اهمية التخطيط واهم انواعه
تعرف على أهمية التخطيط لأي شيءٍ، قبل الإقبال عليه أو الخوض فيه، من الأمور الهامة في حياتنا، فهي تدرس الخطوات الأولى لذلك الشيء، وسبل تحقيقه على أكمل وجه، كما أنها تتضمن احتمالات النجاح والفشل، والتبعات المترتبة على هذا الشيء في الحالتين، وسبل مواجهة المشاكل والعثرات المحتملة والمتوقعة دائمًا، وغيرها من الأمور،
مفهوم التخطيط
نبدأ أولًا بتعريف التخطيط، فالتخطيط هو بالأساس العملية المسؤولة عن إعداد الخطط وتنظيمها فيما يتعلق بشيءٍ ما، وهو يُعرف كذلك، على أنه عملية الصياغة لجملة من الفرضيات، المتعلقة بوضعٍ ما، ويعتمد التخطيط في مجمله على استعمال أساليب التفكير الدقيق، وذلك بغية اتخاذ القرارات المناسبة لتطبيق سلوكيات بعينها تجاه ذلك الشيء في المستقبل القريب.
كما أن التخطيط يُعرف أيضًا على أنه النشاط الذي يقوم الأفراد في المجتمع على تطبيقه في كافة شؤونهم العامة، كما أن يستند بالأساس إلى تكوين خطة ذهنية، قبل أن تتحول بدورها إلى خطة فعلية حقيقية قابلة للتنفيذ على الأرض، وهو أيضًا يشير إلى الحرص الكامل على التفكير في الأشياء، قبل الدخول فيها ومباشرة العمل بها.
أهمية التخطيط في الإدارة
يعد التخطيط لأي مؤسسة من أهم الأمور التي يجب أن تراعيها كافة المؤسسات بمختلف أنواعها، وذلك لكونه نوع من أنواع التدبير المحكمة والتي تمكن القائد من تحقيق الأهداف من خلال معرفة كافة الوسائل التي يمكن أن يحتاج إليها في المستقبل بأقل تكلفة ممكنة، كما أنه يزيد من قدرة القائد على توقع كافة المشاكل التي يمكن أن يواجهها في المستقبل مع معرفة الطريقة الصحيحة لتخطيها بأقل الخسائر الممكنة.
أنواع التخطيط
يعتمد التخطيط على عدة أنواع أساسية، وهي:
التخطيط الدائم
هو نوع التخطيط الذي يتضمن كيفية حل كافة المشاكل التي يمكن أن تواجهها المؤسسة في المستقبل، أو المشاكل التي تواجهها المؤسسة بشكل متكرر، ومن الجدير بالذكر أن هذا النوع من التخطيط يتضمن عدد من الفروع منها: التخطيط الخاص والتخطيط السياسي.
تخطيط الطوارئ
يعد هذا النوع من أنواع التخطيط هو الأهم، وذلك لكونه النوع المنقذ للمؤسسة من أي أمور طارئة يمكن أن تقع عليها أو على الخطة المستخدمة في تحديد هدف ما، ومن الجدير بالذكر أن هذا النوع من التخطيط يعتمد في المقام الأول على الخطط البديلة الموضعة مسبقًا للخطة الرئيسية للمؤسسة.
التخطيط الهرمي
يعتمد هذا النوع من التخطيط على ثلاث مستويات هرمية،لكن مستوى منها الخطط التشغيلية والاستراتيجية، على أن تكون الخطط متنوعة فمنها الفنية والإدارية والمؤسسية.
تخطيط الاستخدام
ينضم هذا النوع من أنواع التخطيط لقائمة التخطيط الفردي، والتي تعتمد على تخطيط الفرد لمعرفة الطريقة الصحيحة للتعامل مع المواقف التي يواجهها في حياته، ويجدر التنبيه على أن هذا النوع من أنواع التخطيط يهتم بالمشاريع والأهداف.
أنواع التخطيط الإداري
يشمل التخطيط الإداري عدة أنواع، وهي:
- التخطيط التكتيكي.
- التخطيط الإستراتيجي.
- التخطيط التشغيلي.
- تخطيط الطوارئ.
ثانيًا: بحسب المدة الزمنية
وهناك ينقسم التخطيط إلى ثلاثة مستويات، المستوى الأولى وهو التخطيط قصير الأجل والذي يبدأ من الأيام أو الأسابيع أو حتى الشهور لكنه أقل من العام، يليه في المستوى الثاني التخطيط متوسط الأجل وهي التي تزيد عن العام الواحد وتقل عن الخمسة أعوام، والمستوى الثالث والأخير، وهو التخطيط طويل الأجل، والذي يصل مداه إلى خمسة أعوام.
مراحل التخطيط
يعتمد التخطيط في كافة المؤسسات على عدة مراحل، وهي:
أولًا: معرفة الفرص المتاحة
أولى مراحل التخطيط وأهمها هي معرفة كافة الفرص المتاحة في السوق، مع معرفة كافة عوامل الضعف والقوة فيهال، ومن ثم معالجتها، وذلك من خلال اتباع التالي:
- معرفة كافة رغبات العملاء المتواجدين في السوق.
- معرفة طبيعة السوق المتواجدة فيه المنظمة.
- معرفة درجة المنافسة وقوة كل منافس.
ثانيًا: وضع خطة متناسقة
تعتمد المرحلة الثانية على وضع خطة متناسقة وذلك من خلال تحديد كافة الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها، وذلك لتحقيق التالي:
- توحيد جهود كافة الفئات المتواجدة في المؤسسة.
- المساعدة في تحديد وتقييم القرارات المتخذة.
- المساعدة على التنبؤ بالأحداث المستقبلية.
- تحديد رسالة المؤسسة.
- ربط أهداف الأفراد بهداف المؤسسة، مما يساعد في توليد الدافع على العمل.
ثالثًا: وضع الفروض التخطيطية
وضع كافة الفروض المتوقع حدوثها من اهم الأمور التي يجب على كل المؤسسات فعلها، وذلك من خلال اتباع التالي:
- التنبؤ بسلوك المستهلك: وذلك من خلال التنبؤ برد فعل المستهلك تجاه المنتج.
- التنبؤ التكنولوجي: وذلك من خلال محاولة إدخال كافة التطورات التكنولوجية الحديثة في العالم في المنتج لجعله مواكب للعصر قادر على جذب أكبر قدر ممكن من الفئة المستهدفة.
- التنبؤ برد فعل المنافس: وذلك بعد أن يتم تحديد قوة المنافس ومدى قوته في السوق، ومن ثم اتباعها بتوقع رد فعله المتوقع تجاه المنتج وكافة التكورات التي يمكنه وضعها في المنتج الخاص به.
- التنبؤ الاقتصادي: وذلك من خلال التنبؤ بحالة الاقتصادية للمؤسسة وكم الخسائر التي يمكن ان تتعرض لها ومدى الربح الداخل لها.
رابعًا: تحديد البدائل
ما من خطة ناجحة في الحياة من دون بدائل لهان وذلك لكونها العامل الأساسي لضمان التفوق والقدرة على الاستمرار بعد رغبة الله ” عز وجل” ومن الجدير بالذكر أنه ومع ذكرنا للبدائل لا نقصد بذلك بديل واحد، بل نقصد أكثر من بديل، وذلك لضمان حماية المؤسسة من أي خطر يمكن أن تقع فيه.
خامسًا: تقييم البدائل
بعد تحديد العديد من البدائل للخطة الأساسية يأتي دور مرحلة تقييم كل مرحلة، والذي يتم من خلال تقييم كافة عوامل الخطر والإيجابيات في كل بديل، مع تحديد التكلفة التي يمكن دفعها للتوجه لهذا البديل، الأمر الذي يجعل هذه المرحلة من أصعب المراحل التي يمكن أن تمر بها مؤسسة ما، وذلك لأن التوجه غلى إحدى البدائل المحددة لخطة ما يمكنه تعريض المؤسسة لخطر أكبر أو ضغط مالي كبير، كما يمكنه أن يعرض المؤسسة لخطورة خسارة نسبة كبيرة من الأرباح.
عناصر التخطيط
يتكون التخطيط من عدة عناصر نتعرف عليها من خلال الفقرات التالية
- الإجراءات: هي الوسائل المتبعة لتنفيذ الأهداف.
- التنفيذ: يتم التنفيذ من خلال تعيين الموظفين، الأمر الذي يترتب على القدرة على الإقناع والسلطة والسياسة.
- الأهداف: تعتبر الأهداف أهم عناصر الخطة، وذلاك لكونها السبب الرئيسي للنجاح بعد توفيق الله، حيث بها يتم تحديد كيفية العمل والعوامل المؤثرة عليها والإنتاج ومعرفة كافة جوانب الخطة الموضوعة وكيفية تنفيذها لتحقيق تلك الأهداف.
- الموارد: وهي القيود المحددة لمسار العمل، والتي تعتمد على إعداد الميزانية وكيفية تحقيق الإدارة الجيدة للتمكن من تحديد الميزانية وذلك للتناسب مع كافة احتياجات كل شخص.
أهداف التخطيط
يستهدف التخطيط الجيد الكثير من الأمور الإيجابية، منها:
- يساعد المخطط على معرفة كافة المشاكل التي يمكن أن يتعرض لها، مما يساعده على التكييف بشكل أسرع مع المشاكل ومعرفة كيفية التعامل معها.
- يوفر الكثير من المبادئ الأولوية للمخطط مما يوفر له إمكانية التواجد في موضع قيادي ومنظم.
- يمكن المخطط من التركيز على النتائج المتوقعة، مما يوفر له إمكانية السعي بشكل صحيح ناحية تحقيق الأهداف.
- توفر الاتجاه الصحيح للعمل لأي مؤسسة، مما يوفر لها إمكانية التفاعل مع كافة الأحداث اليومية لها.
خصائص التخطيط
يعتمد نجاح أي مخطط على مجموعة كبيرة من الخصائص، وهي تتمثل في التالي:
- الشمولية: يتميز التخطيط في كافة المؤسسات بالشمولية، وذلك بسبب ترتبط المخططات الخاصة بالإدارة العليا على المخططات الخاصة بالإدارة الدنيا والوسطى، حيث إن التخطيط هو مهمة لكل مسئول في المؤسسة.
- المرونة: لابد وأن تتميز كل خطة بالمرونة الكافية للتمكن من التعديل فيها أو تغييرها، خاصةً في حالة تعرض السوق التجاري لأي تغييرات مفاجأة.
- الإلزام: يعتبر الإلزام من العوامل الأساسية لضمان التطور والنمو للمؤسسة فبدونه لا يمكن الاعتماد على طاقم العمل كافة، أو ضمان قيامهم بأي مهمة من المهام الموكلة لهم بالطريقة الصحيحة.
- الواقعية: للتمكن من تحقيق أي خطة بجاح يجب التأكد من نظرة المخطط تجاه الواقع الذي نعيش فيه، مع التأكد من نسبة واقعيته في التفكير في الواقع الاقتصادي ومدى قدرته على وضع خطة تتطابق مع الإمكانية المالية للشركة والإمكانية البشرية المتواجدة فيها.
- التنسيق: يعتمد التنسيق على إمكانية إيجاد التوافق بين الوسائل المتعبة والأهداف المترتبة على التعامل من خلالها، حيث إن وجود أي اختلاف بين الوسائل المتبعة والأهداف المراد تحقيقها يمكنه وقف عمل ونمو المخطط.
- أولوية التخطيط: يعتبر التخطيط المرتبة الأولى في النظام الإداري، وذلك لقدرته على تحديد كافة الأهداف المراد تحقيقها ومن ثم معرفة الموارد البشرية في الخطة وكيفية وضعها في الأماكن المخصصة لها، مع معرفة تخطط كل مورد ومدى قدراته في القيام بالمهام الموكلة إليه.
القيود الخارجية للتخطيط
يتواجد عدد كبير من القيود المعرقلة لنجاح أي مخطط، منها ما يأتي:
- التغيير المفاجئ في الموضة والذوق: حيث إن التغييرات السلبية في السوق يمكنها التأثير على التخطيط بشكل سلبي جدًا، وذلك للدرجة التي يمكن أن تتسبب في الكثير من الضرر للمؤسسة، خاصةً في حالة عدم وضع خطة بديلة.
- الكوارث الطبيعية المفاجئة: حيث إن التغيير المفاجئ في الطقس يمكنه تعريض أي مخطط للفشل.
- التغيير في التقنيات: مع التطور التكنولوجي الكبير في العصر يصبح من الصعب جدًا ضمان نجاح المخططات التي تعتمد على التكنولوجيا، وذلك لتسببها في زيادة الحاجة إلى التطوير المستمر للمخططات، مما ينتج عنه دفع الكثير من الأموال وبذلك الكثير من الوقت والجهد لمواكبة كافة التغييرات التكنولوجية ومعرفة كيفية الاستفادة.
- التغيير في سياسات المنافسين: مع مراحل التخطيط الهامة معرفة كافة السياسات التي يتخذها المنافسين في التعامل مع كل جديد، لذا فإن أي تغيير في سياسة العميل في التعامل مع المخطط الجديد للمؤسسة يمكنه فساد الخطة وكافة عناصرها.
أسئلة شائعة
كم عدد أنواع التخطيط؟
تنقسم أنواع التخطيط لأربعة أنواع يلزمها العمل منعًا جميعًا لتحقيق الهدف المراد على أن يكونوا جميعًا في نفس الأولوية ولا تتعدى واحدة على الأخرة في الكفاءة أو الأهمية، وذلك لضمان التمكن من تحقيق المخطط بالكفاءة المطلوبة.
من هو المسؤول عن التخطيط؟
المسؤول عن التخطيط هو الشخص المسئول على إعداد المخططات المطلوبة للقيام بهدف ما، مثل قسم التخطيط الهندسي هو القسم المسؤول عن التنفيذ والتخطيط ومن ضمنهم المهندس المعماري والمهندس الكهربائي والمهندس المدني والمهندس ميكانيكي.
متى بدأ التخطيط؟
عرفت البشرية القدرة على التخطيط منذ العصور الأولى لها، وذلك من خلال معرفتها كيفية صنع الأدوات لمعرفة كيفية أصطياد المأكل وجلب المشرب وغيرها من الأمور الهامة التي نشأت من خلال التخطيط السليم والتكيف مع البيئة المحيطة ومعرفة كافة جوانيها وكيفية الاستفادة من الموارد الخاصة بها.
