية، وتركز بالأساس على عرض كافة الحقائق المرتبطة بموضوع ما.
تقارير الأداء : وهي التقارير التي يتم وضعها بهدف قياس الأداء العام لسير العمل داخل المنظمة ومقارنته بما تم وضعه مُسبقاً من معايير خاصة، وذلك بهدف التمكن من الحكم على الأداء المؤسسي من حيثُ الكفاءة والفاعلية والجودة.
تقارير الدراسات : تتضمن هذه التقارير كافة ما يتم نشره من نتائج خاصة متعلقة بالدراسات التي تم إجراؤها داخل المؤسسة.
تقارير المتابعة : يرتبط هذا النوع من التقارير بالموضوعات التي لا زالت قيد التنفيذ، كما تتطرق لمقارنة الوضع الفعلي لهذه الموضوعات وما تم التخطيط له مُسبقاً حولها.
من حيثُ الجهة المُستقبلة للتقارير
تقارير داخلية: وهي التقارير التي يتم كتابتها رفعها بواسطة مستوى إداري أدنى إلى مستوى إداري أعلى، بما لا يخرج عن حدود الجهات الداخلية للمؤسسة فقط، مثل التقارير المالية، التقارير المتعلقة بشئون الموظفين.
التقارير الخارجية: والتي يتم إرسالها إلى جهات خارج نطاق حدود المؤسسة مثل التقارير التي يتم إرسالها للجهات الرقابية الحكومية.
عناصر التقرير
تتكون التقارير المؤسسية الرسمية من عدد رئيسي من العناصر المهمة وهي:
مقدمة التقرير: تُعد أول عناصر التقرير، وأولى الفقرات التي يبدأ الكاتب في كتابتها، وتتضمن مقدمة التقرير عدداً من المعلومات التمهيدية حول موضوع التقرير، وتشير في الأساس إلى الفكرة الرئيسية التي يتم حولها كتابة هذا التقرير.
متن التقرير: يقصد به محتويات التقرير وكافة التفاصيل التي يريد كاتب التقرير أن يقوم بذكرها في إطاره، وتأتي هذه المحتويات كأحد العناصر الموضحة لفكرة التقرير مما يجعلها أكثر دقة ووضوحاً.
خلاصة التقرير: هي كافة النتائج والنقاط الرئيسية التي تم التوصل لها عقب إعداد التقرير، وتساعد قارئ التقرير في التعرف على أبرز نقاطه وأهم النتائج التي توصل لها.
كاتب التقرير: من أهم العناصر في التقارير الوظيفية، ويشير إلى هوية الأفراد الذين عملوا على إعداد هذا التقرير، سواء قام فرداً واحداً أم مجموعة من الأفراد بكتابته.
