الموسوعة العربية

ابحث عن أي موضوع يهمك

اهداف التقرير

بواسطة: نشر في: 21 أبريل، 2021
mosoah
اهداف التقرير

اهداف التقرير

نوضح لك في هذا المقال من موسوعة اهداف التقرير وأهميته، يشير مفهوم التقرير إلى أنه شكل من أشكال الكتابة وهي كتابة موضوعية تتركز حول موضوع أو قضية محدده يتم البحث فيها ودراستها، حيث يتم في التقرير شرح الأفكار التي يطرحها الكاتب، ويستخدم التقرير في مختلف المؤسسات سواء كانت مؤسسات قطاع عام أو مؤسسات القطاع الخاص.

كما يشير مفهوم التقرير إلى بيان المعلومات بغرض تحليلها من أجل التوصل إلى نتيجة أو حل يختص بالقضية المطروحة، كما أن التقرير يستعرض أيضًا الأحداث الهامة المتعلقة بالموضوع المطروح، ويتم عرض التقرير إما ورقي حيث يكون مكتوب أو بشكل شفهي مثل التقارير التلفزيونية.

أهداف كتابة التقرير

تتمثل اهداف التقرير فيما يلي:

  • تحليل القضية المطروحة للتوصل إلى حلولها ونتائجها.
  • المساهمة في حل مشكلات المؤسسات.
  • إمداد إدارة المؤسسسات بالمعلومات المطلوبة.
  • التوصل إلى أفكار جديدة خاصة بالموضوع المطروح.
  • العمل على الربط بين المشروعات.
  • العمل على إقناع الفئة المستهدفة.
  • تعزيز إنتاجية الموظفين في الشركات.
  • التعرف على الإنجازات التي حققها أفراد الشركة.
  • مساعدة الإدارة على إصدار القرارات المناسبة وفقًا للمعلومات المتوفرة.
  • العمل على تطوير جودة العمل من خلال الوصول إلى الأفكار الجديدة والمقترحات والحلول.
  • التعرف على نقاط القوة والضعف في المؤسسات.
  • التعرف على مستجدات الأحداث التي تدور في المؤسسات.
  • إمداد أفراد الشركة بالمعلومات المرجعية.

أهداف التقرير الإداري

تشتمل اهداف التقرير الإداري على ما يلي:

  • تعزيز إنتاجية أفراد المؤسسة.
  • استغلال الموارد المتوفرة للمؤسسة على نحوٍ جيد.
  • مساعدة الإدراة على التعامل مع الأزمات والأحداث الغير متوقعة من خلال توفير لها كافة البيانات والمعلومات.

أهمية التقرير

  • يساعد التقرير إدارة المؤسسات على التوصل إلى الخطط التي يتم تنفيذها في المستقبل.
  • يمثل أرشيفًا حيث يحتوي على معلومات مفصلة قد تفيد الإدارة إذا رغبت في الإطلاع عليها من جديد.
  • يساعد على التعرف على الصعوبات في سبيل الحصول على المعلومات المطلوب كتابتها.
  • يقيس مدى إمكانية تحقيق الأهداف المنشودة.
  • يساعد على تنمية الأفكار الجديدة وتنفيذها في المؤسسات.

أنواع التقرير

أنواع التقرير وفقًا لطبيعته

التقرير التحليلي

  • وهو التقرير الذي يعتمد على تحليل المعلومات والأفكار المعروضة فيه بهدف التوصل إلى مقترحات او نتائج خاصة بالموضوع المطروح.
  • من سمات هذا النوع من التقرير أنه يسمح للكاتب أن يعرض وجهة نظره تجاه الحقائق المعروضة، أو يقدم المقترحات أو الحلول للمشكلة.

التقرير الإخباري أو الإعلامي

  • وهو التقرير الذي يعتمد فقط على عرض الأخبار الخاصة بالموضوع المحدد بهدف إطلاع القاريء على مستجدات الأحداث فيه.
  • يتميز التقرير الإخباري عن التقرير السابق بأنه لا يحتاج إلى التحليل، كما أنه لا يسمح فيه للكاتب أن يبدي آرائه أو يقدم حلول أو توصيات فيه.

أنواع التقارير وفقًا لدرجة رسميتها

التقرير الرسمي

  • وهو التقرير الذي يعتعد فيه على استخدام أسلوب رسمي من الكاتب من خلال التركيز على المصطلحات الرسمية.
  • كما أن هذا التقرير يلتزم بنمط معين الذي تتمثل في عناصره مثل المقدمة والخاتمة، ويركز على تحليل المعلومات المطروحة.
  • قد تطول عدد صفحات التقرير الرسمي إلى 10 صفحات وتتجاوز هذا العدد، وعادة ما يستخدم في المشروعات الكبرى.

التقرير الغير رسمي

  • وهو التقرير الذي لا يتطلب كتابته بأسلوب رسمي من كتابته، ولكن يجب انتقاء فيه ألفاظ مناسبة.
  • كما أن التقرير الغير رسمي يتميز عن النوع السابق بأنه لا يتطلب نمط محدد.
  • يتميز التقرير الرسمي عن النوع السابق بأنه قصير لأنه يتطلب الاختصار، ويشبه في شكله الخطابات.

أنواع التقارير وفقًا للفترة الزمنية

التقارير الدوري

  • وهي التقارير التي تُكتب بشكل دوري سواء يوميًا أو شهريًا أو سنويًا.
  • كما أن هناك تقارير تُكتب بشكل ربع سنوي أو نصف سنوي.
  • من أبرز الأمثلة على التقارير الدورية تقارير المبيعات وتقارير الجرد.

التقارير الغير الدوري

  • وهي التقارير التي لا تتطلب إعدادها بشكل دوري في فترات زمنية محددة بل يتم إعدادها في أي وقت عندما تقتضي الضرورة.
  • من أبرز الأمثلة على التقارير الغير دورية تقارير تقدم العمل التي تستعرض الأهداف والإنجازات التي حققتها المؤسسة في فترة محددة.

أنواع التقارير من حيث الكم

التقارير الطويلة

  • وهي التقارير التي تستغرق وقتًا طويلاً في إعدادها حيث أنها تتركز على التحليل العميق للموضوع المطروح.
  • قد يصل إعداد التقرير الطويل إلى عدة أيام أو إلى بضعة أشهر، ويتطلب مجهودًا كبيرًا في البحث والتحليل.
  • يستعرض التقرير الطويل الفترات الزمنية لحدث ما، ويهتم بالتحليل المفصل، وصفحاته تزيد عن صحفتين.

التقارير القصيرة

  • وهي التقارير التي يتم إعدادها في وقت قصير وتسهدف فئة محددة، وتعتمد على استخدم أسلوب سلس وبسيط.
  • من أبرز الأمثلة على التقارير القصيرة تقارير المبيعات والتقارير الصحفية
  • لا تعتمد التقارير القصيرة على رأى الكاتب حيث أنها تعتمد على الحيادية، وأقصى عدد لصفحاتها صفحتين فقط.

أنواع التقارير وفقًا للمحتوى

وبجانب الأنواع السابقة فإنه من بين أنواع التقارير الأخرى ما يلي:

  • تقارير الاقتراح: وهي التقارير التي تعتمد على تقديم الحلول والتوصيات للمشكلة المطروحة وتُكتب بأسلوب رسمي ومختصر.
  • التقارير الوظيفية: وهي التقارير التي تحتوي على الأرقام والإحصاءات من أجل التوصل إلى معلومات دقيقة.
  • التقارير الداخلية: وهي التقارير التي تُعد لمساعدة الإدارات على التخطيط وإصدار القرارات المناسبة للمؤسسة، ومن أبرز الأمثلة عليها تقارير المبيعات.
  • التقارير الخارجية: وهي التقارير التي يتم إعداداها للحكومات والمؤسسات، وتتسم بالتفصيل في عرض معلوماتها، كما أنها تُصدر دوريًا بشكل سنوي
  • تقارير عرض الشخصيات: وهي تقارير تركز على شخصية عامة معروفة للمجتمع سواء داخل الدولة أو على المستوى العالمي، وفيه يركز على المعلومات الخاصة بحياة ومحطات هذه الشخصية
  • التقارير المالية: وهي التقارير التي تستعرض الإيرادات التي حققتها المؤسسة بالأرقام والإحصاءات، كما أنها تشتمل على بيانات ميزانية المؤسسة.
  • التقارير التاريخية: وهي التقارير التي تركز على تحليل الأحداث التاريخية سواء قديمًا أو حديثًا.
  • تقارير تقييم الأداء: وهي التقارير التي تعتمد على قياس إنتاجية الموظفين في المؤسسات.
  • التقارير الحي: وهي التقارير التي تستهدف عرض المعلومات عن أهم الأحداث على الساحة.

عناصر التقرير

  • صفحة الغلاف
  • صفحة المحتويات.
  • صفحة إجراءات التعديل.
  • المقدمة.
  • النتائج والتوصيات.
  • الملاحق.

كيفية كتابة التقرير

في البداية يتم كتابة البيانات التالية في صفحة الغلاف:

  • عنوان التقرير.
  • اسم الشركة.
  • اسم المؤسسة المعدة للتقرير.
  • اسم الفئة أو المؤسسة المستهدفة.
  • ننتقل بعد ذلك إلى صفحة المحتويات والتي تشتمل على وحدات التقرير وملخص كل وحدة.
  • نكتب بعد ذلك التعديلات الأخيرة للموضوع المطروح في صفحة إجراءات التعديلات.
  • نبدأ بعد ذلك في كتابة مقدمة التقرير والتي يجب أن تكون مكتوبة بأسلوب واضح وموجز، على أن تشتمل على الغرض من كتابة التقرير.
  • نذكر بعد ذلك كافة المعلومات الخاصة بالموضوع المطروح مع ذكر الإحصاءات.
  • ننتقل بعد ذلك إلى مرحلة تدوين التوصيات والحلول الخاصة بالموضوع المطروح.
  • نكتب بعد ذلك ملخص للموضوع في صفحة الملخص نستعرض فيه أهم ما كُتب في التقرير بشكل موجز.
  • عقب الانتهاء من كتابة التقرير نضيق الملاحق إلى التقرير.

خصائص التقرير

  • الاعتماد على إقناع الفئة المستهدفة.
  • الاعتماد على لغة واضحة وسهلة للقاريء.
  • الاعتماد على الشمولية والدقة في عرض المعلومات الخاصة بالموضوع المطروح.
  • الاعتماد على التحليل الوافي للمعلومات والحقائق المطروحة.
  • الاعتماد على ذكر أهم الأفكار الخاصة بالموضوع.
  • الاعتماد على توضيح الرسالة التي يرغب الكاتب في أن يرسلها للفئة المستهدفة.
  • الاعتماد على جذب اهتمام القاريء والابتعاد عن الملل بذكر المعلومات الغير هامة.
  • الاعتماد على إعداد التقرير في الوقت المناسب عندما تقتضي الحاجة.
  • الاعتماد على الرسوم البيانية والجداول من أجل توضيح الأرقام والإحصائيات.
  • الاعتماد على الحياد التام دون الانحياز لطرف ما.

وفي ختام هذا المقال نكون قد أوضحنا لك اهداف التقرير الذي يعتمد على عرض الحقائق والأفكار بشكل واضح وتحليلها للقاريء، كما استعرضنا لك أهمية التقارير للمؤسسات، فضلاً عن أنواع التقارير والخصائص التي يجب أن يتمتع بها التقرير الجيد.

ويمكنك الإطلاع على المزيد من المعلومات عن التقرير في المقال التالي من الموسوعة العربية الشاملة:

المراجع

1