يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية

• نظرا لتعدد أنواع وقواعد الكتابة، فيمكن القول إذن بأن عبارة يختلف هيكل التقرير ومكوناته اختلافا كبيرا عن المذكرة الداخلية هي عبارة صحية ولكل من التقرير والمذكرة الداخلية طرق وقواعد معينة وثابية للكتابة.
• والجدير بالذكر هنا أن التقرير هو طريق لإيصال المعلومات، والتي تكون تكون معدّة بشكل شبه نهائي للوصول إلى المستقبل من خلال صيغة معينة يحملها التقرير.
• وغالبا ما تكون التقارير مكتوب على شكل التقارير الصحفية أو مصور مثل التقارير الإخبارية المصورة.
• والهدف من التقرير هو عرض النتائج ووصل المعلومة للمستقبل بشكل صحيح.
• أما عن المذكرات الداخلية تكون المعلومات الموجودة بها مكتوبة بشكل واضح وأسلوب سريع لإيصال المعلومة للمتلقي أو المستقبل، فنستنتج إذن أن المذكرة الداخلية تكون مكتوبة باختصار شديد، على عكس التقرير يكون دائما في صورة مفصلة.
• يتطلب التقرير التحليل للمعلومات تحليلا تفصيليا لها، على عكس أن لا تحتاج المذكرة للكثير من التحليل،والاكتفاء بالملاحظات المهمة فقط.
• الجدير بالذكر هنا أن كلا من التقرير والمذكرة الداخلية يهدفا إلى إيصال المعلومة بشكل واضح، بينما يختلفا كلا منهما كل الاختلاف في المضمون والقواعد الكتابية.

مكونات التقرير

كما ذكرنا أن التقرير الهدف منه إيصال المعلومة إلى المستقبل أو المتلقي، ويكون بشكل مفصل، ويتضمن تحليلا شاملا للمعلومات والأحداث، ومما يلي سنتعرف على مكونات كتابة التقرير.

• صفحة العنوان.
• جدول المحتويات التي يتضمنها التقرير.
• المخلص أو النظرة العامة على موضوع التقرير.
• المقدمة، وهي بداية الدخول إلى بوابة التقرير.
• المناقشة، وهي المحتوى الأساسي الذي يتضمن المعلومات المفصلة والمحللة في التقرير.
• النتائج لما توصلت إليه مناقشة التقرير.
• التوصيات وهي مجموعة من التعليمات والنصائح.
• الملحق، ويكون مثل رسمة بيانية توضيحية أو جدول توضيحي.
• والمراجع أو المصادر التي تكون قفي نهاية التقرير.

أنواع التقرير

وبعد أن اطلعنا على تعريف التقرير والتعرف على مكونات كتابة التقرير، علينا أن نطلع أيضا إلى أنواع التقارير، وسنقوم بالتعرف عليها من خلال النقاط التالية.

• التقرير الطويل.
• التقرير القصير.
• التقرير الإعلامي.
• التقرير الدوري.
• التقرير الرسمي.
• التقرير الغير رسمي.
• التقرير التحليلي.
• التقرير الداخلي.
• التقرير لعرض مجموعة من المقترحات.
• التقرير لإبداء الرأي.

خصائص التقرير

يشمل التقرير مجموعة من الخصائص والسمات التي تميزه عن غيره من أنواع الكتابات المتنوعة، ولاسيما كتابة المذكرات الداخلية، ومن خصائص التقرير.

• يتميز التقرير بداية من وضع العنوان المناسب.
• يشمل التقرير البساطة، ومناسب لجميع الفئات.
• يقدم التقرير في الوقت المناسب.
• يتضمن من ضمن المناقشة والتي تعد أحد مكوناته الأساسية للمتن الإشارة إلى الفروقات عن طريق عرض المقارنة.
• يتميز التقرير بكونه نظم متناسق، وهذا تعرفنا عليه من خلال مكوناته الثابتة.
• يشمل التقرير الدقّة والتحديد في إيصال المعلومات.
• كافة المعلومات التي يتضمنها التقرير تكون ذات صلة تامة بالعنوان الرئيسي المناسب للتقرير، ولا يوجد عكس ذلك.

استخدامات التقرير

مما سبق بعد أن تعرفنا على خطوات وأهمية التقرير وخصائصه في الكتابة، فلا شك أن التقرير يستخدم في العديد من الأغراض، ومن أغراض استخدامات التقرير ما يلي.

• التقرير العلمي.
• التقرير الهندسي.
• التقرير الطبي.
• التقرير المالي.
• التقرير المخبر.