الموسوعة العربية

ابحث عن أي موضوع يهمك

طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي

بواسطة: نشر في: 8 نوفمبر، 2019
mosoah
طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي

يبحث الكثيرون عن طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي حيث إنه في ظل عصر التكنولوجيا و الإنترنت أصبحت الخطابات من الأمور النادرة الاستخدام و التداول لذلك صارت طريقة كتابتها في طي النسيان.

و نظراً لكون الخطابات الرسمية لا يمكن استبدالها بالرسائل النصية الإلكترونية في الكثير من الجهات؛ تهتم موسوعة بالتعريف عنها و ذكر طريقة كتابتها وبشكل خاص الخطابات الرسمية الحكومية.

طريقة كتابة خطاب رسمي بالعربي

كثيراً ما يحتاج الإنسان كتابة خطاب رسمي لجهة ما و حينها يتوجه إلى من يختص بذلك مثل المحامون و كتاب العدل، و لكن قد لا يتاح له ذلك في بعض الأحيان فيضطر إلى كتابته بنفسه، و هناك بعض الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة الخطاب الرسمي منها ما يلي:

  • الصدق فيما ترد كتابته بالخطاب من معلومات.
  • طرح الأفكار بسلاسة ووضوح وترتيبها بشكل دقيق.
  • كتابة الخطاب بإيجاز وتفصيل كامل الأفكار غير مخل بالمعنى.
  • في حالة الرد على خطاب سابق يتم إدراج رقمه و تاريخه وموضوعه.
  • أن يتميز الخطاب بالدقة في طرح الأفكار و انتقاء مصطلحات و مفردات لغوية.

مقدمة خطاب رسمي

عند كتابة الخطاب الرسمي لابد من توفر بعض الأمور و التأكد من صحتها وورودها بالخطاب وهي:

  • أن يحمل ورق الخطاب الشعار الرسمي الخاص بالجهة الموجه إليها.
  • التأكد من كون الورق المستخدم في الخطاب خالٍ من الرسومات أو العلامات سواء كان ورق أبيض أو أصفر.
  • استخدام القلم ذو الحبر الأزرق عند الكتابة باليد.
  • في حالة الكتابة على الحاسوب فإن أفضل طريقة هي الكتابة بواسطة برنامج الوورد و تحديد حجم الخط (16) طريقة أريال.
  • التنسيق في الانتقال بين السطور و ترتيب الأفكار بحيث يتم ترك سطر أو نصف سطر بين الفكرة و الأخرى.

خطابات رسمية حكومية

الخطاب الحكومي هو ذلك الخطاب الموجه من شخص إلى جهة حكومية قد يكون المرسل موظف يعمل بتلك الجهة أو أن يكون الغرض من إرسال الخطاب الشكوى من شيء، أو طلب الموافقة على أمر ما.

خطوات كتابة الخطاب الرسمي الحكومي

  • الترويسة: يتم بها كتابة اسم المرسل و عنوانه تفصيلاً بكتابة اسم الشارع و في السطر الذي يليه اسم المدينة، كما تتم كتابة اسم القرية التابعة للمدينة في حالة كان المرسل يسكن بالريف، و في أسفل يسار الصفحة يكتب تاريخ تحرير الخطاب تفصيلاً (اليوم، الشهر، السنة).
  • عنوان المرسل إليه: هذا هو العنوان الداخلي الذي يتضمن اسم المرسل إليه و عنوانه، ومن ثم إدراج اسم المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها المرسل و لابد من ترك مسافة كافية بين العنوان الداخلي و الترويسة السابقة له.
  • التحية: افتتاح الخطاب بتوجيه التحية من المرسل إلى المرسل إليه بعبارة مثل (السيد الفاضل مدير…، لك مني كامل التحية والتقدير، أما بعد:…) مع مراعاة ترك سطرين ما بين العنوان الداخلي و عبارة التحية.
  • محتوى الخطاب: تتم كتابة المحتوى الذي يتضمنه الخطاب على النحو التالي:
  1. الالتزام بالكتابة في نصف الورقة بدون إضافة إطارات جانبية.
  2. بدأ الخطاب بإلقاء التحية على المرسل إليه بالصيغة التالية (السلام عليكم و رحمة الله و بركاته).
  3. كتابة الطلب أو الأمر المراد الحصول عليه و إنجازه باسترسال ووضوح و إنجاز.
  4. إنهاء الخطاب بالشكر بالصيغة التالية (و لكم جزيل الشكر و التقدير).
  5. إدراج توقيع المرسل و تاريخ اليوم الذي تمت فيه كتابة الخطاب.

نموذج خطاب رسمي لشركة

فيما يلي نعرض نموذج يمكن الاستعانة به عند كتابة خطاب رسمي لشركة:

  • السلام عليكم ورحمة الله و بركاته.
  • إلى السيد المدير…
  • تحية تقدير طيبة و بعد…
  • كتابة المحتوى بالخطوات السابق ذكرها.
  • لك مني جزيل الشكر و العرفان.
  • مرسله لسيادتكم…
  • في أسفل الخطاب تتم كتابة توقيع المرسل.
  •  ثم إضافة التاريخ تفصيلاً.

عرضنا من خلال مقالنا طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة رسمية حكومية بالخطوات نتمنى أن نكون قد أفدناكم، و كما قد تكون الخطابات موجهة من شخص إلى جهة رسمية يمكن كذلك أن تكون موجهة من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى.

مواضيع ذات صلة

طريقة كتابة خطاب رسمي

طريقة كتابة خطاب رسمي