طريقة كتابة نموذج تقرير إداري صحيحة ، تسعي الشركات والمؤسسات الإدارية بشكل دائم إلى التقييم والمراجعة الدورية للخطوات التنفيذية والإدارية التي تتخذها المؤسسة نحو تحسين أوضاعها والنمو المؤسسي بها، وذلك لما لهذا التقييم من أهمية في تحديد كل من نقاط القوة التي تعتمد عليها هذه المؤسسة في تطورها بالإضافة إلى إيجاد النقاط السلبية والعقبات التي قد تحول دون وصولها للأهداف التي تسعي عليها .
لذلك تعمل كل المؤسسات الكبرى والنظمة سواء كانت مؤسسات حكومية أو غير حكومية على تقييم أوضاعها وأوضاع العاملين بها من فترة لأخرى بصفة دورية حتى تستطيع تلافي حدوث أية مشكلات أو أزمات والعمل على تحسين الأوضاع والوصول لأفضلها .
ويُعد التقرير الإداري هو الأداة الفعالة التي تستطيع المؤسسة من خلالها القيام بهذه العملية لكا يمثله من أهمية كبري حول تقديم صورة حقيقة وواضحة عن مختلف الأمور المتعلق بالشركة وبموظفيها، ومن المهم إعداد نموذج التقرير الإداري بشكل واضح ودقيق وفعال حتي يكون أداة متمكنة من توضيح كافة الأمور .
مفهوم التقرير الإداري
يقصد بالتقارير الإدارية أنها إحدى الوسائل الاتصالية الخاصة بالمؤسسات والتي تُعد أداة فعالة في توفير العديد من الخدمات الإدارية للمؤسسات، حيثُ تسهم في نقل نبذة دقيقة وصورة واضحة حول طبيعة البيئة الداخلية للمؤسسة.
ويُعرف التقرير الإداري بأنه وثيقة مكتوبة لدقة تتضمن مجموعة من الحقائق المرتبطة بموضوع أو موقف ما معين ، ويحتوي التقرير على التحليلات والتفسيرات الواقعية الحقيقة والمنطقية لهذه الحقائق بالإضافة غلى تضمنه مجموعة من الاقتراحات والإرشادات الخاصة بكيفية تحسين الوضع القائم للمؤسسة بناءً على نتائج تحليل هذه الأوضاع .
أهداف التقرير الإداري
يتم كتابة وصياغة التقرير الإداري بهدف تحقيق مجموعة من الأهداف الاتصالية للمؤسسة وأهمها :
- يسهم التقرير الإداري في تحقيق القيادة الرشيدة للمؤسسة من خلال الرجوع إلى المعلومات التي توضح وضعها وضعها المالي والإداري والفني ، بما يساعدها على اتخاذ القرارات الصائبة تجاه تحسين أوضاعها .
- يساعد التقرير الإداري على تعزيز وتقوية التفاعل والتواصل الداخلي ما بين أقسام المنشأة ووحداتها الداخلية ، كما يعمل على تقوية الروابط ما بين المؤسسة والمؤسسات الخارجية التي ترتبط معها في الأنشطة والمشروعات .
- التقرير الإداري وسيلة فعالة في توثيق وتسجيل الأحداث والأوضاع والحقائق المتعلقة بالمؤسسة وأوضاعها الحالية ، كما تمثل سجلاً خاصاً بأقسام المؤسسة الإدارية والتنفيذية .
- يسهم التقرير الإداري في تحليل وتشخيص أوضاع المؤسسة للتوصل إلى وسائل تنميتها والتوصل إلى إنجازاتها ونقاط قوتها ، والمساعدة في إيجاد نقاط الضعف التي تحول دون تنميتها بشكل سريع وقوي .
نموذج تقرير إداري
يشتمل التقرير الإداري في أساسه على عدد من الأجزاء الأساسية المكونة له وهي :
الملخص التنفيذي
هو الصفحة الأولى في التقرير وهو عبارة عن بيان مختصر يُكتب في البداية لتوضيح طبيعة التقرير وإبراز الأفكار المكونة له ومحتوياته الداخلية .
مقدمة التقرير
هي بداية وأول جزء في التقرير الإداري وتحتوي تعريفاً مختصراً بالفكرة الرئيسية للتقرير ، وطرح الأهداف الخاصة بهذا التقرير، ووضع تمهيداً بسيطاً للدخول إلى موضوعه من خلال إيجاد بعض الروابط التي تساعد القراء على فهم موضوع التقرير .
متن التقرير
هو المحتوى الأساسي للتقرير الإداري والذي يتضمن مجموعة من التفسيرات والحقائق في تسلسل ونظام معين من بداية التقرير وحتى نهايته، ويتم وضعها في صورة عدداً من العناوين الأساسية والفرعية ومن المهم أن تتم كتابته بلغة سهلة وواضحة، كما أنه يتضمن مجموعة من الرسومات والأشكال والصور التي تساعد على حُسن توصيل المعلومة استيعابها .
خاتمة التقرير
يقصد بها نهاية التقرير الإداري والتي توجد عدة قواعد يجب الالتزام بها عند إعدادها وهي :
- الحرص على الإيجاز والاختصار في المحتوي دون الإخلال بالمعني بالنقصان أو الإسهاب في الحديث.
- استخدام مصطلحات واضحة ودقيقة وتجنب الزيف والغموض .
- استخدام كلمات إيجابية والابتعاد عن تكرار الكلمات دون إضافة جديدة .
الملاحق
هي عبارة عن معلومات إضافية يتم إرفاقها مع التقرير تتضمن بعض الصور والتوصيات بالإضافة إلى الإرشادات والاستنتاجات الخاصة بتحليل الأوضاع المتعلقة بالمؤسسة .
ما هي بنود التقرير الإداري
يجب أن يحتوي أي تقرير إداري على مجموعة من العناصر المحددة مسبقاً، وذلك يكون بصرف النظر عن طريقة كتابة نموذج تقرير إداري، على أنه يجب أن يتم تحقيق التقرير في كل بنوده الموضوعية والدقة والوضوح، ومن بين تلك البنود كل مما يلي:
- غلاف التقرير: يجب أن يشتمل التقرير غلى غلاف يحمل اسم الشركة وشعارها، إلى جانب اسم التقرير، واسم كاتب التقرير مع المسمى الوظيفي للكاتب وتاريخ تقديم المشروع.
- جدول المحتويات: يجب أن يحتوي التقرير الإداري على جدول المحتويات، والذي يمكن قارئه من التعرف في أي صفحة توجد كل خطوة من خطوات المشروع.
- الملخص: يجب أن يكون ملخص التقرير معطي فكرة عامة عن التقرير بمجموع كلمات صغير، لا يتجاوز نسبة 15% من كامل التقرير، وأن يحتوي على كافة النقاط التي تم تناولها خلال التقرير.
- متن التقرير: هذا هو موضوع التقرير، فيجب أن يحتوي موضوع التقرير على تحليل عميق لكل خطوة، ودراستها بشكل احترافي. فيبدأ التقرير بتحديد مرحلة المشروع ووضعه الحالي، ثم يتم مقارنتها مع المخطط التنفيذي للمشروع المفترض، وبيان ما إذا كان هناك أي تأخير أو اختلاف بين التنفيد والتخطيط.
- إلى جانب ذلك يجب أن يتم ذكر أسباب الخلل في حال وجوده والآثار والنتائج المترتبة على ذلك، بالإضافة إلى عرض المقترحات للتصحيح، ووضع توصيات لتجنب مثل تلك الحالات مستقبلاً.
- قائمة الرسومات التوضيحية: تتم إضافة رسوم بيانية توضيحية وجداول لتوضيح البيانات، وإبراز المغزى المستخلص من التقرير.
- قاموس المصطلحات: يتم شرح للمصطلحات الواردة في التقرير، وذلك في بداية عرض التقرير، وذلك في حال استخدام الكاتب لمصطلحات جديدة، او في حالة استخدام مصطلحات بلغت مختلفة.
- الملحقات: يمكن أن يحوي التقرير مجموعة من الملحقات التي تتمثل في مجموعة من الصور والوثائق والملفات، أو مجموعة من الصور التوضيحية والبيانية.
- الصلاحيات: في مقدمة التقرير يجب تحديد من يمكنه الإطلاع على هذا التقرير واستخدامه.
نصائح عن كيفية كتابة نموذج تقرير إداري احترافي
نصائح كتابة تقرير احترافي هي مماثلة تماماً للنصائح الخاصة بكتابة كافة أنواع التقارير، والتي تهدف في النهاية إلى تحقيق المنفعة القصوى للشركة، وتعمل على تفادي الوقوع في نفس المشكلات مراراً وتكراراً، وفيم يلي بعض النصائح الخاصة بكتابة التقرير:
- ابدأ دائماً بالعنوان عند إعداد التقرير، وضعه نصب أعينك حتى لا تجد نفسك في دوامة المعلومات قد ملت عن أساس الموضوع.
- التركيز على الأسباب الجذرية للأخطاء المرتكبة.
- الالتزام بالوضوح في الشرح، والموضوعية في الحكم.
- البدء بكتابة الملاحظات من المرحلة الأولى، وعدم تركها كخطوة أخيرة.
- دمج الملاحظات التي تكون ناتجة عن المشكلة ذاتها.
- اعتماد الدقة عند جمع المعلومات وتحريها.
أسئلة شائعة
كيف تكتب تقرير اداري مختصر؟
ابدأ بالعنوان عند إعداد التقرير الإداري
عرض مقدمة وتمهيد للتقرير الإداري
تحديد أهداف التقرير
كتابة ملخص التقرير
عرض نتائج التقرير
وضع خاتمة التقرير
قم بالتخطيط قبل أن تبدأ إعداد تقرير إداري
راهن على استخدام الأدوات والمعدات المفيدة
ما هي أنواع التقارير؟
التقارير الرأسية أو الجانبية.
التقارير الدورية.
التقارير الداخلية أو الخارجية.
تقرير الاقتراح.
تقارير قصيرة أو طويلة.
التقارير الوظيفية، ويشمل التقارير المحاسبية وتقارير التسويق والتقارير المالية أيضاً.
التقارير الرسمية أو غير الرسمية.
التقارير الإعلامية أو التحليلية.
