الموسوعة العربية

ابحث عن أي موضوع يهمك

مهام المساعد الاداري في مختلف التخصصات

بواسطة: نشر في: 23 يوليو، 2020
mosoah
مهام المساعد الاداري

“ما هي مهام المساعد الاداري Administrative Assistant ؟” هذا ما نُجيبُكم عنه عبر مقالنا في موسوعة، إذ أن الشركات والمؤسسات الكُبرى هي التي تحتاج إلى مساعد إداري ذو خبرة عالية وقدرة على مواكبة التطورات والأحداث والمواقف التي تطرأ.

وذلك لما يتمتع به المساعد من خصائص ومميزات نفسية وذهنية وعملية من شأنها أن تُساعده في العمل باحترافية مما يُجنب المؤسسة المشكلات بل ويُكسبها قاعدة ناجحة من الأفراد العاملين والإداريين والشركات الأخرى التي تتعامل معها المؤسسة.

لذا فإن توظيف المساعد الإداري أو السكرتارية هو الذي يحتاج إلى شخص قادر على القيام بمجموعة من المهام المختلف، فماذا عن مهام المساعد الاداري بصفة عامة، ومهام المساعد الإداري في الجامعة وفي مكاتب التعليم وفي الموارد البشرية؟، هذا ما نُسلط الضوء عليه، فتابعونا.

مهام المساعد الاداري

يبحث الكثير من أصحاب المؤسسات والشركات عن مساعد إداري ناجح متمكن من أدواته بمهارات عالية، ذو خبرة في مجالات الاتصال والتفاعل والتواصل مع الآخرين بأسلوب مرن وسلس يقوم بكل الواجبات التي تقع على عاتقه بما ينهض بأداء المؤسسة وعلاقتها، لذا فنصحبكم في جولة للوقوف على مهام المساعد الإداري الذي يساعد الموظفين التنفيذيين في أداء مهامهم بكفاءة عالية التي نستعرضها في السطور الآتية:

  • يقع على عاتق المساعد الإداري العديد من المهام الوظيفية في المؤسسات والشركات.
  • وضع جدولة لللمقابلات والاجتماعات وعرضها على المدير وتذكيره بها أولاً بأول.
  • الاهتمام بالبحث عن مصادر البيانات الأساسية من خلال إتقان برامج الحاسوب التي تساعده في أداء عمله.
  • تسجيل كافة الاجتماعات وما جاء بها من قرارات بشكل واضح وإرفاقها مع الاجتماعات الأخرى.
  • يتوجب على المساعد الإداري إرسال واستقبال البيانات الخاصة بالشركة.

التواصل الفعال

  • التعامل بتواضع مع الموظفين الآخرين في المؤسسة وتفهم الأوضاع الراهنة لهم.
  • التعامل مع المدير والعملاء والموظفين بأخلاق العمل السمحة مما يكسب المساعد مكانة أفضل.
  • دعم التواصل والحوار فيما بين المدير والموظفين والعمل على توحيد الرؤى والأفكار فيما بينهم.
  • القدرة على إدارة الحوار بمنطق وعقلانية مما يسهم في دفع دفة الحوار لصالح المؤسسة.
  • العمل بروح الفريق إذا كان هناك أكثر من موظف يشرفون على عمل يقوم به معهم، والتحلي بالثقة بالذات والتواضع.
  • كما يجدُر بالسكرتارية أن يستقبل الطرود والإيميلات وما يرد إلى المؤسسة من رسائل عبر منصات التواصل الاجتماعي أو عبر البرامج المتخصصة والتطبيقات التي تكفل التواصل مع الجماهير والمؤسسات الأخرى.

إيجاد حلول

  • العمل على إيجاد حلول للمشكلات الداخلية في المؤسسة وتقديم الدعم الكامل لطاقم العمل مع توفير بيئة عمل صالحة للإنتاج وإبلاغ المدير بما يجري للوقوف على حلول جذرية.

الأعمال المكتبية

  • العمل على تنظيم الهيكل الإداري للشركة إلى جانب صيانة الدليل وتحديثه بالإضافة أو الحذف.
  • القيام بمهام الجرد ومراجعة الفواتير والأصول والإمدادات ورصد وضع الأسهم وما آلت إليه الأوضاع من ارتفاع أو هبوط.
  • تقييم الأداء العام للمؤسسة ورفع تقارير أسبوعية أو شهرية للمدراء للوقوف على حالة وأوضاع الموظفين والإدارة.
  • الاعتماد على البرامج المُتخصصة التي تسهم في جدولة المواعيد، ورصد البيانات وتحليلها وعرضها على الكمبيوتر، مما يسهم في رفع أداء المساعد بالقيام بالمهام المطلوبة منه من مُراسلات وإدارة للفاكسات والرسائل التي ترد إليه على أعلى مستوى.
  • يقوم المساعد الإداري بإعداد مسودات للاجتماعات مما يساهم في قيام الاجتماعات بكفاءة عالية تدعم الشركة في أفكارها المطروحة أثناء الاجتماع.
  • تسجيل الملاحظات العابرة والرئيسية التي قد تسهم في تحسين كفاءة العمل وعرضها على المدير.

إجادة المهارات الإدارية

  • الرد على التليفون مما يتطلب قدرة عالية على التواصل الفعّال والتمكن من اللغة سواء العربية أو الإنجليزية أو غيرها من اللغات التي يتحدث بها المساعد.
  • تسجيل نفقات المؤسسة ورصدها في برنامج الإكسل الذي يُساعد السكرتارية في تسجيل النفقات وإرسالها إلى المدير أولاً بأول.
  • إجادة العمل تحت ضغط والانتباه إلى التفاصيل الدقيقة وكذلك الأعمال ككل والوقف على مدى سير العمل بانتظام وكفاءة عالية في يقظة شديدة وانتباه لكافة الأحداث التي تقع في المؤسسة.
  • العمل على تصحيح ورصد وكتابة والحفاظ على البيانات الخاصة بالمؤسسة.
  • إلى جانب إجادة العمل على الحاسوب وبرامج التشغيل سواء للكتابة وحفظ الصور وإضافة البيانات على الصور، مما يضمن له مستقبل أفضل في أداء تلك المهمات التي يقوم بها، إذ أن المهام الإدارية تعتمد على كفاءة المساعد الإداري في التعامل مع الإنترنت والعالم الرقمي بشكلٍ عام، فضلاً عن قدرته على التعلُم كل جديد على عالم الحوسبة من تخزين البيانات والحفظ والإرسال.

مهام المساعد الإداري في الجامعة

تتعدد مهام المساعد الإداري في الجامعة وغالبًا ما يتقلد منصب سكرتير العميد، إذ يقع على عاتقه مجموعة من المهام الأساسية التي ترجع إجادته فيها إلى مهاراته المتعددة على الصعيد الإداري أو الحاسب الآلي وإدارة البرامج والتطبيقات، فضلاً عن التواصل الفعال وآليات التفاعل والتفهم مع الآخرين، إلى جانب قدرته على الإقناع والاستماع الجيد، لذا نُسلط الضوء على أبرز تلك المهام من خلال السطور الآتية:

  • جدولة المواعيد الخاصة بالعميد وإبلاغه بها أولاً بأول.
  • متابعة منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بالجامعة والتواصل مع الطلاب والعمداء ورؤساء الأقسام.
  • العمل على رفع أداء صفحة الجامعة وعرض الفعاليات والمناسبات والاحتفالات والأحداث التي تجري في الجامعة.
  • عرض إنجازات الجامعة على منصات التواصل وخاصة فيما يتعلق بما يقوم به العمداء وما يحصل عليه الطلاب من جوائز محلية أو عالمية.
  • يعمل المساعد الإداري في الجامعة على تنظيم الملفات الخاصة بالمكتب والطلاب والإداريين.
  • كما يشمل عمل المساعد الإداري في الجامعة في متابعة تنفيذ القرارات الصادرة من مكتب العميد، إلى جانب متابعة عمل موظفي الاستقبال وما يقدمونه من تقارير رسمية للوقوف على طبيعة ما يرد إليهم من مراسلات.
  • يقع على عاتق المساعد الإداري في الجامعة عمل مسودة للاجتماعات وتقديمها للعميد قبل البدء في الاجتماع، إلى جانب توزيع عناصر الموضوعات التي سيتحدث فيها العميد على كافة الحاضرين.

مهام المساعد الإداري في مكاتب التعليم

يحمل المساعد الإداري على عاتقه القيام بمجموعة من المهام المنوط بالقيام بها، وغالبًا ما يتقلد منصب رئيس الشؤون الإدارية في المدرسة، أو وكيل الشؤون التعليمية مما يجعله يهتم بعدد من المهام التي نستعرضها فيما يلي:

  • يهتم المساعد الإداري في مكاتب التعليم بالقيام بتنظيم ملفات الطلاب في المدرسة سواء الجُدد أو من هم في مراحل انتقالية داخل المدرسة.
  • يهتم المساعد الإداري في مكاتب التعليم بالقيام بترتيب جداول المدرسين أو الإشراف عليها، والتنظيم فيما بين المدرسين في حالة إذا ما كان هناك تداخل في المواعيد أو مدرس يعمل أكثر من اللازم وكذلك رصد المدرسين المتقاعسين عن حضور الحصص أو المتأخرين عن الحصص الأولى والغير الملتزمين بحضور الطابور المدرسي.
  • يهتم المساعد الإداري في مكاتب التعليم باستلام ملفات الطلاب.
  • يهتم المساعد الإداري في مكاتب التعليم بالتواصل مع أولياء الأمور في حالة ملاحظة التغيرات على سلوك الطالب.
  • يعاون المساعد الإداري في مكاتب التعليم المدرسين في ملاظة الطلاب والتصدي لأفعالهم التي قد تتجاوز حدود اللائق.
  • يمتلك المساعد الإداري في مكاتب التعليم شهادات الطلاب الطبية وكل ما يتعلق بملفات الطلاب.
  • يهتم المساعد الإداري في مكاتب التعليم بتنظيم الملفات الخاصة بالطلاب إلى جانب المدرسين والعاملين في المدرسة.
  • يقف المساعد الإداري في مكاتب التعليم على كل ما يدور في مستودع الكتب الخاص بالمدرسة.
  • ولكن يجب أن نُشير إلى أن صلاحيات المساعد الإداري هي التي تختلف من مدرسة لأخرى وفقًا لنمط التعامل ونظام المدرسة سواء الخاص أو الحكومة أو الدولي، فكلما كانت المدرسة منظمة أعطت صلاحيات أكثر للمساعدين من أجل الرصد والبحث والتحليل والاستدعاء لأولياء الأمور والقيام بالندوات ومتابعة الطلاب.

مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية

تُعد الموارد البشرية Human Resources من المهام الإدارية التي تعمل على توظيف العاملين في المؤسسات وصرف المستحقات الخاصة بهم والوقوف على التطورات التي تحققها الشركات، فضلاً عن الإشراف على تنفيذ المشروعات المنوط بها في المؤسسة، لذا نصحبكم في جولة للتعرُّف على تفاصيل أدق عن المهام الخاصة بالمساعد الإداري في مجال الموارد البشرية نستعرضها من خلال السطور الآتية:

  • اختيار الموظفين الصالحين للعمل في المؤسسة.
  • الوقوف على طبيعة تنفيذ المهام المنوط بها في المؤسسة.
  • إعداد التقارير الخاصة بأداء الموظفين بشكل أسبوعي أو شهري.
  • تدريب الموظفين الجُدد في المؤسسة والوقوف على مدى التطور في مهاراتهم اليومية.
  • إدارة سُبل التواصل مع الشركات والمؤسسات الأخرى، مما يُرسي أواصر التفاعل الجيد بين المؤسسة والشركات الأخرى.
  • الحفاظ على المستندات الخاصة بالموظفين وترتيب اجتماعات الشركة مع التواصل مع المدراء التنفيذيين بكفاءة عالية.
  • مُتابعة الرسائل الواردة إلى البريد الإلكتروني وكافة منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بالمؤسسة.

مهام المساعد الإداري في المستشفيات

لا تختلف مهام المساعد الإداري في المستشفيات عن المهام الإدارية التي يقوم بها المساعد الإداري عامة في كافة المؤسسات، حيث تتمثل تلك المهام فيما يلي:
  • تُعد مهام المساعد الإداري في المستشفيات من المهام الأساسية والمُدعمة للعمل الذي يقوم به السكرتير التنفيذي للطبيب.
  • إلى جانب مهام المساعد الإداري في المستشفيات التي ترصد البريد الإلكتروني الذي يرد إلى المستشفات، والإجابة على التساؤلات حول المواعيد وطبيعة ما تُقدمه المستشفى من خدمات عبر منصات التواصل الاجتماعي.
  • إرسال واستقبال طلبات الأجهزة الطبية التي تطلبها المستشفى، والوقوف على مواعيد الاستلام والتسليم.
  • مراعاة جداول أعمال المدير التنفيذي للمستشفى والتواصل فيما بينهم، بالإضافة إلى تنسيق المهام الخاصة به.
  • الإشراف على الأعمال الخاصة بالسكرتارية وما الوقوف على أداءهم باستمرار، وإعطاء المدير تقارير خاصة بالأداء.
  • الرد على الشكاوى والاستفسارات عبر المنصات الإلكترونية المختلفة.
  • الاهتمام بالشؤون القانونية وما يرد من تلك الجهات من خِطابات رسمية وغير رسمية.

مهام المساعد الإداري في رياض الأطفال

يعتقد البعض إن مهام المساعد الإداري في رياض الأطفال من المهام السهلة، إلا أنها من الوظائف التي تحتاج إلى الكثير من الخبرات والمهارات الإدارية والتربوية، إلى جانب الثقة في الذات واليقظة والانتباه لكل صغيرة وكبيرة.

لما له من تأثير مباشر على الأطفال واكتساب ثقة أولياء الأمور في الروضة أو المدرسة التي تُخصص قسم لرياض الأطفال بها، فإن الحِمل الأكبر هو الذي يقع على عاتق المساعد الإداري في اتخاذ القرارات وتولي المسؤوليات التي نرصدها فيما يلي:

  • يأتي دور المساعد الإداري في رياض الأطفال في قيامه بالمهام الوظيفية التي تُحددها له مديرة المدرسة، حيث تنظيم الشؤون الإدارية وفقًا للوائح والقوانين التي حددتها وزارة التربية والتعليم، إلى جانب تنظيم الشؤون الفنية في الروضة.
  • الوقوف على مواعيد انصراف وحضور العاملين، إلى جانب تنظيم أيام الإجازات، والغياب.
  • يتوجب على المساعد الإداري مُتابعة أعمال الصيانة الدورية في الروضة.
  • يتوجب على المساعد الإداري مُتابعة انتقال الأطفال من الفصل إلى حجرة الموسيقى وأثناء ممارسة الألعاب.
  • يتوجب على المساعد الإداري مُتابعة شركات النظافة وما تُقدمه من خدمات.
  • يتوجب على المساعد الإداري مُتابعة ما يقوم به رواد الفصول، والمختصات لتعليم الطلاب المواد الدراسية.
  • يتوجب على المساعد الإداري مُتابعة الحالة الصحية للأطفال وإبلاغ ألياء الأمور في حالة ظهور أية أعراض للمرض على الطفل.
  • يتوجب على المساعد الإداري تدوين الاجتماعات التي تُقام بين أولياء الأمور والمعلمات.
  • يتوجب على المساعد الإداري مُتابعة عدد الطلاب في المحيط التعليمي للفصل، والحد من الكثافة، بالإضافة إلى ضمان وجود مسافة كافية للتباعد الاجتماعي فيما بين الطلاب.
  • يتوجب على المساعد الإداري فحص الأثاث الخاص بالروضة، والتأكد من سلامتهن مع إجراء أعمال الصيانة له.
  • يتوجب على المساعد الإداري مُتابعة تنظيم الجداول التي يخضع لها الطلاب.
  • يقوم المساعد الإداري مُتابعة البريد الإلكتروني الخاص بمراسلات أولياء الأمور مع المدير.
  • يتوجب على المساعد الإداري مُتابعة الحصص وأداء المدرسين أثناء فترة الفسحة.
  • يُسمح للمساعد الإداري مُتابعة وصول الكتب المدرسية إلى المدرسة والوقوف على آليات توزيعها.

مهام المساعد الإداري في الخدمة المدنية

يتساءل الكثيرين عن مهام المساعد الإداري في الخدمة المدنية والتي تُعد من أبرز المهام التي يقوم بها الإداريين في المملكة العربية السعودية، حيث تتطلب العديد من المؤهلات التي تجعل من الموظف Administrative Assistant ناجح وفعّال، لذا نصحبكم في جولة لكي نُسلط الضوء على تلك المهام المنوط بها المساعد الاداري من خلال النقاط الآتية:

  • يهتم المساعد الإداري Administrative Assistant في الخدمة المدنية باستقبال وإرسال الإيميلات.
  • يهتم المساعد الإداري Administrative Assistant في الخدمة المدنية بإدارة الملفات.
  • يهتم المساعد الإداري Administrative Assistant في الخدمة المدنية بالبحث على البيانات الرئيسية.
  • يهتم المساعد الإداري Administrative Assistant في الخدمة المدنية بالتنسيق بين مُختلف الإدارات.
  • يهتم المساعد الإداري Administrative Assistant في الخدمة المدنية بالالتزام بمواعيد العمل وغياب الموظفين وحضورهم.

مهام المساعد الإداري الطبي

تُعتبر مهام المساعد الإداري في المجال الطبي هي من المهام التي تحتاج إلى تركيز كبير من القائم على العمل لما له من تأثير على المرضى وحياتهم، فماذا عن تلك المهام التي يقوم بها المساعد الإداري في العيادات الطبية وخاصة في عيادات العظام، هذا ما نُجيب عنه عبر السطور الآتية:

  • يقوم المساعد الإداري في المجال الطبي بالعديد من المهام التي من بينها تقديم الدعم النفسي والطبي على المرضى، أو مساعدة الطبيب المختص والذي يكون الطبيب مالك العيادة التي يعمل فيها المساعد.
  • يقوم المساعد الإداري في المجال الطبي بإجراء الطلبات الخاصة بالمختبر عن طريق إرسالها واستلامها، إلى جانب التواصل مع المعامل الطبية.
  • وعلى صعيدٍ أخر نجد بعض المساعدين في المجال الطبي يهتمون بالأعمال الإدارية فقط بدون الدخول في تفاصيل عمل الطبيب المختص أو حتى الإشراف على التواصل مع المعامل، بل يقتصر على تسجيل تفاصيل كل حالة.

الفرق بين المساعد الإداري والسكرتير

هل توجد فروق بين الأعمال المنوط بها المساعد الإداري والسكرتير في مجال الأعمال الإدارية، هذا ما يطرحه العديد من الأشخاص عبر محركات البحث، لذا نُسلط الضوء على تلك الفروق في السطور الآتية:

  • تقتصر أعمال السكرتارية على الرد على المكالمات وتسجيل الاجتماعات وتنظيم المواعيد الخاصة بالمدير، إلى جانب التواصل مع المدير وتذكيره بالمواعيد، لذا فهي المهام التي لا يتطلب فيها اتخاذ القرارات.
  • وعلى صعيدٍ أخر نجد أن المساعد الإداري هو الذي يمتلك سلطة إصدار القرارات المباشرة من خلال المكانة التي يسمح المدير له بها.

عرضنا من خلال مقالنا مهام المساعد الاداري في تخصصات التعليم والرياض أطفال والموارد البشرية، إذ تُعتبر تلك الوظيفة هي التي تحتاج إلى مهاراتٍ عِدة وفي المقابل نجد أنه يأخذ العديد من المميزات الإدارية ومن ثم القُدرة على اتخاذ القرارات.

يُمكنك عزيزي القارئ متابعة المزيد عبر الموسوعة العربية الشاملة بحث عن السكرتارية شامل

المراجع

1-

2-

3-

4-