الأخطاء لا مفر منها في عالم الأعمال. ربما تلقى العميل منتجات معيبة، أو عانى من خطأ في الفواتير، أو واجه ممثل خدمة غير مهذب. مهما كان السبب، فإن الاعتذار الصادق والمتعاطف يوضح أن عملك يهتم بها، وقد تحتاج إلى بعض القوالب من أجل تقديم الاعتذار، وهذا ما يمكن تقديمه من خلال المقال التالي عبر موقع موسوعة.
خطاب الاعتذار هو مستند مادي أو بريد إلكتروني يعترف بالخطأ ويعبر عن أسفه ويطلب مغفرة المستلم أو صبره. تنشئ هذه الرسائل سجلاً ماديًا أو رقميًا تعترف به وتحاول تصحيح خطأ أو فشل. الموظفون الذين يمكنهم التعرف على متى يكونون مخطئين وأولئك الذين يحاولون إصلاح أخطائهم هم إضافات قيمة لأي فريق محترف.
هناك العديد من النماذج التي يمكن تقديمها في موقف مختلفة، ومن هذه النماذج ما يلي:
عزيزي (اسم المستلم)
أكتب للاعتذار عن “الرجوع إلى الموقف أو الحادث ذي الصلة” أتحمل المسؤولية الكاملة عن “وصف النقص أو الخطأ أو الخطأ الذي ارتكبته”. “وصف كيف كان بإمكانك التعامل مع الموقف بشكل أفضل”].
“بيان القيم أو المعتقدات أو المعايير التي لم تتمسك بها”. “أعبر عن الأسف الذي عانيت منه منذ الحادث” “وأريد أن أؤكد لك “شرح كيف تنوي منع تكرار الخطأ” “شارك أي إجراءات يمكنك اتخاذها لتحسين الوضع” “عرض معلومات الاتصال”
آمل أن تقبل اعتذاري وتغفر خطأي: كما أعبر عن تمنياتك للمستقبل .
بإخلاص،
[اسمك]
[المسمى الوظيفي]
[الشركة]
عزيزي “اسم المستلم”
أريد أن أقدم اعتذارًا صادقًا عن كيفية تعاملي مع خلافنا حول تجديد المكتب القادم. أتحمل المسؤولية الكاملة عن الشعور بالإحباط بسرعة والفشل في التواصل معك باحترام. بغض النظر عن وجهات نظرنا المختلفة حول كيفية التعامل مع المشروع، أعلم أنه من مسؤوليتي مشاركة رأيي دون أن أكون غير مرغوب فيه.
في محادثتنا، لم أحقق توقعاتي الخاصة، وفكرت بجدية في كيفية إدارة مشاعري بشكل أفضل للمضي قدمًا. ألتزم لكم بأن تركيزي خلال الخلافات المستقبلية سيكون على إيجاد تنازلات مثمرة والاستماع إلى ما يقوله الآخرون بعقل متفتح.
أطلب بتواضع مغفرتك. أتطلع إلى تحقيق أهدافنا معًا كفريق.
بإخلاص،
اسم المرسل
عزيزي “اسم المستلم”
لقد تلقيت رسالتك بشأن التجربة التي مررت بها في متجرنا الأسبوع الماضي، وأود أن أغتنم هذه الفرصة لأقدم خالص اعتذاري. بصفتي المدير، كان يجب أن أكون أكثر تقبلاً للتعليقات التي شاركتها شخصيًا. أدرك الآن أنك كنت محقًا تمامًا في تسليط الضوء على الرفوف التي يحتمل أن تكون خطرة المستخدمة في جميع أنحاء المتجر.
أعتقد اعتقادًا راسخًا أن رؤية العملاء لها قيمة كبيرة في جعل متاجرنا بيئات ترحيبية. ومع ذلك، كنت رافضًا بشكل غير لائق ولم أتعامل مع تعليقاتك بالاحترام الواجب. لقد فكرت في كيفية مساهمة قراراتي الإدارية في شعوري بالإرهاق وعدم توفري لمساعدتك. لقد نقلت ملاحظاتك إلى الإدارة العليا وأضفت موظفين إضافيين إلى كل نوبة لضمان حصول عملائنا على مستوى الخدمة الذي يستحقونه. يرجى الاتصال بي على عنوان البريد الإلكتروني هذا مع أي مخاوف أخرى.
آمل أن تتاح لي فرصة أخرى لخدمتك كعميل واستعادة ثقتك بنفسك.
بإخلاص،
اسم المرسل
مدير
اسم المتجر
عزيزي “اسم المستلم”
الرجاء قبول اعتذاري الصادق نيابة عن اسم متسبب الضرر. نأسف جدًا لسماع أن تجربتك مع قطع غيار السيارات التي قمنا بتسليمها لم تفي بالمواصفات التي أرسلتها إلينا. احتاجت فرق التصميم والتصنيع لدينا إلى دراسة طلبك بشكل أكثر شمولاً وطلب موافقتك قبل شحن المنتج النهائي. نحن نتفهم هذا الخطأ والتأخير الذي تسبب فيه كان محبطًا لك.
نتحمل المسؤولية الكاملة عن خطأنا ونود استبدال الأجزاء غير الصحيحة ونقدم لك بطاقة هدايا الشركة مقابل مبلغ مالي قدره المبلغ” توقع أن تسمع من فريق التطوير لدينا لمناقشة طلبك والتأكد من أن قطع الغيار تلبي احتياجاتك.
لقد اتخذنا زمام المبادرة مع فريق التصنيع لدينا لضمان ملء الطلبات الخاصة بعناية أكبر في المستقبل. نأمل أن نواصل علاقتنا المهنية للمضي قدمًا. يرجى الاتصال بي مباشرة لمزيد من المخاوف.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام
اسم الطرف الثالث
اسم متسبب الضرر
السيد/ة [اسم المقابلة]،
تحية طيبة وبعد،
أتقدم إليكم بخالص اعتذاري عن عدم تمكني من حضور المقابلة المقررة يوم [التاريخ]، الموافق [اليوم]، الساعة [الوقت].
لقد حدثت ظروف طارئة خارجة عن إرادتي حالت دون حضوري، وأنا آسف للغاية لعدم تمكني من المشاركة في هذه المقابلة.
أتمنى أن يتم إعادة جدولة المقابلة في وقت آخر حتى أتمكن من حضورها.
شكرًا لكم على حسن تفهمكم.
مع خالص التقدير، [اسم المرسل]
عزيزي [اسم العميل]،
نأسف للغاية لإبلاغك بأن تسليم [اسم المنتج/المعرف] قد تأخر.
نحن نتفهم أن المنتج كان يجب أن يصل إليك في [تاريخ التسليم الموعود]. ومع ذلك، نظرًا لبعض المشكلات الفنية التي يواجهها فريق الخدمات اللوجستية لدينا، لم نتمكن من تسليم طلبك في الوقت المناسب.
كن مطمئنًا، سيتم تسليم منتجك إليك في [تاريخ التسليم الجديد]. للتعويض عن هذه التجربة، نود أن نقدم قسيمة خصم [كوبون كود] يمكنك استردادها في طلبك التالي.
أعطنا الفرصة لتصحيح الأمور لك شكرا على صبرك.
تحياتي، [توقيع]
عزيزي [اسم العميل]
شكرا للكتابة إلينا، وأود أن أشاطركم خالص اعتذاري عن تأخر الرد من نهايتنا.
تستغرق شكواك وقتًا أطول من المعتاد لحلها لأن [ذكر السبب: الإجازات، والخطأ التقني، وما إلى ذلك]. كن مطمئنًا إلى أن فريق الدعم لدينا يعمل بجد لإصلاح المشكلة في أقرب وقت ممكن، ويمكنك توقع حل من خلال [ذكر التاريخ].
إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة أخرى، فلا تتردد في التواصل معي بشأن تفاصيل الاتصال المشتركة أدناه. نحن نقدر بصدق صبرك!
شكرا، [توقيع]
عزيزي [اسم العميل]،
ربما تكون قد تلقيت [نوع المعلومات] الخطأ في بريدنا الإلكتروني السابق. نود أن نأخذ الوقت الكافي للاعتذار عن أي إزعاج لك.
حدث الحادث بسبب [ذكر السبب مشكلة الخادم، عطل نظام البريد الإلكتروني، إلخ]. سنعمل بجد لضمان عدم تكرار مثل هذه الحالات بواسطة [اسم الشركة]. نريد الاستمرار في تقديم أفضل خدمة ممكنة لك.
نخطط لمشاركة البريد الإلكتروني الصحيح والمحدث مع جميع عملائك المحبوبين قريبًا. شكرا لك على صبرك ودعمك!
بإخلاص، [توقيع]
تحية طيبة وبعد [اسم العميل]،
شكرا لمشاركة ملاحظاتك معنا. نأسف للغاية لمعرفة أنك غير راضٍ عن شرائك الأخير [معرف الطلب].
لم يكن في نيتنا أن نخيب أملك. نسعى دائمًا جاهدين لضمان حصول جميع عملائنا على تجربة تسوق مبهجة.
لمساعدتنا على التحسن، هل تمانع في أخذ دقيقتين إضافيتين لشرح ما أدى إلى التجربة السيئة ؟ نود تصحيح الأمور لك في المرة القادمة.
أتطلع إلى ردك.
شكرا، [توقيع]
رسائل الاعتذار مهمة لأنها تسمح لك بنقل مدى جدية ندمك على خطأ أثر على علاقتك بشخص آخر. تتيح لك كتابة أفكارك بتنسيق منظم تحمل المسؤولية الكاملة عن أفعالك وإقناع المتلقي بأنك فكرت في كيفية منع تكرار الخطأ. تساعدك صياغة رسالتك بعناية أيضًا على تحسين فعالية اعتذارك. برسالة، يمكنك مخاطبة عدة أطراف في وقت واحد مع الاستمرار في جعل اعتذارك صادقًا.
