الموسوعة العربية

ابحث عن أي موضوع يهمك

طريقة كتابة محضر اجتماع بشكل نموذجي

بواسطة:
طريقة كتابة محضر اجتماع

ما هي طريقة كتابة محضر اجتماع ؟ سؤال يتبادر لذهن الكثير منا إذا كُلف بعقد اجتماع أو كان أمين سر جلسة معينة ، ويتساءل عن الكيفية اللازمة لإتمامه بأفضل صورة ويشعر بالرهبة إذا ما كان لأول مرة يكلف بذلك ولعمل محضر اجتماعات لابد من توافر بعض الشروط والالتزام ببعض الخطوات ونظرا لأن أي عمل مهما كانت طبيعته يستلزم عقد اجتماعات دورية سواء كانت أسبوعية أو شهرية كان لزاما معرفة خطوات الإعداد لذلك الاجتماع والإلمام بجوانب نجاحه وينبغي على الشخص المنوط إليه بمهمة كتابة محضر الاجتماعات أن يتسم بالكفاءة والسرعة والدقة فأساس أي  عمل التنظيم والتخطيط السليم له وكذلك الدقة حين تنفيذه ، كل ما تود معرفته عن طريقة كتابة محضر الاجتماعات والاستعداد له ستجده معنا في موسوعة.

طريقة كتابة محضر اجتماع

ماهو محضر الاجتماع ؟

محضر الاجتماع هو الصحيفة أو الأوراق المختصة بمحتوى الاجتماع من حيث عدد الحضور واسمانهم وبنود الاجتماع والمهام التي تم إنجارها والمهام المؤجلة للنظر فيها فيما بعد وكتابة أفوال المجتمعين.

محضر الاجتماع النموذجي

الحرص على الإلمام بكل التفاصيل من اهم مميزات الموظف الناجح ، فالدقة تستدعي التسجيل والتدوين وكتابة المهام التي لابد إتمامها والمهام التي تم الانتهاء منها بالفعل كما يتطلب أيضا التحضير المسبق للاجتماع  بأجندة خاصة بالاجتماعات تحتوي على التاريخ وكل البيانات الخاصة به ، أما في حالة إتقان الشخص الكتابة على الحاسوب فوريا والطباعة يصبح ذلك افضل بصورة كبيرة.

خطوات كتابة محضر الاجتماع

  • تحضير أجندة خاصة بالاجتماع بها التاريخ مفصلا من حيث اليوم والشهر والسنة وتحديد اليوم من أيام الأسبوع والساعة
  • كتابة كل الأعضاء الحضور ، وفي حالة كثرة العدد يتم تجهيز ورقة  سبق إعدادها وتسطيرها لتسجيل أسمائهم مع كافة بياناتهم .
  • قراءة البنود الخاصة بالاجتماع على الحاضرين لمعرفة المواد التي سوف يتم مناقشتها مع إمكانية الحذف أو الإضافة كما ستقتضي الحاجة ويسمح الزمن المخصص.
  • تحضير محضر الاجتماع السابق لبيان ما تم الاتفاق عليه سابقا وما تم إنجازه وما هو قيد التنفيذ ، ويفضل أن يكون هناك  عدة نسخ بعدد الحاضرين منه للاطلاع عليها قبل البدء في الاجتماع الجديد .لوجود بعض القرارات التي يترتب عليها القرارات الجديدة.
  • الاختصار عند تدوين النقاط المطروحة وتسجيل محتويات الاجتماع بشكل لا يخل بمضمونه .
  •  في النهاية إرفاق المحضر بكل المذكرات والتقارير التي تمت مناقشتها أو إنجازها خلال الجلسة .
  • الالتزام بالبنود موضعه الاهتمام و عدم خروج الأعضاء عن سياق المضمون تفاديا لانتهاء الوقت دون الوصول للنتيجة المرجوة.
  • التأكد من التزام كل شخص بالهام المكلف بها وأداء التكاليف السابقة في الاجتماع الذي قبله.
  • تدوين عدد الموافقين أو الرافضين في حالة التصويت على اتخاذ قرار سواء بالموافقة أو الرفض.
  • الرجوع لبعض الأشخاص لإكمال المعلومات اللازمة منهم فور الانتهاء من الاجتماع إذا لم يتسنى ذلك أثناء المناقشة .
  • كتابة النتيجة النهائية للاجتماع في الخاتمة على الفور لسهولة تسجيل المضمون دون نسيان أي تفاصيل، مع ذكر البنود التي سيتم مناقشتها أو استكمالها لاحقا للاستعانة بها في الاجتماع القادم.
  • بعد الانتهاء من الاجتماع يتم تسجيل وقت نهايته بالساعة وتصوير النسخ بكل عدد الحضور وتوزيعها عليهم.
  • التأكد من علم كل شخص مكلف بمهمة بطبيعة المهام المنوط بها والتوقيع عليها في حالة وجود قرار تكليف.

العمل الناجح أساسه التخطيط السليم ومهارة إدارة الوقت والدقة في التنفيذ فاتبع الخطوات السليمة وسيكلل الله تعالى بالنجاح مجهوداتك بإذن الله فان الله لا يضيع اجر من احسن عملاً.