خطوات كتابة تقرير هي التي يحتاج إلى معرفتها العديد من الطلاب والموظفين، إذ أن التقرير هو الذي يُمكنه أن يوضح الأمور جلياً إلى المدير أو المعلم، فهو لغة للتواصل بين الأفراد، فهو العرض المختصر لمجموعة من المعلومات والبيانات، والتي تتضمن مجموعة من الحقائق والمقترحات والتوصيات التي تخدم قضية بعينها، الجدير بالذكر أن كتابة التقارير هي التي تحتاج إلى مهارة من الكاتب والتي يتوجب عليه مراعاة العديد من الأمور التي من بينها طريقة الكتابة وذِكر صفة المخاطب.
ما هي خطوات كتابة تقرير
نصحبكم في جولة للتعرف على ماهية التقرير، وأهم الخطوات التي يتوجب علينا إتباعها أثناء كتابة التقارير، فهو الذي يُعرف بأنه أحد وسائل الاتصال الفعال التي تُستخدم بين وحدات النشاط في التخصصات المختلفة، وكذا فهو عبارة عن عرض مكتوب يشمل العديد من البيانات التي تتعلق بموضوع ما والذي يشمل اقتراحات وتوصيات تتناسب مع نتائج التحليل، هيا بنا نتعرف على تلك الخطوات التي يُمكنها أن توفر علينا مشواراً طويلاً من المهام، وكذا فيُمكنك إتباع تلك التعليمات البسيطة لكي تصل إلى كتابة تقرير محترف، هيا بنا.
يتطلب التقرير القدرة على توضيح العناصر الأساسية للموضوع الذي تتضمنه.
يحتاج الكاتب إلى طريقة سلسلة وواضحة التي من شأنها أن تقوم بتقديم الفكرة بإيجاز وتركيز.
التركيز أثناء كتابة التقرير، مع ضرورة وضع تقسيم وتسلسل لكل تقسيم، وذلك لكي يتمكن الطرف الأخر من فهم الموضوع ببساطة.
يتوجب على القائم بالاتصال أي كاتبة التقرير القيام بكتابة التقرير بشكل منظم، مع التدرج في عرض الموضوعات، وكذا فيجب عليه أن تقسيم المحتوى إلى فقرات، فضلاً عن تلخيص محتوى التقرير من خلال تضمين فقرة ملخصة للموضوعات التي تم تناولها في أعلى التقرير.
إضافة المعلومات التي من شأنها أن تخدم المضمون، وحذف كل معلومة زائدة عن حاجة النص أو المضمون.
الجدير بالذكر أنه من الممكن تضمين بعض الصور والرسومات التوضيحية التي من شأنها أن تُسهل عملية الفهم عند القارئ.
وكذا فيجب أن يخلو التقرير من السرد القصصي وأن يتمتع بالإيجاز والدقة والموضوعية، فإن هذا لا يتسنى للكاتب إلا إذا قام بجمع المعلومات والبيانات الدقيقة والصحيحة.
ننصح بمراجعة التقرير بعد كتابته، إذ يجب على التقرير أن يكوّن خالياً من الأخطاء اللغوية والإملائية.
يتضمن التقرير ثلاثة فقرات وهي؛ البداية والوسط والنهاية، المقدمة هي التي تحتوي على الغلاف والذي يتضمن المحتويات فضلاً الهدف والملخص.
كما يتضمن وسط التقرير عن طريق عرض المعلومات والجداول والرسوم البيانية، فضلاً عن الوقائع والأحداث.
وكذا فتتضمن خاتمة النتائج والتوصيات، فضلاً عن الملاحق.
كيفية كتابة تقرير عمل
هناك العديد من الخطوات التي يجب على الكاتب إتباعها للوصول إلى كتابة تقرير عمل متكامل الأركان، لذا ننصح بقراءة الخطوات التالية التي يُمكنها أن تُساهم في كتابة تقرير فعال.
معرفة سبب كتابة هذا التقرير، والجهة التي سيصل إليها، هل هو مُقدم إلى المدير فقط، أم إلى كافة الفروع والقطاعات التي يعمل بها الكاتب، ففي حال ما إذا كان هذا التقرير مُقدم إلى قطاعات متباينه؛ فيتوجب عليه كتابتة بطريقة سلسه وواضحه.
القيام بجمع البيانات والإحصاءات والرسوم البيانية والمقاييس.
تقسيم التقرير إلى أجزاء مقدمة وجسم وخاتمة.
تلخيص المحتوى المتضمن في التقرير.
كتابة التقرير في فقرات قصيرة وصغيرة، فضلاً عن تجنب صيغة المبني للمجهول.
التدقيق النهائي وهو أحد أهم المراحل التي يجب أن يمر بها التقرير قبل تسليمه إلى المدير.
كيفية كتابة تقرير جامعي
تختلف أنواع التقارير وتخصصاتها بشكل كبير، فمن بين تلك التقارير ما يختص بمجال التجارب العلمية، ومنها ما يحقق في المجالات البيئية، وغيرها من المجالات الحياتية المختلفة، ولكن في أإلب الأحيان تشترك التقارير الجامعية على وجه الخصوص في بعض العناصر الرئيسية التي يجب وضعها في التقرير، وتلك العناصر هي كما يلي:
عنوان التقرير: فيجب أن يكون عنوان التقرير هو مركز المحتوى الذي يتضمنه التقرير، واختيار العناوين الخاصة بالتقارير بشكل مناسب من شأنه أن يكون بوابة الوصول إلى الجمهور المستهدف وتحقيق التقرير الهدف منه بشكل كبير.
مقدمة التقرير: مقدمة التقرير في اغلب الأحيان لا تتجاوز 200 كلمة، ويتم توضيح فيها السبب من كتابة ذلك التقرير، وكيفية التحقيق من المعلومات الموجودة به، وما هية الخلاصة التي تم التوصل إليها مع نهاية التقرير، ويفضل أن يتم كتابة مقدمة التقرير بعد الانتهاء من كتابة محتواه كاملاً، فذلك يساعد الكاتب بشكل كبير على إيجاد طريقة مناسبة لكتابة المقدمة، بالشكل الذي يجذب القارئ لاستكمال قراءته للمقال.
قامة الأفكار أو محتويات المقال: تلك القائمة تكون عبارة عن جدول صغير يحتوي على الأقسام الرئيسية والفرعية الموجودة بالتقرير بشكل مباشر، حتى يعطي فكرة للقارئ عن المحتوى الذي هو مقدم على قراءته في هذا التقرير.
محتوى التقرير: يتم تنظيم الأقسام بتسلسل منطقي، بدايةً من عملية البحث والتقصى للمعلومات، مروراً بالمخرجات، مع تبريرها بالأسباب الموكلة إليها، وانتهاءً بالتوصيات والىراء الخاصة بكاتب التقرير حول موضوع التقرير، ويتعين في محتو التقرير أن يتم استخدام مجموعة من العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية التي تخدم العناوين الرئيسية، وينتهي محتوى التقرير برأي الكاتب في موضوع التقرير.
خاتمة التقرير: من الممكن أن يتم الالتفات إلى النتائج المتعلقة بمضمون التقرير، وعرض لكامل النتائج التي تم التوصل إليها وتوضيح مدى أهمية تلك النتائج، والمراجع التي تم الحصول على المعلومات منها، إلى جانب النقاشات التي دارت حول موضوع التقرير، وهل تم تحقيق الأهداف المنشودة من التقرير أم لا.
التوصيات النهائية: يتعين على الكاتب أن يضع توصيات نهائية حول مضمون التقرير، والتي بها يكون قد وضع حلولاً لمشاكل أو توصيات للموضوع الخاص بالتقرير، وتلك التوصيات عادةً ما تكون إجراءات عملية بناءً على النتائج النهائية للتقرير.
المراجع: هل جزء لا يتجزأ من مضمون التقرير، فلا يوجد أمر يضمن للقارئ مدى صحة المعلومات الموضوعة في التقرير أكثر من المراجع التي تم من خلالها العثور على تلك المعلومات، ومدى موثوقية تلك المعلومات لدى القارئ.
الملاحق: تعد الملاحق عبارة عن أي معلومات سواء كانت على شكل صورة أو رسم بياني، أو جداول أو غيرها من الأشكال التنسيقية التي تعمل على تلخيص عرض المعلومة للجمهور، والتي يتم الاستفادة من المعلومات الممتباينة والمتقاربة بشكل بسيط على الرغم من كثرة تلك المعلومات، وذلك يكو ندون إدراج المعلومات في نص تقريري ممل.
أسئلة شائعة
ماذا يكتب في التقرير؟
يجب أن يون التقرير موجهاً للجمهور المستهدف له، ليكون محققاً للغرض الأساسية من كتابة التقرير ذاته، فيجب أن يكون التقرير مكتوب بصياغة واضحة تحتوي على تخطيطات يتم إعدادها مسبقاً، ويجب أن يتكون التقرير من مجموعة من حقائق ومعلومات حقيقة فقط، ويجب أن يخلو التقرير من أي آراء، بحيث يكون هيكل التقرير واضح باستخدام المؤشرات والعناوين التي يتم ترقيمها، غلى جانب إضافة العناوين الفرعية.
ما هي عدد صفحات التقرير؟
تختلف صيغة التقرير وعدد صفحاته من موضوع لآخر، ولكن يجب العلم أن التقرير الغرض من ه اختصار المعلومة قدر الإمكان بالشكل الذي لا يخل بمضمونها، أو يجعل المعلومة غامضة، وأن يكون أسلوب التقرير في الكتابة واضح مباشر وبسيط، وبشكل عام فتتراوح عدد صفحات التقرير ما بين 10 صفحات إلى 40 صفحة.
