معلومات عن تخصصات السكرتارية ، مفهوم السكرتارية وأنواعها والصفات التي يجب توافرها في السكرتير هو ما سوف نشمله في موضوعنا الآتي على موضع الموسوعة وذلك لإدراكنا بأهمية السكرتارية وأهمية ما تقدمه من مهام فهي تساعد المؤسسات باختلاف أنواعها على التطور ومواكبة تطورات ومتطلبات المجتمع كما أنها تعمل على تنظيم وتوزيع المهام على العاملين بالمؤسسة بما يتناسب مع قدرات كل منهم للحصول على النتائج المتوقعة كل ذلك وأكثر سوف نتعرف عليه من خلال هذا الموضوع.
معلومات عن تخصصات السكرتارية
مجموعة من الأعمال التي يقوم بها فرد داخل المؤسسة بهدف المساعدة؛ وتوفير المعلومات والبيانات التي تساعد على تهيئة ودعم بيئة العمل داخل المؤسسة حتى يعمل على توفير الجهد والوقت وتقليل العبء على الإدارة.
كما يتم تعريف السكرتارية على أنها تتمثل في الجزء التنظيمي داخل المؤسسات ويسند إلى هذه المجموعة الأعمال المكتبية مثل تنظيم المعاملات الصادر منها والوارد والاتصال الشفوي أو التحريري مع المؤسسات الأخرى أو الزائرين وكثير من المهام التنظيمية.
إلى جانب أنه تم تعريفها على أنها الجهة التي تقوم بتقديم الخدمات للمديرين بشكل خاص والمؤسسة بشكل عام في الأعمال المكتبية مثل استقبال الزوار وتنظيم مواعيد المديرين؛ ويمكن أن يقوم بهذه المهام فرد واحد أو مجموعة من الأفراد بهدف مساعدة الإداريين في أداء بعض الأعمال مثل تلقي وإرسال المكالمات الهاتفية.
أنواع السكرتارية
تختلف معايير تقسيم أنواع السكرتارية ويمكن أن نحدد لها بعض المعايير كما يلي:
معيار درجة أهمية العمل
السكرتير التنفيذي: يطلق عليه المساعد الإداري ويقوم بتقديم مجموعة متكاملة من المهام الإدارية لأحد مدراء الإدارة العليا؛ حيث يتولى المهام التي تتصل بالمشاريع المتكاملة وتقع عليه المسئولية في إنهاء العمل في الوقت المحدد له مثل: كتابة وتقديم تقارير المؤسسة السنوية.
سكرتير الفئة أ: يؤدي المهام الإدارية لأحد مدراء الإدارة الوسطى أو مجموعة منهم وهي مجموعة من المهام غير المحددة ومهمته إعداد وكتابة المراسلات الهامة والسرية؛ وينبغي أن يكون هذا السكرتير على دراية تامة بكل سياسة المؤسسة ويتمتع بمهارات غير تقليدية في مجال السكرتارية.
سكرتير الفئة ب: يقدم مجموعة من المهام في حدود معينة داخل المؤسسات الصغيرة أو مساعدة أحد مشرفين المؤسسات الكبرى؛ ويقوم بتلقي المهام من خلال بعض الملاحظات وتدوينها وكتابتها بدقة وسرعة ويستقبل المكالمات وتدوينها وتقسيمها ومسئول عن عمل جدولة المواعيد والحفاظ على الملفات.
معيار الجهة المقدم لها الخدمات
سكرتارية عامة: هي المسولة عن تقديم الخدمات المكتبية لكل الإدارات داخل المؤسسة أو بعضها؛ فنجد أنها تقدم الخدمات المكتبية لإدارة من إدارات المؤسسة مثل: الإدارة المالية والموظفين.
سكرتارية خاصة: تقوم بتقديم خدماتها المكتبية لشخص واحد داخل المؤسسة أو إدارة محددة بالمؤسسة.
سكرتارية متخصصة: فهي تقوم بالأعمال المكتبية لأحد الأنشطة التخصصية مثل: السكرتارية الطبية أو السكرتارية التعليمية.
المعيار الزمني
سكرتارية دائمة: هي وحدة متكاملة تقوم بالمهام والخدمات التي تساعد الإدارات الأخرى.
سكرتارية مؤقتة: هي وحدة تقوم بمهام السكرتارية لفترة زمنية محددة مثل أن يكون لدى المؤسسة مشروع بوقت محدد ويكون لهذا المشروع السكرتارية الخاصة بها وتنتهي المهام التي تقدمها وحدة السكرتارية بانتهاء المشروع.
صفات ومهارات السكرتير
الصفات والمهارات الشخصية
عدم التحيز والموضوعية أثناء التعامل في المواقف.
كتمان أسرار المؤسسة والأمانة والصدق.
الثقة بالنفس وسرعة اتخاذ القرارات الصحيحة.
يتميز بسرعة بديهة فائقة حتي يستطيع استيعاب المواقف المختلفة.
القدرات والمهارات الفنية والعملية
القدرة على مواكبة تطورات التكنولوجيا.
الكتابة الصحيحة.
التركيز والاستماع الجيد للتعليمات والتركيز في المهام المطلوبة.
مهارات التعامل مع الأفراد
على دراية بمبادئ علم النفس ويستطيع فهم الموظفين والزائرين والتعامل معهم.
يستطيع أن يقدم مثيرات لزيادة دوافع العاملين للقيام بالمهام على أكمل وجه.
القيادة الجيدة والتقرب من الموظفين وتوجيههم لما عليهم من مهام وأعمال.
تقبل النقد والتوجيهات من الإدارة والمديرين.
المهارات الفكرية
بحيث يرى أن المنظمة هي مؤسسة تتأثر بالعوامل الخارجية كما أنها تؤثر بالمؤسسات الأخرى.
تطوير الأساليب والقدرات العملية بحيث يواكب متطلبات العمل التي تتطور بصورة مستمرة.
استيعاب العلاقة بين الإدارات داخل المؤسسة وفهم مسئوليات ومهام كل منها.
تأدية المهام المختلفة التي تتواكب مع متطلبات التطور.
اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على جمع وتحليل وتصنيف البيانات والمعلومات.
