معلومات عن السكرتارية

ايمان سعيد محمد 4 فبراير، 2019

معلومات عن السكرتارية فهي جزء لا يتجزأ من سير العمل في كافة المصالح والشركات ولا يمكن الاستغناء عنها بأي حال من الأحوال ولهذا فإن الموسوعة يقدم لكم كافة المعلومات عن هذه المهنة والمقصود منها، وأنواعها، والمهام المختلفة التي يتطلبها القيام بهذه المهنة.

معلومات عن السكرتارية

إن السكرتارية ليست بالمهنة الحديثة فهي موجودة منذ بداية العمل الإداري وباقية ببقائه، ولا غني عنها في أي مؤسسة عمل حكومية أو خاصة. تعتبر السكرتارية همزة الوصل بين كافة إدارات الشركة والمسئولة الأولي عن التنظيم قريب المدي للأعمال.

سنتعرف معاً من خلال الفقرات القادمة على أهم المعلومات عن وظيفة السكرتارية:

المقصود بالسكرتارية

إن مهنة السكرتارية تقوم على تحقيق التواصل الفعال بين كافة عناصر الإدارة، وتوفير المعلومات المطلوبة لتحقيق سير العمل بطريقة صحيحة سواء معلومات إدارية، أو فنية أو هندسية، تعتمد الكثير من الإدارات على السكرتارية لتنظيم أوقات العمل، وجدول الأعمال، بالإضافة إلى معاونة المديرين على القيام بعملهم على أكمل وجه.

إن الاعتماد على السكرتارية في الأعمال أصبح لا غني عنه نظراً لكثرة المهام والمسئوليات التي تقع على عاتق المديرين والمسئولين، ولهذا فإن وجود سكرتارية مؤهلة لم يعد مجرد مظهر اجتماعي أو رفاهية بل هو ضرورة أساسية لسير العمل بطريقة صحيحة.

أنواع السكرتارية

توجد أنواع كثيرة من السكرتارية منها ما يقع طبقاً لنوع العمل مثل سكرتارية تختص بأمور إدارية، أو سكرتارية تختص بأمور فنية، ومنها ما يتم تقسيمه طبقاً للقسم المعني به مثل سكرتارية قسم التخطيط، وسكرتارية قسم التنفيذ، وسكرتارية استشارية، وغيرها من الأنواع.

لكننا اليوم سنتعرف على أنواع السكرتارية من حيث كونها سكرتارية تقليدية، أو سكرتارية افتراضية:

أولاً: سكرتارية تقليدية

وهي السكرتارية التي اعتدنا على وجودها وتقوم على وجود شخص “سكرتير / سكرتيرة” في المكتب طوال ساعات العمل، ويكون هذا الشخص على تواصل مباشر مع المدير، ويقوم بتنفيذ كل مهام ومواصفات الوظيفة الخاصة به.

مميزات السكرتارية التقليدية:

  • إقامة علاقات مباشرة مع العاملين.
  • سهولة التواصل بين المدير والسكرتير القائم بالعمل.
  • سهولة معرفة المشكلة وحلها بسهولة من خلال التواجد الفعلي في الشركة.
  • التعرف على نقاط الضعف في سير العمل ومجابهتها.
  • البقاء على تواصل مع أعضاء الفريق ومراقبة عملهم بصورة مباشرة.
  • تقديم تقرير مباشرة لصاحب العمل في حالة وجود أي أخطاء تمت ملاحظتها.
  • إمكانية الترقية في حالة سنحت الفرصة لهذا.

عيوب السكرتارية التقليدية:

  • تعتبر السكرتارية التقليدية مثلها مثل غيرها من الأعمال التقليدية تتطلب مجهود ووقت أكبر للقيام بها.
  • صعوبة التنقل يومياً خاصة إذا كان مكان الإقامة يبتعد عن مكان العمل اليومي.
  • صعوبة إنجاز أو تحقيق أي أعمال أخري حيث أن ساعات العمل الخاصة بالسكرتارية هي ثمانية ساعات يومياً كاملة.
  • قد تشكل السكرتارية التقليدية عبء على صاحب العمل لأنها تتطلب دفع المزيد من المال بالمقارنة مع السكرتارية الافتراضية.

ثانياً: السكرتارية الافتراضية

يعتبر هذا النوع من السكرتارية هو وليد العصر الحديث والتقدم التكنولوجي الذي أصبح يسيطر على حياتنا جميعاً بلا استثناء. ويتم في هذا النوع من السكرتارية تعيين شخص بواسطة المدير أو المسئول الراغب في سكرتير أو سكرتيرة، بحيث يكون الشخص المُعين غير متواجد فيزيائياً في مكان العمل لكنه يقوم بكافة المهام المطلوبة عبر الإنترنت.

لا يشترط أن يكون السكرتير من نفس المكان أو حتي من نفس البلد طالما يكون قادر على القيام بمهام عمله بصورة جيدة، ويستعين أصحاب الأعمال ببعض المواقع لاختيار السكرتير المناسب بمواصفات تتوافق مع مهام العمل.

مميزات السكرتارية الافتراضية:

إن السكرتارية الافتراضية على الرغم من حداثاتها، إلا أن لها الكثير من المميزات التي تجعل الكثير من أصحاب الأعمال يتجهون إليها:

  • توفير المال حيث أن السكرتير الافتراضي يتقاضى اقل بكثير من السكرتير الفعلي نظراً لان الكثير من القائمين بهذه الأعمال يقيمون في بلاد سعر الدولار بها مرتفع نسبياً مما يساوي الأمور في النهاية.
  • اختيار الشخص المناسب للقيام بالعمل من أي مكان بالعالم طالما يكون متمكن من اللغة بصورة سليمة.
  • يمكن تعيين أشخاص بصفة مؤقتة للقيام بمهام معينة ثم إنهاء التعاقد بلا حرج أو مشكلة حيث أن العمل في مثل هذه المنصات قد يتم على فترات قصيرة أو يكون عمل دائم.
  • تعيين أكثر من سكرتير أو سكرتيرة للقيام بالعمل المطلوب طالما يتم توجيه كلاً منهما للقيام بعمله بصورة صحيحة.
  • عدم الاضطرار لتوفير مكان فعلى او مكتب لقيام السكرتير بعمله فهو يعمل من مكان مغاير تماماً.
  • عدم الاضطرار للقلق بخصوص مواعيد دفع الراتب حيث أن المنصة او الموقع الذي يتم العمل عليه يقوم بتوصيل الأموال بطريقة تلقائية في نهاية مدة العمل أو المشروع إلى الشخص المطلوب.

عيوب السكرتارية الافتراضية:

إن انتشار السكرتارية الافتراضية مؤخراً جعلها عُرضة للكثير من الانتقادات سواء من أصحاب الأعمال أو من العاملين بها:

  • افتقاد عنصر التواصل البشري يعتبر هو الانتقاد الأهم الموجه لهذه المهنة.
  • في كثير من الأحيان يتعرض العاملين بالمهنة للاحتيال على أموالهم من قِبل بعض أصحاب الأعمال غير الأمناء.
  • صعوبة الترقي في هذه الوظيفة أو تحصيل مكانة افضل بسبب أن عملك يقتصر فقط علي القيام بمهام عن بعد دون احتكاك مباشر بالعمل.
  • صعوبة تقييم أداء الآخرين بسبب عدم التواجد بشكل فعلى في الشركة.

مهام السكرتارية

إن مهام السكرتارية تختلف على حسب نوع العمل، أو المركز الذي عمل به، فكل وظيفة تحتوي على مواصفات محددة تعبر عن المهام التي يجب أن يقوم بها القائم عليها.

لكن هناك بعض المهام المشتركة التي ستجدها بين كل العاملين في مهنة السكرتارية:

  • تنظيم مواعيد العمل والحرص على التزام كافة العاملين بها.
  • الإجابة على الرسائل الإلكترونية والهاتفية التي تخص صاحب العمل وتنظيمها بما يستجيب مع مواعيد المدير أو المسئول.
  • تنظيم سير العمل والحرص على عدم تداخل المواعيد معاً.
  • العمل كحلقة للوصل بين كافة القائمين على العمل سواء من أقسام مختلفة أو من نفس الفريق.
  • العمل على المهام الإدارية الخاصة بالشركة وتنظيمها.
  • توفير بيانات كاملة عن أي مشاريع قائمة أو مستقبلية بالشركة

كما تتفرع بعض مهام السكرتارية الخاصة لتدخل فيها مهام تنظيم الأمور و المواعيد الشخصية لصاحب العمل، وفي النهاية فإن أفتراض أن السكرتارية مهنة سهلة أو بسيطة أفتراض خاطئ تماماً فهي مهنة تتطلب قدر كبير من التركيز والجهد والتنظيم للقيام بها، فإذا كنت تري في نفسك هذه الصفات لا تتردد في العمل بهذه المهنة العريقة في أقرب وقت.

مراجع 1 _ 2

معلومات عن السكرتارية

الوسوم

المزيد من المواضيع

اسماء الله الحسنى تهنئة عيد ميلاد صباح الخير اذاعة مدرسية شكر وتقدير دعاء ختم القران دعاء للمريض دعاء الصباح صلاة الاستخارة خاتمة بحث قصص اطفال نظام نور ولي الأمر تسجيل دخول اوزمبك صندوق البريد الرياض معنى سايكو فواكه بدون نقاط اسم محمد بالانجليزي خواطر جميلة رسوم تجديد الاستمارة كوكسيكام ابرة اوزمبك دريم ووتر ايات السكينه استقدام من الفلبين ابر اوزمبك اسامي قطط بسكوبان نظام نور ولي الأمر تسجيل دخول 1445 الامن والسلامة أقرب جهاز أبشر من موقعي مقدمة بحث الثقافة الملبسية نظام نور برقم الهوية 1445 هل ريتا مشروب طاقه حكم التشهد الأول والاخير الحروف الانجليزيه بحث عن التبرير والبرهان تجربتي مع حبوب فيروجلوبين موعد صلاة القيام تنزيل الدورة خلال ساعة تحاميل روفيناك نظام نور ولي الأمر مواعيد رحلات القطار جماد بحرف ذ بلاد بحرف و اساسيات الضوء جماد بحرف ن روفيناك تجربتي مع بخاخ افوجين حكمة قصيرة معناها جميل جداً اقرب مطعم من موقعي علم تسجيل الدخول مشروبات ستار باکس الباردة يوزرات انستا بارنز منيو هل يغفر الله ممارس العادة اسئلة محرجة 18 اسماء قطط ذكور شروط حافز همزة الوصل والقطع تخصصات الجامعة العربية المفتوحة برزنتيشن الأشهر الميلادية مقابل الهجرية الرمز البريدي الطائف أصحاب السبت متى يبدأ مفعول العصفر الوزغ في المنام بشارة خير سايكو معنى مواضيع برزنتيشن اسئلة مسابقات للكبار افضل كفرات صينيه اسماء بنات 2023 خاتمة تقرير ريلاكسون وقت صلاة القيام بلاد بحرف الواو الرمز البريدي الدمام فيروجلوبين معنى غبقة دوسباتالين ريتارد مخالفة قطع الاشارة تجربتي مع الميلاتونين فلاجيل 500 حبوب كوكسيكام رقم شيخ مفتي حبوب اومسيت روفيناك د