البيانات عباره عن مجموعه من الحقائق التي تم تحليلها
لكي يتم الحصول على معلومات صحيحة ودقيقة حول موضوع ما، يتم ذلك من خلال جمبع بعض البيانات ذات الصلة ثم القيام بمعالجتها، وفي الفقرات القادمة سوف نتعرف على ما هي البيانات، كما يلي:
- تعتبر البيانات عبارة عن مجموعة من الأحرف والكلمات والرموز والأرقام وحتى الصور، مثل البيانات من أسماء الموظفين في القسم، بعد المعالجة ينتج ما يطلق عليه بمصطلح (المعلومات)، مثال على ذلك، يرسل صور الأقمار الصناعية التي تم إلتقاطها من الأرض كبيانات جمعها الكمبيوتر وأنشأ صورة أو أكثر.
- إذاً تعد العبارة التي هي (البيانات عباره عن مجموعه من الحقائق التي تم تحليلها) عبارة خاطئة.
ما هي مصادر البيانات
هناك العديد من مصادر البينات الأساسية، والتي منها ما يلي:
- بشر: هو المصدر الرئيسي الذي يقوم بجمع البيانات من البيئة المحيطة عن طريق الملاحظة أو الملاحظة أو التجريب، ثم يمثل هذه البيانات في الرسوم البيانية.
- المصدر الداخلي: هي عبارة عن مجموعة من البيانات التي تم جمعها في الإدارات والأقسام المتنوعة.
- مصادر خارجية: هي تكون بيانات قادمة من خارج المؤسسة والمنشأة، مثل العملاء والموردين.
قواعد البيانات
هي عبارة عن نظام إلكتروني، يسهل الوصول للبيانات والتعديل عليها، حيث تكون هذه البيانات منظمة ومرتبة بشكلٍ جدولي معين يسهل الرجوع إليها عند الحاجة، فكما أنها تُستخدم لتخزين المعلومات في المؤسسات المختلفة، ويكون لها نظام خاص لإدارتها، وتكون البنية والهيكل الخاص بقواعد البيانات ذات ثلاثة مستويات خارجي، داخلي ومفاهيمي، بحيث يختص المستوى الداخلي بالأداء والتكاليف بالإضافة للأمور التشغيلية، أما الخارجي فيقوم بتحديد الآلية التي يتعامل فيها كل مستخدم بالبيانات الخاصة به، والمستوى المفاهيمي يقوم بتوحيد وجهات النظر الخارجية وصقلها في وجه نظر واحدة شاملة تخدم ما يبحث عنه المستخدم.
ما هي مميزات قواعد البيانات؟
توجد العديد من المميزات التي تضمنها قواعد البينات، والتي جعلت منها أفضل الطرق المستخدمة في تخزين المعلومات وتنظيمها واسترجاعها بسهولة وكفاءةٍ وأكثر مرونة، وهي تتمثل فيما يلي:
- دمج الكثير من ملفات البيانات الصغيرة معاً في قواعد البيانات المرتبطة ببعضها، وذلك يعطي قوة في إدارة المعلومات، كما يعد زيادة التحكم في إدخال البيانات، وتكون آلية عمل قواعد البيانات المرتبطة ببعضها بأنها تجمع وسحب البيانات الخاصة بموضوعٍ معين من كافة الملفات ودمجها سوياً من أجل تقديم التقرير النهائي الذي يحتاجه المستخدم لها مما يؤدي لسرعة في جلب المعلومات الشاملة.
- تحتوي على جميع البيانات والمعلومات في ملف واحد كبير، خاصةً في قواعد البيانات المسطحة، مما يساعد على إدخال جميع البيانات المتعلقة بموضوع واحد في سجل واحد مشترك وكبير، حيث يتم استخدام هذا النوع من قواعد البيانات في أغلب برامج جدولة البيانات، فبمجرد تعبئة المعلومات في الحقل الخاص بها يعمل هذا على توفير الوقت وزيادة كفاءة الإنتاجية مقارنةً بالسجلات الورقية.
- وجودها في كل من المؤسسات الكبيرة مثل: أنظمة أجهزة الكمبيوتر المركزية، ومؤسسات العمل الصغيرة كأجهزة الكمبيوتر الشخصية
عيوب قواعد البيانات
على الرغم من المميزات التي يشتمل عليها قواعد البيانات، هناك بعض العيوب أيضاً الذي يمتلكها، وهي كما يلي:
- التكلفة العالية: حيث تحتاج قواعد البيانات لمجموعة من موارد مالية دائمة ومستمرة.
- التعقيد: حيث تعد قواعد البيانات مزيج معقد من المعلومات، البرامج والبرمجيات، كما تعتبر عملية تطوير قواعد البيانات عملية شديدة التعقيد، كما تتطلب استخدام مصممين بخبرات عالية.
- الأمان: حيث تتطلب الشركات الكبيرة تمتع قواعد البيانات الخاصة بها بالأمان ضد الفيروسات وقراصنة الشبكات.
ما هي خصائص قواعد البيانات
يتضمن نظام قواعد البيانات على الكثير من الخصائص وهي كما يلي:
- الحفاظ على البيانات.
- الابتعاد عن تسجيل نفس البيانات .
- قواعد البيانات تساعد على زيادة مساحة وحدة التخزين.
- القيام بتنظيم البيانات على أساس مبادئ محددة.
- تعمل قواعد البيانات على إتاحة الاتصال بين مجموعة من المستخدمين وتبادل البيانات مع بعضهم البعض.
- تقوم قواعد البيانات بالتسهيل على المستخدم سرعة البحث والوصول إلى البيانات.
- تتيح قواعد البيانات التبادل بين المستخدمين.
- قواعد البيانات يمن الممكن تحديثها في أي وقت وبكل سهولة.
- يمكننا تخزين البيانات وكتابتها في ملف واحد فقط دون الحاجة إلى أكثر من ملف.
- نستطيع من خلالها إيجاد مساحات كبيرة تسع الكثير من البيانات.
- تكون قواعد البيانات منفردة عن باقي البرامج التطبيقية.
- تعتمد عملية تخزين البيانات على المركزية في تخزينها.
مكونات قواعد البيانات
هناك بعض المكونات التي من خلالها تتشكل قواعد البينات، وهي على النحو الآتي:
- الجدول: هذا الجدول يقوم بتسجيل فيه البيانات بحيث تكون في شكل منظم ومرتب، كما توضع في خانات السجلات والحقول.
- الشكل: يتم إنشاء عنصر الشكل لكي يقوم بمساعدة المستخدم على أن يدخل البيانات في تلك الجداول الخاصة بقاعدة البيانات.
- الاستفهام: يوضع هذا العنصر من حتى يتم الوصول إلى مجموعة من البيانات المعينة من خلال البحث المتشابهات في قاعدة البيانات الأخرى الفرعية.
تركيبات قواعد البيانات
تعتمد تركيبات قواعد البيانات المؤسسة على أساس مسألة رياضية معينة حيث تكون مرتبطة بتلك البيانات، ومن أهم أنواع التركبيات لقواعد البيانات التالي:
- التركيب الهيكلي: وفيه يهتم التركيب الهيكلي بتنظيم وترتيب كافة العناصر البيانية مع بعضها، وأن يوضع كل عنصران قد تم تصنيفها في اسم واحد من الجداول.
- التركيب العلائقي: وهو يهتم هذا النوع من التراكيب بكيفية معرفة العلاقة التي توجد بين مجموعة محددة من عناصر البيانات، من أجل أن يتم الجمع بين مكونين من مكونات البيانات، حيث إن التركيب العلائقي يعتبر من أفضل أشكال التراكيب المستخدمة في جانب تسجيل البيانات، وهذا يرجع إلى أن هذا التركيب له مميزاته المختلفة التي تحدث بين علاقة البيانات مع بعضها البعض، ولأن عملية البيانات التي توضع في هذا التركيب تكون أكبر من غيرها.
- التركيب الهرمي: توضع العناصر البيانية على هيئة شكل هرمي، بمعنى ان يكون هناك عنصر واحد يكون مسؤول عن كافة العناصر التي توجد في قاعدة البيانات.
الفرق بين البيانات والمعلومات
تختلف البيانات عن المعلومات، وذلك لأن البيانات عبارة عن حقائق في شكل غير منظم أو مكرر، إما المعلومات هي عبارة عن معالجة منظمة، ذات معنى حقيقي، وفي الجدول التالي سوف نعرض الفروق بين كل من البيانات والمعلومات كما يلي:
| الاختلاف من حيث | البيانات | المعلومات |
| التعريف | حقائق غير منظمة وخام، كما أنها عبارة عن تفاصيل، قد تكون على شكل نصوص، أو رموز أو ملاحظات، أو أرقام، أو عبارة عن وصف لشيء ما، البيانات قد لاتكون ذات أهمية بحد ذاتها، وفي الغالب ليس لها هدف معين. | عبارة عن البيانات المنظمة وغير المنظمة، والتي خضعت للمعالجة، هي ذات أهمية ، ولها سياق محدد، كما أنها مهمة وأساسية لإتخاذ القرارارت. |
| الشكل | هي عبارة عن حقائق تستخدم للتعبير عن شيء جماعي. | هي كيفية فهم هذه الحقائق، كما تستخدم للتعبير عن شيء فردي. |
| الكمبيوتر | يقوم بمعالجة البيانات. | يحول البيانات إلى معلومات. |
| طريقة التمثيل | يُطلق عليه اسم آخر وهو تصوير البيانات، والمقصود به استخدام الطريقة المرئية لتوصيل البيانات، أو تحويلها لمصادر مرئية للمستخدم. | يندرج ضمنه المخطاطات الحلقية ومخططات الشجرة، أما عن بيانات الشبكة، فيندرج ضمنها مخططات المصفوفة، والرسوم البيانية الغرينية. |
