إليكم بالتفصيل تعريف و مقدمة عن التخطيط ، يستهدف الإنسان طوال حياته تحقيق مجموعة من الأهداف في كافة مجالات الحياة سواء كانت أهداف تتعلق بالمجال العملي أو التعليمي وصولاً إلى الحياة الاجتماعية والشخصية، وتنقسم الأهداف في حياتنا إلى أهداف قريبة المدى أو أهداف مستقبلية بعيدة.
مقدمة عن التخطيط
ولا يقتصر وجود الأهداف على حياة الأفراد فقط بل يمتد إلى الشركات والمؤسسات بمختلف أشكالها وأنواعها، ويعتمد تحقيق الأهداف سواء كانت فردية أم مؤسسية على كيفية التخطيط الجيد لضمان تحقيقها بالشكل المرغوب والوصول إلى أفضل النتائج، فالأهداف لا تتحقق تلقائياً بشكل عشوائي بل أنه لا بد من التخطيط لها بطريقة دقيقة ومحسوبة التفاصيل لعدم الخروج عن سياق تحقيقها وضياعها في متاهة الحياة اليومية.
تأتي كلمة ” التخطيط ” مصدراً للفعل الرباعي خطّطَ، واسم المفعول منه مُخَطَّط، والفاعل هو المُخَطِّط فيقال يُخَطِّط مشروعاً اقتصادياً كبيراً، أي يضع له الخطة الخاصة به.
ويأتي التخطيط في اللغة بمعنى وضع خطة مدروسة بدقة لكافة المجالات التعليمية والإدارية والاقتصادية…..، والتي يتم تنفيذها خلال مدة زمنية محددة تم وضعها مُسبقاً.
وقد جاء ( التخطيط ) في قاموس أكسفورد بأنه العملية التي يتم خلالها وضع الخطط التي تتعلق بأمر ما يُرغب في تحقيقه أو إنجازه.
التخطيط اصطلاحاً
يُعرف التخطيط ( Planing ) بأنه واحداً من أبرز واهم المهام الإدارية في المؤسسات وكافة أنماط المشروعات المختلفة وذلك لكونه المصدر الأساسي الموفر للمعلومات الدقيقة التي تمكن المؤسسة من التنبؤ بالمستقبل وتحديد ما هو مطلوب من مهمات عمل للتمكن من تحقيق أهدافها، وتحقيق الاستفادة القصوى من العمل.
يُعد التخطيط هو أولى الخطوات التي يجب أن تتخذها أية مؤسسة، ويجب أن يكون مبنياً على أسس وعوامل واضحة وقوية ومنطقية تعتمد على إعمال العقل، كما أن التخطيط من المفاهيم الإدارية التي تتصف بالدوام والاستمرارية.
وقد عرف ( هنري فاول) التخطيط بأنه الأمر الذي يتضمن التنبؤ بما سيكون عليه الوضع مستقبلاً، متضمناً كافة عوامل الاستعداد لهذا المستقبل.
أما ( جورج تيري) فقد أوضح أن التخطيط هو الاختيار المتصل بحقائق الأمور، والذي يتطلب وضع تصور مستقبلي حول الأمور وإيجاد الفروض المتعلقة بها، والعمل على تكوين مختلف الأنشطة المقترحة التي يعتقد المُخطط بضرورتها في تحقيق الأهداف المرجوة من عملية التخطيط.
ومما سبق فإنه يمكننا أن نضع تعريفاً عاماً للتخطيط وهو ( العملية المنهجية المنظمة التي يتم تنفيذها ضمن إطار إستراتيجي واضح، وبطريقة منظمة تهدف بشكل أساسي إلى تحديد الأهداف والأولويات والمبادئ التي سيكون عليه الوضع في المستقبل.
أهمية التخطيط
أوضح علماء الإدارة والشئون التنفيذية العديد من الفوائد التي تعود على الفرد والمؤسسة بل المجتمع بأكمله إن تم إتباع إستراتيجيات تخطيطية دقيقة خلال العمل على تحقيق الأهداف، ومن هذه الفوائد:
يُحقق التخطيط المسبق لصاحب العمل التحكم شبه الكامل في كل العوامل المؤثرة في بيئة العمل.
يساهم التخطيط في إنجاز الوقت وتوفير الجهد والتكلفة المادية التي سيقع فيها من لا يُخطط لعمله مستقبلاً ويترك نفسه مجالاً للمتغيرات الطارئة.
يساعد التخطيط على تحقيق الأهداف المرغوب تنفيذها في فترة زمنية محددة، والموازنة ما بين الوقت الذي تم تحديده في خطة تنفيذ الأهداف والوقت الفعلي الذي تم استهلاكه في التنفيذ.
يُقلل التخطيط من فرص وقوع الأحداث والمتغيرات غير المتوقعة.
يعمل التخطيط على تحقيق التوازن ما بين ما تحتاجه المؤسسة من حاجات وغايات وما لديها بالفعل من موارد وإمكانيات على أرض الواقع.
التخطيط يؤدي إلى اكتشاف العقبات وعوامل الخلل في وقت مبكر والتمكن من التخلص منها بسهولة.
مفهوم التخطيط التنفيذي
يمكن تعريف التخطيط التنفيذي بأنه برنامج العمل المتكامل الأركان، الذي يتم وضعه بناءً على الاحتياجات الفعلية للمنظمة، والذي يتمكن العاملون من خلاله من تحقيق أهدافهم في فترة زمنية مُحددة.
وللتخطيط التنفيذي الجيد عدة عوامل يتم من خلالها التأكد من دقة تنفيذه على أرض الواقع وأبرز هذه العوامل هي الإجابة على الأسئلة التالية:
ما هي أهم أهداف المنظمة
ما أنشطة المنظمة التي يتم من خلالها تحقيق هذه الأهداف
متى سيتم تنفيذ هذه الأنشطة
أين سيتم تنفيذ هذه الأنشطة
ما الموارد البشرية المطلوبة للتمكن من تنفيذها
ما الموارد المالية اللازمة للتمكن من تنفيذها
من هو المسئول عن عملية التنفيذ
ما الأسلوب الأمثل لقياس مدى تحقق هذه الأهداف
ويسير التخطيط التنفيذي الأمثل في ثلاثة اتجاهات رئيسية متوازنة وهي: