طريقة كتابة تقرير

طريقة كتابة تقرير ممتاز بطريقة سهلة وسريعة حسب النوع والغرض الذي لأجله يتم تقديم تقريرك، هناك فروق بين التقارير وذلك لتنوع الهدف والمؤسسات واختلاف الأعمال والأداءات، لذا لا تظن أن التقرير له صيغة ثابتة ولكن هناك عنصر أو أكثر قد يشتركوا في نمط التقرير المكتوب

طريقة كتابة تقرير

حتى تتمكن من كتابة تقرير عليك اتباع الإرشادات التالية:

•  التقرير نوع من مستندات العمل لأي مكان سواء حكومي أو مؤسسي خاص، أو شركة، أو حتى محال بقالة وأغراض منزلية أو آلات مواصلات، أو أكسسوارات، كل ما من شانه التعامل مع أمور تؤدي لربح أو خسارة مالية، ومصروفات وموارد مادية.
•  لهذا النوع خصائص من حيث الكتابة والتفصيل، ويختلف حسب مجاله المكتوب لأجله، وقد يكون إيجابي أو يوضح مثالب، أو حتى تحليلات مساعدة للأعمال، من ضمن الأغراض التي يكتب بها تقارير الأغراض الطبية، لبيان حالة مريض، أو احتياجاته، أو أداء الأطباء والعاملين، كذلك الأغراض السياسية عن أمن الأفراد والاقتصاد والوطن ككل، وأغراض اقتصادية لبيان الميزانيات وهناك أغراض صحافية، وأخرى تعليمية، وأخرى اجتماعية وغيرها.
• يمكن أن نعطيه تعريفًا بأنه: ” وثيقة ورقية أو إلكترونية تصف معلومات وبيانات خام عن موضوع محدد في إطار عمل ضمن وحدة كلية، بعرض معين للحقائق فقط دون تنميط أدبي أو لغوي، وبأسلوب يتصف بالمباشرة ومناقشة قضية أو إشكالية ما في الوحدة المكتوب عنها هذه الوثيقة التقريرية، بشكل رسمي غير مجامل”.

أهمية معرفة كيفية كتابة تقرير

عندما تجيد أن تكتب تقريرًا فأنت بذلك تضع أسس سليم للحكم والتقييم على إتقان موظف أو عمل ما أو رداءته، وعليه عند اتخاذ قرار بالنسبة للعمل وتطويره يؤخذ التقرير بعين الاعتبار، وعنها يمكن حذف الزوائد غير الهامة، إضافة وجلب موارد معينة تطويرية لصالح العمل ككل، وعلى هذا النمط في سائر الوظائف والمباني التي تستخدمه.

يوفر التقرير مالاً وجهدًا ووقتاً، ويلقي الانتباه على عناصر معينة ونقاط قد تكون مغفلة، ومن ثم يوجه ويعدل ويصلح ويرشد سلوكيًا وعملياً للمسارات الأصوب، كذلك تسهل العودة لها لمعرفة تطور المنشأة وموظفيها مثلاً، أو مراحل البدء الأولى ودرجة التعديلات وفاعلية القرارات المتخذة، وهي لا تكلف ماليًا مقارنة بخدمات أخرى.

كيفية كتابة تقرير على عناصر وهيكلة معينة كالأتي

إذا كنت تريد كتابة تقرير متميز بهيكلة خاصة وعناصر محددة مسبقاً، فأنت تمتلك كنزاً خاصاً، فكل تلك البيانات التي جمعتها لتقريرك هي مواطن قوة، وليست مواطن ضعف، حتى تتمكن من استغلال تلك العناصر على الشكل الأمثل، وذلك كما في النقاط التالية:

•  أي تقرير يبدأ ببداية ترحيبية بها عنوان وملخص عن المجال أو موضوع التقرير، وقد يكون عدة صفحات أو ورقة أو ورقتين، فليس هناك محدد معين للصفحات، يكتب بأول صفحة العنوان والمعد والمؤسسة والشعار إن وجد، كما يشمل تمهيد مقدم بملخص للموضوع وقد يرفق معه رسالة لجهة إدارة عليا، قد تكون مدير تنفيذي، رئيس مجلس إدارة، مدير المدرسة، الوزير، وهكذا.
•  الموضوع الممثل لجسم التقرير، وفيه العرض والتوضيح بتفصيل مرتب ومنطقي ومتدرج ومناقش، والأسماء إن وجدت، ثم الخلاصة الخاتمة، لإعادة تلخيص مبسط لما ورد بالتقرير وتذكيرًا بها، وتشمل المقترحات وتوصيات إضافية، أو حلول مساعدة، وإن كان التقرير بحثاً علميًا فلابد من إيراد مراجع الباحث، وملاحقه المستخدمة.

ملاحظة في كيفية كتابة تقرير جيد

كتابة التقارير الجيدة، لا يختلف الكثير عن كتابة التقارير المعتادة، ولكن ما يميزه التقرير الجيد بعض النقاط الخاصة، وتلك النقاط هي كما يلي:

• الغلاف حافظ للوثائق الورقية من التلف والغبار والتمزق ممن الحمل باليد وتعرقها، وحتى مع قلة الوريقات يمكن استعمال غلاف بلاستيكي وتكعيب، ولا ينبغي إهمال التاريخ لمعرفة وقت التقرير وصلاحيته للفترة الحالية والفترات الماضية أو اللاحقة، كما تشير لاجتهاد مقدم التقرير وعمله وأنه لا ينسخه عن معلومات سابقة.
• وهناك تقارير من صفحة واحدة تكون مباشرة عن شخص ما، أو إخبار بأمر ما أو تعليمات معينة للمرؤوسين، بينما تقارير الصحفيين يمكنها أن تكون مرئية مسموعة مسجلة، أو إخبارية، أو شخصية بشخصيات هامة أو متعلقة بأحداث واقعة.

ما هي أنواع التقارير

لا يوجد واقع تصنيف عالمي موحد يشمل كل أشكال التقارير، لكن توجد فئات للتصنيف، وقد تم جمع فيها كافة التصنيفات الشائعة، والتي تساعد بشكل عام في دراسة التقارير واستخدامها، ومن بين تلك التقارير كل مما يلي:

التقارير الوظيفية

يحتوي هذا التصنيف لأنواع عديدة من التقارير، والتي تختلف من حيث تسميتها من الهدف الأساسي، والتي من بينها التقارير التالية:

• التقارير المحاسبية.
• تقرير التسويق.
• التقارير المالية.

إلى جانب الكثير من التقارير الأخرى، ولكن يجب الإشارة إلى أن التقارير الوظيفية من الممكن أن تندرج تحتي أي نوع من أنواع التقارير الأخرى، والتي قد تكون داخلية أو خارجية، ومن الممكن أن تكون ضمن التقارير الرأسية أو الجانبية، وكل تلك الأنواع من التقارير سنذكرها بشيء من التفصيل فيم يلي.

التقارير الدورية

يتم إصدار هذا النوع من التقارير في مواعيد يتم جدولتها بشكل منتظم، فيتم إرسالها بشكل رأسي غلى أعلى في التدريج الوظيفي، فيتم إرسالها من الموظفين للمدراء، وتخدم مثل تلك النوعية من التقارير الجهات الرقابية، مثل جهة الرقابة الإدارية على وجه الخصوص، بحيث تساهم مثل تلك النوعية من التقارير والنماذج المطبوعة بشكل مسبقاً والبيانات التي يتم إنشاؤها بداخلها بشكل تشقني باستخدام برامج كمبيوتر مختلفة، والتي تعمل على توحيد التقارير الدورية.

التقارير الداخلية أو الخارجية

يعبر عن مثل تلك التقارير باسم التقارير الداخلية بشكل عام، وذلك كونها يتم تبادلها داخل الشركة أو المؤسسة الواحدة، أما التقارير الخارجية، فهي تلك النوعية من التقارير التي يتم تناقلها بين الشركات المختلفة، والتي من بينها التقارير المالية للشركات، والتقارير السنوية.

التقارير الرأسية أو الجانبية

تعتمد مثل تلك النوعية من التصنيف على اتجاه حركة التقارير داخل المؤسسة الواحدة، كون التقارير التي تنتقل من الأعلى غلى الأسفل أو العكس في السلم الوظيفي للشركة، هي التي يطلق عليها التقارير الجانبية، ويتم استخدامها لتبادل التقارير بين فرق العمل المختلفة، وبين المدراء في الأقسام المختلفة، أو حتى بين الموظفين وبعضهم البعض، أما التقارير الرأسية، فهي تلك التقارير التي تنتقل خلال السلم الوظيفي للشركة، فتنتقل من الموظفين إلى المدراء، أو العكس.

تقارير المقترحات

تقارير الاقتراح هي نوعية من التقارير التي تستهدف حل مشكلة محددة، فمثل تلك التقارير تحتوي في كثير من الأحيان على خطة شركة معينة، وتلك الخطة تعمل على تلبية احتياجات شركة أو مؤسسة أخرى، ومعظم المؤسسات الحكومية تقوم بالإعلان عن احتياجاتها عن طريق نشر ما يسمى “دعوة لتقديم المقترحات” أو Request for proposal، والتي تعمل الشركات الخاصة بناءً عليها تقاريرها التي تحتوي على كيفية حل المشكلة المطروحة، والقيام بمعالجتها، أو تفادي مشكلة منتظر حدوثها.

التقارير الإعلامية أو التحليلة

التقارير الإعلامية أو المعروفة باسم Informational Reports، والتي تشبه التقارير السنوية والتقارير المالية، والتي تحتوي في أغلب الأحيان على معلومات مهمة وواضحة، ويتم نقلها من جانب الشركة أو المؤسسة، والإعلان عنها لوسائل الإعلام المختلفة، أما التقارير التحليلة فهي تلك التقارير التي تستهدف في المقام الأول دراسة مشكلة محددة، والعمل على إيجاد حلول لها.

أسئلة شائعة

• أسماء الله الحسنى
• أذكار الصباح
• حساب العمر