الكثير من المؤسسات بحاجة إلى كتابة نموذج رسالة دعوة حضور اجتماع بطريقة رسمية واحترافية، حيث أن الكثير من العاملين بتلك الأماكن على غير دراية بطريقة كتابتها.
ومن الضروري معرفة كيفية كتابته، فحضور الاجتماع يكون بشكل دوري سواء أسبوعي أو شهري، وإرسال دعوة حضور الاجتماع بطريقة رسمية يجب أن تتوافر بكل المؤسسات وخاصةً الكبيرة والتي تدل على التعامل مع العاملين بشكل احترافي.
من خلال موسوعة يمكنك الإطلاع على كيفية كتابة الدعوة بجانب أبرز نماذجها.
كيفية كتابة نموذج رسالة دعوة حضور اجتماع
كتابة دعوة لحضور الاجتماع يمكن عبر وسيلتين، الأولى من خلال البريد الإلكتروني والثانية بالطريقة التقليدية وهو البريد العادي، تعرف على كيفية كتابتها من خلال ما يلي:
يجب أن يكون أسلوب وصيغة كتابة الدعوة رسمية.
ضرورة مراعاة كتابة الألقاب في كتابة الدعوة سواء السيد أو الدكتور على حسب مهنة المدعو.
احرص على كتابة تاريخ الدعوة بجانب ذكر المدعو إليه.
من المهم كتابة دعوة حضور الاجتماع قبل الميعاد المحدد بأسبوع أو عدة أيام على الأقل حتي يكون الجميع على استعداد تام.
عليك ذكر أهم تفاصيل الدعوة من حيث الموضوع الذي سيتم مناقشته بداخل الاجتماع بجانب مكان وزمان الدعوة.
يجب أن يكون أسلوب الكتابة واضح ومباشر للمدعوين.
احرص على التوقيع في نهاية كتابة الدعوة، على أن تكون مختومة أيضاً بختم المؤسسة.
أبرز نماذج كتابة دعوة حضور الاجتماع
عقب إطلاعك على كيفية كتابة الدعوة، هناك عدد من النماذج التي يمكنك الإطلاع عليها لتساعدك على كتابتها بشكل جيد من خلال الأتي:
1. النموذج الأول
أولاً: قم بكتابة التاريخ.
ثانياً: اسم المدعو: السيد/ة
ثالثاً الموضوع: دعوة حضور لاجتماع مجلس الإدارة.
تبدأ الكتابة ب تحية طيبة وبعد.
يسرني أن أدعوكم إلى حضور اجتماع مجلس إدارة الشركة (مع ذكر الاسم)، والذى من المقرر عقده في تمام الساعة 12 مثلاً، من صباح (أو مساء) يوم الثلاثاء على سبيل المثال، الموافق( كتابة التاريخ)، وذلك لمناقشة أو اتخاذ القرارات (مع ذكر اسم الموضوع الذي سيتم مناقشته أو القرارات بالتفصيل).
للختام: مع كامل الاحترام والتقدير،،.
ثم يتبعها اسم الشركة.
ثم يتبعها اسم صاحب الدعوة.
2. النموذج الثاني
أولاً كتابة: السيد المدير (مع ذكر الاسم) يدعوكم لحضور اجتماع مناقشة الأمور (مع ذكر ما ستيم التناقش فيه).
ثانياً: موضوع الاجتماع: (مع ذكر كتابته).
ثالثاً: كتابة اسم مدير الاجتماع.
رابعاً: تاريخ الاجتماع (مع ذكر الساعة).
خامساً: المشاركون ( كتابة المدعويين مثل أعضاء مجلس الإدارة).
سادساً: جدول الأعمال: ويتم فيها كتابة الأمور التي سيتم التناقش فيها بوضوح.
في الختام يتم التذكير بالتأكيد على حضور الاجتماع مثل كتابة “رجاء حضور الاجتماع”.
كتابة اسم صاحب العمل: المدير/.
ذكر تاريخ كتابة الدعوة: تحريراً في 5/5/2018 على سبيل المثال.
3. النموذج الثالث
التاريخ: (مع ذكره بالساعة).
إلى: المدعويين، مثل: أعضاء مجلس النقابة.
الموضوع: دعوة لحضور اجتماع طاريء (مع ذكر المؤسسة).
يرجى حضوركم إلى اجتماع (اسم المؤسسة)، وذلك في يوم الثلاثاء مثلاً، الموافق 12/1/2019 على سبيل المثال، وذلك في (كتابة مكان الدعوة)، من أجل مناقشة بعض الأمور من أهمها (ذكرهم بوضوح).
مع كامل الاحترام والتقدير.
ثم يتبعها اسم المدعو.
تختتم بتاريخ كتابة الدعوة.
4. النموذج الرابع
التاريخ: (مع ذكره).
السادة: أعضاء مجلس الإدارة.
المؤسسة (مع ذكر اسمها).
الموضوع: دعوة لحضور اجتماع مجلس إدارة (مع ذكر اسم المؤسسة).
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،.
يشرفنا دعوتكم لحضور اجتماع رقم (4 مثلاً)، لمجلس إدارة مؤسسة (مع ذكر الاسم)، والمقرر عقده بإذن الله في تمام الساعة (11 على سبيل المثال) صباحاً في يوم الاثنين الموافق (ذكر التاريخ)، بمقر المؤسسة الموجود في (ذكر العنوان)، لمناقشة الأمور التالية (ذكرهم بوضوح في نقاط).
