يعتبر التقرير هو الوسيلة الأنسب التي تستخدم في تبادل المعلومات، فهو يمثل نص مكتوب أو شفهي، ويحتوي التقرير على العديد من الحقائق والبيانات التي تتعلق بموضوع ما أو مشكلة معينة، وقد يشتمل التقرير على بعض التحليلات وبعض النتائج، هذا الأمر الذي يساعد في الوصول للعديد من التوصيات والمقترحات التي تتعلق بمشكلة التقرير.
هو أحد وسائل الاتصال الكتابية ذات الفعالية تهدف لنقل المعلومات بكافة مواقع العمل مهما كان نوع المنشأة سواء صحي أو تعليمي أو تجاري أو ثقافي أو سياسي، فالتقرير بمثابة الملخص الذي يتم كتابته وإعداده بشكل تفصيلي سواء كان كتابياً أو إلكترونيا بهدف إيضاح هدف أو موضوع معين، مع القيام بتوثيق النتائج والحقائق والتفاصيل وتقديم أفكار وتوصيات من شأنها خدمة نتائج الحدث، وفي العادة ما يتم كتابة التقرير عقب الانتهاء من العمل الموكل للشخص المسئول بالنتائج سواء إلكترونياً أو كتابياً، هذا الأمر الذي يجعله موثقاً.
تختلف أنواع التقارير بحسب زمنها وطبيعتها وزمنها وأهدافها، أما عن أنواعها فهي:
يتم تقسيم التقارير من حيث الفترة الزمنية إلى كل مما يلي:
مثل التقارير المالية وتقارير المبيعات وكذلك التقارير الإدارية، ويتم إصدارها بتسلسل زمني معين، حيث قد يتم إصدارها بشكل يومي أو شهري أو أسبوعي أو بصورة ربع سنوية أو سنوية.
وهذا النوع من التقارير يشتمل على تقارير الإنجاز بالعمل، وهي عبارة عن تقارير لا يرتبط إصدارها بمواعيد محددة، وتُنظم بحسب احتياج المنشأة وفقاً لوقوع الحدث، ففي حال حدوث أمر غير متوقع فإنه يتم القيام بإعداد تقرير يحتوي على معلومات معينة تخدم الحدث، ويتم إصدارها نتيجة لحدث مفاجئ غير متوقع.
تنقسم التقارير من حيث رسميتها إلى كل مما يلي:
مثل التقارير السياسية والمستقبلية والمالية والتكنولوجية وتقارير الأبحاث وتقارير الدراسات وتقارير إخبارية التي تقوم بتقديم العديد من المقترحات وكذلك تقارير التوصية التي تتميز بالإقناع، والتقارير النهائية والتقارير التحليلية التي تحتوي على حقائق ومعلومات.
تهتم الكثير والهيئات على المستوى الإداري بالتقارير وكيفية نظمها وطريقة كتابتها، للحصول على أفضل نتيجة وتلخيص للمعلومات المتناقلة بين الإدارات وبعضها، وليس أهمية كتابة التقارير على المستوى الإداري فقطن وغنما لها الكثير من الأهمية، ومن بينها ما يلي:
حتى تتمكن من كتابة تقرير مناسب كل ما عليك فعله هو اتباع الإرشادات التالية، والتي تضمن لك تقرير متميز.
يعد كتابة تقرير ما من المسئوليات والنشاطات الإدارية المهمة والمؤثر على كافاه المستويات التي تتعلق بعملية الاتصال والتواصل والتقنيات التي يتم استخدامها، كما أن كتابة التقارير تساعد على الحفاظ على الوقت وتساعد على توفير تغذية راجعة لدعم صناعة القرارات، وهناك عدد من الخطوات التي لابد من إتباعها لكتابة التقارير وهي:
بمعنى تحديد طبيعة التقرير، وإدراك الأسباب والمبررات التي أدت لإعداده، وتحديد الجهة أو الإدارة المقصودة لتلقي التقرير، هذا الأمر يعتمد على نوع ومكونات التقرير، فمثلا التقارير المالية يجب أن تتضمن الالتزامات والإيرادات والمصروفات، بينما التقارير الخاصة بالمبيعات لابد وأن تشتمل على كميات السلع التي يتم بيعها وعرض أسعارها.
هذه الخطوة تكون معتمدة على هدف التقرير ونوعيته، فمع التقارير السنوية التي يتم إعدادها بنهاية العام من أجل جهة معينة فإنها بحاجة أكبر من التقارير التي يتم إعدادها بصفة يومية أو شهرية.
هذه الخطوة تكون معتمدة على دراسة أداء فريق العمل ومراقبته، عن طريق الزمن الذي يتم استغراقه في الإعداد ومدى جودة مخرجات التقرير، وتساعد تلك الخطوة في التعرف على سبب التأخير، وتساعد أيضاً على توفير العلاجات المناسبة، وذلك لأن عملية الإعداد للتقرير لابد وأن يكون بها ترابط وتكامل لكافة المهام معاً، حيث أن أعضاء فريق العمل جميعهم يتأثرون فيها.
يتم فيها كتابة نص التقرير بشكل أولى بعد تكوين كافة مكوناته والقيام بمراجعتها والتأكد من مدى سلامة الألفاظ وسلامة اللغة فنياً ونحويا، وفي الغالب لا تحتوي المسودة على العديد من المكونات الرئيسية للتقارير مثل صفحة المراجع وصفحة المكونات والغلاف وعنوان التقرير، لأن كل هذه المكونات تتم بالخطوة الأخيرة لكتابة التقرير.
هذه الخطوة يتم فيها تدوين كافة الأفكار الرئيسية والأفكار الفرعية الخاصة بالتقرير في تسلسل منطقي، ببداية التقرير يكون صفحة مدون بها تاريخ وعنوان وعدد صفحات التقرير والجهة التي ستتسلمه، وعرض المحتويات التي يطرحها التقرير والملاحق والمرفقات، وذكر أسباب كتابة التقرير، مع مراعاة منح القارئ فكرة وافية بكل ما هو محاط بالموضوع من معلومات وحقائق بحيث يستطيع القارئ استجماع فكرة أولية حول الموضوع.
والتي تشتمل على اعتماد كافة مكونات التقرير، بعد القيام بتقديم نسخة من التقرير إلى الجهة المسئولة أو الإدارة؛ من أجل دراسة التقرير وإضافة أي تعديلات أو ملاحظات من قبل الجهة المسئولة، وأخيراً يتم إضافة الأجزاء الأساسية الباقية مثل الملاحق والغلاف والمراجع، ويتم تسليم التقرير على صورته النهائية للجهة التي طلبته.
حتى تتمكن من كتابة تقرير مناسب، عليك اتباع الخطوات التالية:
حيث يتم اختيار الأفراد التي يتم تكليفهم بإعداد التقرير، سواء كانوا موظفين بالأقسام الفنية أو الإدارية أو الفنية، وتوزيع المهام المطلوبة على كل منهم واختيار مسئول أو رئيس عن الفريق قبل البدء في إعداده، بحيث يترتب عليه ترتيب وتنسيق جهود الأفراد في الفريق.
حيث يتم التعرف على المزايا التي لابد من توافرها بالتقرير والتي تعتبر طلبات رئيسية يتم فرضها من الإدارة أو الجهة التي تطلب التقرير، مثل نوعية الخط الذي يتم الكتابة به وعدد الصفحات الخاصة بالتقرير.
التب تتعلق بالبيانات والمصادر والمقابلات والاستبيانات والكتب وكافة المعلومات.
حيث يتطلب من فريق العمل أن يقوم بتصور زمني حول الوقت المحدد من أجل تحقيق خطوات إعداد التقرير بصورة كاملة.
توجد بعض العناصر التي يجب الالتزام بها أثناء كتابة التقارير، والتي من بينها ما يلي:
ينصح الخبراء ببعض النصائح الهامة، والتي يتم الالتزام بها لتحقيق أفضل فائدة مرجوة من كتابة التقارير، ومن بين تلك النصائح ما يلي:
توجد بعض الأخطاء التي يجب تجنبها بشكل تام عند كتابة التقارير، وتلك الأخطاء هي كما يلي:
في أغلب الأحيان لا تتعدى التقارير حيز 6 صفحات، الأمر الذي يوجب على الباحث في تقريره صيغة واحدة، بحيث يكون أسلوه جيد، ومن الممكن أن تتراوح عدد صفحات بعض التقارير ما بين 10 إلى 40 صفحة.
أبرز عيوب التقارير الجمل والكلمات الطويلة، والتعابير اللغوية الغامضة والغير مألوفة، كونها تعيق مسلسل الأفكار، وتزيد تعقيد التقرير.
