كثيراً ما يتردد التساؤل حول اعمال السكرتارية تلك الوظيفة التي لا يمكن أن تخلو منها الشركات الكبرى والمؤسسات لما تقوم به من مهام فعالة تتعلق بتنظيم المعلومات والبيانات بالنيابة عن صاحب العمل وكذلك القيام بالأعمال الإدارية والمكتبية.
وقد يرى البعض أن العمل بتلك الوظيفة لا يوجد أيسر منه ولا يحتاج شروطاً ومهارات خاصة فيمن يقوم به، وأحياناً ما يتم الانتقاص من دوره وأهميته، فقد يكون ذلك راجعاً إلى انعدام الإلمام بمهام تلك الوظيفة، لذلك ومن خلال مقالنا التالي الذي نقدمه عبر موسوعة سوف نذكر تعريف السكرتارية ومهامها.
اعمال السكرتارية
هناك مجموعة من الأعمال الأساسية التي تعمل مهنة السكرتارية بصفة عامة على القيام بها وهي:
تنظيم سياسة العمل وتوزيع البريد على الأقسام والمكاتب وفقاً لما يرد من أوامر للمدير.
تنظيم المقابلات والمواعيد وفقاً لما يتناسب مع ظروف العمل وأوقات تواجد مدير الشركة.
المحافظة على المستندات والأوراق الهامة والخاصة بالعمل من الضياع أو التلف وإحضارها في الوقت المطلوب.
حلقة التواصل بين المدير والموظفين الآخرين عن طريق تقديم الشكاوى والمقترحات له ومشاركته في بحث الحلول الملائمة.
متابعة العاملين الجدد وتقديم التقارير حول مسيرتهم بالعمل والتأكد من كون الأمر يسير على النهج الصحيح، ومدى مقدرتهم على التقدم.
متابعة الفاكس، واستقبال الرسائل، المكالمات، الفاكسات، البريد الإلكتروني، وتقديمها إلى المدير وتقديم الرد عليها.
تعريف السكرتارية
تعرف في اللغة الإنجليزية بـ(Secretary) ويقصد بها مجموعة الأدوار الهادفة التي تسعى إلى توفير وتقديم خدمة تنظيم الإدارة في الشركة أو المنشأة.
تعرف كذلك بكونها الوظيفة التي تسعى إلى منح الإدارة المعلومات الكاملة والبيانات الهامة التي تساهم في دعم ما يتعلق بالعمل من بيئة محققة من وراء ذلك النجاح المرجو في أقل وقت وجهد.
مهام السكرتارية الادارية
نعرض لكم في الفقرة الآتية المهام الإدارية للسكرتارية:
حضور الاجتماعات من أجل تقديم وعرض الجداول وتدوين النتائج التي يتم التوصل إليها والملاحظات التي ينبغي توخي الحذر منها أو دراستها.
استقبال الزوار والعملاء.
أحياناً تكون مهمته متابعة الرواتب ومواعيد المنح والإجازات.
متابعة أداء المؤسسة من الإدارة بشكل عام.
الفحص الدوري لمستلزمات الإدارة واحتياجات الأمن والسلامة.
تنظيم مواعيد سفر المدير وتنقلاته الداخلية والخارجية وتأمين أماكن الإقامة وحجز تذاكر السفر والعودة.
شروط العمل في السكرتارية
لابد من توافر مجموعة من الشروط الأساسية لكي يتم القبول لدى المؤسسات من يتقدم للعمل، وكذلك للنجاح في العمل:
الحصول على الدرجات العلمية التي تجعل من الموظف يجيد القراءة والكتابة لأكثر من لغة بإجادة وإتقان.
مهارة استخدام الحاسب الآلي ومواكبة كافة ما يلحق به من تطورات.
اللباقة وحسن المظهر وسرعة البديهة، والمقدرة على مواجهة الأمور الطارئة بعقلانية وحكمة.
القدرة على العمل تحت ضغط.
الذكاء الشديد في التعامل مع العملاء، وكذلك التعامل مع الموظفين فيما بينهم.
تدوين والاحتفاظ بأرقام الهواتف وحسابات البريد الإلكتروني والعناوين الخاصة بالعملاء والشركات المنافسة من أجل سهولة إحضارها حين الحاجة إلى التواصل معهم من أجل ضمان سير العمل بشكل منظم ودقيق دون ظهور العقبات.
تقديم موجز عن الأخبار العامة اليومية من الجرائد الورقية وكذلك الإلكترونية للمدير، وتدوين كل ما يرد بها من أخبار تخص الشركة.
وقد بدأت تلك المهنة الهامة منذ بداية الثروة الصناعية التي قامت في أوروبا، حينما ظهرت الحاجة إلى وجود أشخاص قادرين على الكتابة والقراءة وإدارة المعلومات ونقلها، وكان الشرط الأساسي توافره في السكرتير إلى جانب التعليم المصداقية والسرية فيما يتعلق بحفظ البيانات والمعلومات، والجدير بالذكر أن أصل اسم المهنة هو كلمة (Secret) أي سر.
