بحث عن السكرتارية شامل

روان مرسي 26 أكتوبر، 2019

نُقدم إليكم بحث عن السكرتارية Secretary التي تُعد من الوظائف الحيوية التي تخدم قطاعات عريضة من الشركات والمؤسسات، حيث تقود السكرتارية الناجحة المؤسسات الكبرى إلى النجاح المطلق، فضلاً عن تلبية احتياجات المؤسسة الإدارية؛ إذ أن السكرتارية هي التي يقع عليها عبء إداري يومي في تنظيم المواعيد ومخاطبة المسؤولين وتلقى الرسائل.

لذا فنجد العديد من مؤسسي الشركات ومديريها يقومون بتعيين هيئة إدارية من المسؤولين الإداريين للحد من تراكم الأشغال على السكرتارية، كما أنها أصبحت من المهام الأساسية التي يعتمد عليها أصحاب العمل، ويهتم بها في المقابل العاملين في هذا المجال لتحسين أداءهم ورفع كفاءتهم، لذا تصحبكم موسوعة في جولة للتعرف على مهام ووظائف وتعريفات السكرتارية من خلال هذا المقال الذي تُقدمه لكم، تابعونا.

بحث عن السكرتارية

تُعرف السكرتارية بأنها هي قيام الأشخاص بالعمل في مكتب رسمي أو نيابة عن شخص غالباً ما يبدأ بمهام المدير العام، كما أنها العمل الذي يعتمد على تنظيم المعلومات والبيانات، والمراسلات والسجلات الإدارية.

فيما يُعرف البعض السكرتارية بأنها الوظيفة التي ترتبط بمسؤوليات تترطب على الفرد المهتم بالشؤون الإدارية ويعمل ضمن الشركة أو المؤسسة أو الجمعية، بأن يقوم بالأعمال المكتبية، فضلاً عن كتابة البيانات وحفظ الملفات.

المهام الوظيفية للسكرتارية

تقود السكرتارية المؤسسة إلى النجاح وتحقيق أهدافها، عن طريق القيام بمتابعة كافة الأقسام الأخرى، فضلاً عن مساعدة المدير التنفيذي في إنجاز المهام الإدارية وكتابة القرارات والتوصيات التي تخرج بها الاجتماعات، وفيما يلي عرض لأبرز المهام التي تقوم بها السكرتارية من خلال السطور الآتية.

  •  تنظيم المستندات وأرشفتها.
  • الإشراف على جميع الأقسام المتواجدة في الشركة.
  • تسجيل وصياغة القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماعات الإدارية.
  • تنفيذ المهام التي يتم إسنادها إليها من الجهات الإدارية التنفيذية.
  • الاهتمام بتنظيم المواعيد وجدولتها فضلاً عن تنظيم المقابلات.
  • تنظيم المراسلات الصادرة والواردة من الإدارة، وإحالتها إلى المدير العام أو من ينوب عنه.

اهداف السكرتارية

تتعدد المهام التي تقوم بها السكرتارية، إذ أنها تُعد من العناصر الرئيسية التي تسعى إلى تحقيق النجاح للشركات والمؤسسات وتلبية احتياجاتهم، كما أن لديها مجموعة من الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها والتي نستعرضها من خلال السطور الآتية.

  • المداومة على الروتين الوظيفي اليومي لها، والذي لا يتسنى القيام به إلا بعد امتلاك مهارات عِدة، من بينها التفاعل عبر البريد الإلكتروني، الرد على الهواتف، تلقي الأوراق الواردة، حفظ المعلومات وطباعتها وتقديمها إلى المدير التنفيذي.
  •  استخدام التكنولوجيا في القيام بالمهام الوظيفية المنوط بها التي من بينها الكتابة على البرامج باستخدام الحاسب الآلي، فضلاً عن تحميل واستخدام المهارات التكنولوجية التي تعتمد على التطبيقات المستحدثة التي دخلت إلى عالم التكنولوجيا حديثاً، لذا فمن الأفضل أن يمتلك الموظف في هذا المجال المهارات التي من بينها الحصول على رخصة الحاسب الآلي الدولية الـICDL .
  • الاهتمام بالمقترحات التي ترد من الموظفين والعمل على تنفيذ الأفضل منها الذي يُساهم في الدفع بعجلة العمل إلى الأمام، فضلاً عن إعداد التقارير والبحوث وتنظيم العلاقة بين المدراء والموظفين.

مشاكل السكرتارية

تبرز المشكلات والعراقيل التي تواجه السكرتارية خاصةً في المؤسسات الكبرى ذات النظام الإداري الواضح، ومن بين تلك المشكلات ما نتناوله من خلال السطور الآتية .

  • التفاعل مع الموظفين وفهم متطلباتهم.
  • فهم المدير وتطلعاته وآراءه والقدرة على توظيفها وإرسالها بشكل سلس إلى الإدارة الوسطى.

تناولنا من خلال هذا المقال العديد من المعلومات التي تُساهم في تطوير أداء السكرتارية والتي من بينها المهام التي يتوجب القيام بها، الأهداف المنوطة بتحقيقها، والمشكلات التي يتوجب أن تتصدى إليها للحد من تفاقمها.

المراجع

1-

بحث عن السكرتارية شامل

الوسوم