الموسوعة العربية

ابحث عن أي موضوع يهمك

طريقة كتابة خطاب رسمي

بواسطة:
طريقة كتابة خطاب رسمي

إليكم طريقة كتابة خطاب رسمي ، إن عملية إرسال وتلقي الخطابات هي واحدةً من أقدم الطرق التواصلية ما بين الأشخاص محلياً ودولياً ، وذلك لعدم توافر طرق الاتصال الحديثة الموجودة الآن مثل الهاتف وشبكة الإنترنت، فكان الخطاب هو السبيل الأيسر لإرسال وتلقي المعلومات من الأشخاص والدول .

ولا تزال الخطابات تُستخدم الآن كوسيلة لإتمام بعض المعاملات أو الحصول على الموافقات وإرسال بعض الشكاوى والاقتراحات لإلى الجهات الحكومية، وعندها سوف يتوجب عليك أن تكتب الخطاب بصيغة محددة تضعها المؤسسات الحكومية وتتفق عليها، وبالرغم من وجود بعض الأشخاص المتخصصون في كتابة هذه المراسلات الرسمية إلا أن قد تضطر أحيانا إلي صياغتها بنفسك ، لذلك من الضروري أن تتعرف وتتعلم بشكل جيد كيفية كتابة الصيغ المتعلقة بالخطاب الرسمي تجنباً للوقوع في أية خطأ عند إجراء المعاملات الرسمية لإنجاز أمورك بشكل سريع ودقيق

وإليكم اليوم مقالاً عن كيفية صياغة الخطابات الرسمية بشكل متقن من موقع موسوعة

طريقة كتابة خطاب رسمي

الخطابات الرسمية

تمثل الخطابات الرسمية الإدارية أهمية كبرى في حياة المعاملات الرسمية في الدول وخاصة في الجوانب الاجتماعية والوظيفية لما تمثله من كونها وسيلة تواصلية من أهم وسائل التواصل الإنساني :

  • تقوم الخطابات بتوفير الكثير من الوقت والجهد فبما بين الجهات المرسلة والمستقبلة لها .
  • الخطابات وسيلة من أهم وسائل التخاطب والتواصل ما بين كبرى المؤسسات الرسمية الحكومية وغير الحكومية .
  • يعتبر البعض أن الخطابات الرسمية هي عقد قانوني موثوق يُرجع إليها عند الضرورة .
  • تستخدم الخطابات الرسمية في إعلام الأفراد والمؤسسات بمختلف الأمور والشئون المتعلقة بهم على مستوى العمل والحياة المهنية .

أنواع الخطابات الرسمية

تنقسم الخطابات الرسمية إلى عدة أنواع منها :

  • الخطابات الموجهة ما بين الجهات الرسمية الحكومية بعضها البعض .
  • الخطابات الموجهة من الأفراد إلى المؤسسات الحكومية الرسمية، وذلك حينما يريد الأفراد طلب بعض الخدمات أو المعلومات من إحدى هذه المؤسسات .
  • الخطابات الرسمية الموجهة من إحدى الجهات الرسمية إلى الأفراد .

طريقة كتابة الخطابات الرسمية

وتختلف الصيغة المستخدمة في كتابة كل من الخطابات السابقة ولكن بشكل ليس كبير ، وسنعرض عليكم كيفية كتابتها في الخطوات التالية .

  • يجب أن يكون الخطاب الرسمي مكتوباً على ورق أبيض أو أصفر ساده دون رموز أو علامات مميزة، أو ورق مدون عليه شعار الجهة المرسل لها الخطاب إن كانت جهة رسمية وان تتم الكتابة بإستعمال قلم جاف أزرق واضح الخط في منتصف الورقة دون وضع أية إطارات .
  • يفضل أن تتم كتابة الخطابات الرسمية من خلال برنامج Microsoft Word وأن يكون بخط Arabic Typesetting ذو نمط 16 .
  • يتم بدأ صياغة الخطاب بإلقاء سلام الله كالتالي ” السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد؛ ” ، ثم تتم كتابة أسم الشخص أو الجهة الرسمية الموجهة لها الخطاب، السيد / ……… ، وفي السطر التالي يُكتب تحية طيبة وبعد .
  • بعد ذلك يبدأ المرسل في سرد متن الخطاب مع مراعاة الدقة في إيضاح سبب إرسال الخطاب مع الاختصار والإيجاز وعدم الإسهاب في الحديث دون جدوي .
  • يجب أن يتم تقسيم الخطاب إلى عدة نقاط متسلسلة في حالة كونه يحتوي على عدد أمور متعددة كشروط عقد أو اتفاقية ما .
  • وختاماً يتم إنهاء الخطاب بجملة ” ولكم منا جزيل الشكر ” وكتابة اسم مُرسل في السطر التالي لها على النحو التالي ، مُرسله لسيادتكم / ….
  • في نهاية الخطاب يجب مراعاة أن يتم وضع الأختام والتوقيعات المطلوبة حيثُ يضفي ذلك صفة الأهمية  والرسمية على الخطاب .

أمور مهمة عند كتابة الخطابات الرسمية

هناك عدة أمور يجب الانتباه لها عند كتابتك لخطاب رسمي ومنها :
  • مراعاة الوضوح والدقة في ترتيب أفكار الخطاب وانتقاء الألفاظ المستخدمة في الكتابة .
  • الحياد والصدق في المعلومات المرسلة من خلال الخطاب وتجنب اللجوء إلى الحكم والأبيات الشعرية والصور البلاغية والمحسنات البديعية غير المجدية .
  • مراعاة الاختصار والإيجاز ولكن دون الإخلال بالمعنى .
  • الحفاظ على تقسيم الأفكار الواردة في الخطاب في نظام وتسلسل واضح من خلال نقاط مرتبة .
  • عند كون الخطاب المرسل رداً على خطاب سابق يجب الإشارة إلى الخطاب السابق من خلال تاريخه ورقمه والتذكير بالموضوع المرسل من أجله.