نقدم لكم في هذا المقال شرحًا تفصيليًا لمجموعة من انواع الكتابة الوظيفية ، هناك أنواع عديدة من الكتابة والتي يعتمد كلًا منهما على تحقيق أهداف معينة من خلال توصيلها لفئة أو شريحة بعينها، وتُعد الكتابة الوظيفية واحدة من هذه الأنواع، وهي التي تختلف في تعريفها وخصائصها ووظائفها عن الكتابة الصحفية أو الأدبية أو العلمية، وهي لا غنى عنها سواء في الحياة العلمية أو العملية، وفي سطور المقال التالي على موسوعة سنعرض بالتفصيل مفهوم الكتابة الوظيفية وخصائصها وأنواعها.
تعريف الكتابة الوظيفية
يمكن تعريف الكتابة الوظيفية بأنها أحد أنواع الكتابة التي تعتمد في توصيل المعلومات والأفكار على الاختصار والتحديد، ويستبعد فيها الكاتب العديد من العناصر مثل الموسيقى، الرموز، العواطف، الخيال، الزخرفة اللفظية.
فهي الكتابة التي يتم الاستعانة بها في مناحي مختلفة من الحياة لأنها تتعلق بالبحوث العلمية والتقارير والمتطلبات والمعاملات الإدارية.
وهناك تعريف آخر لها بأنها الكتابة التي يتم استخدامها لإثبات حقوق أو لتحقيق منافع معينة، وذلك مثل الاستدعاءات، البرقيات المُرسلة للتعزية أو للتهنئة أو التي تتعلق بالمهن والأعمال، أو العقود الخاصة بالزواج والطلاق أو الخاصة بعمليات البيع والشراء، أو ما تصدره المؤسسات والشركات من تعاميم وإعلانات وإرشادات، فهذا النوع من الكتابة لا يُستخدم إلا في المراسلات الرسمية.
خصائص الكتابة الوظيفية
تتميز الكتابة الوظيفية باستخدام المعاني والألفاظ الدقيقة من أجل الوضوح وذلك حتى يتم فهم محتواها فيتم دراستها والرد عليها وتلبية ما بها من مطالب، فاستخدام الألفاظ الغير واضحة سيؤدي إلى تجاهل المرسل إليه للرسالة، فيضطر الكاتب لإعادة كتابتها مرة ثانية.
في الكتابة الوظيفية يتم تحديد الهدف المطلوب منها دون حشو أو تكرار.
هناك ترتيب مُعين يجب أن يُتبع عند كتابة الرسائل الوظيفية، وذلك طبقًا للجهة المُرسلة لها والمستقبلة وطبقًا لطبيعة الرسالة نفسها، فالرسائل الرسمية التي يرسلها الأفراد إلى جهة ما تحتاج إلى أسلوب معين في الكتابة، بينما المكاتبات التي تتم بين المؤسسات والقطاعات الحكومية المختلفة تعتمد على تعبئة نماذج معينة ثم إرسالها.
في هذا النوع من الكتابة يجب الاختصار قدر الإمكان دون الإخلال بمغزى الرسالة.
الكتابة الوظيفية تخلو من الأخطاء الإملائية، فالأخطاء الإملائية الموجودة في الرسائل الوظيفية قد تكون سببًا في انتقاد الجهة المستقبلة لها وبالتالي تجاهلها.
تتسم الكتابة الوظيفية بالرسمية فيظهر فيها شخصية الجهة المرسلة وليس كاتب الرسالة.
تعتمد على العبارات السهلة وتثبت ما فيها من معلومات باستخدام الأرقام والبراهين والأدلة القاطعة.
يتم الاعتماد فيها على الأسلوب العلمي واستخدام مصطلحات علمية.
من انواع الكتابة الوظيفية
التقرير
هو نوع من أنواع الكتابة الوظيفية والذي يعتمد على استخدام الحقائق والمعلومات الدقيقة عن أحد الأمور أو الموضوعات أو المشروعات أو الأشخاص أو الحالات، فلا تُستخدم إلا المعلومات الواضحة والصادقة.
تقوم جهة ما أو مسئول ما بطلب كتابة التقرير بغرض معرفة حقائق أو معلومات عن أي موضوع، ومن الممكن أن تصدر الجهة أي قرار على ضوء ما عرفته من معلومات في هذا التقرير، لذلك لا من من التأكد صحة المعلومات المدونة في هذا التقرير والتزام الموضوعية والصدق والدقة في كتابته.
ولكتابة التقرير يجب أولًا تحديد الهدف منه ثم الحصول على المعلومات الخاصة بموضوعه ثم كتابته في شكله النهائي وأخيرًا مراجعته بدقة.
السيرة الذاتية
وهي التي يتم كتابتها من أجل التقدم إلى وظيفة أو الانتقال إلى أخرى.
فهي تحتوي على المعلومات التي يكتبها المتقدم عن نفسه، فهدفها تعريفي في المقام الأول.
يجب أن تتضمن السيرة الذاتية الإنجازات التي شارك فيها المتقدم للوظيفة، المناصب التي تقلدها، قدرته على حل المشكلات، الحوارات التي أدارها، المهام التي وُكلت إليه.
يجب أن تخلو السيرة الذاتية من كلًا من المعلومات غير المفيدة، الأمور العائلية، سبب ترك الوظيفة السابقة، ممتلكات المتقدم ووضعه المالي، نسب المتقدم وتاريخه الصحي.
من أنواع السيرة الذاتية المختصرة وهي التي تكون في صفحة أو إثنين على الأكثر، وهي التي تُقدم للحصول على الوظائف لغير المراتب العليا سواء في الشركات الحكومية أو القطاع الخاص.
أما السيرة الذاتية المفصلة وهي التي تُقدم للالتحاق بالوظائف القيادية، وتتضمن نفس المعلومات التي تتضمنها السيرة الذاتية المختصرة ولكنها مفصلة بشكل أكبر وتُكتب في عدة صفحات.
في العموم يجب أن تتضمن السيرة الذاتية بأنواعها عدة معلومات رئيسية وهي المعلومات الشخصية، المؤهلات التي حصل عليها المتقدم، خبراته المهنية، اهتماماته، معلومات الاتصال والتواصل وهي رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، العنوان، ويتم كتابتها مع المعلومات الشخصية أو نهاية السيرة الذاتية.
التلخيص
هو عبارة عن استخدام أقل عدد من الكلمات بما لا يخل من توضيح مضمون الموضوع أو فكرته الأساسية.
ومن فوائد التلخيص عرض المعلومات بعد جمعها بطريقة مرتبة ومنسقة، سهولة فهم مضمونه، يوفر الجهد والوقت.
لكتابة التلخيص يجب التركيز الشديد عند قراءة الرسالة أو النص الذي يرغب الكاتب في تلخيصه حتى يكون مُلمًا بكل ما يتضمنه من أفكار، ثم تحديد الأفكار الأساسية والثانوية، ثم كتابة الأفكار الرئيسية في المنتصف على أن تكون في شكل جمل قصيرة، ويجب أن يبدأ المُلخص بالمقدمة التي تتضمن هدفه وأفكاره الأساسية والخاتمة التي تتضمن النتائج التي توصل إليها الموضوع وخلاصته، وأخيرًا تتم مراجعة الملخص بدقة قبل إرساله.
للتدريب على كتابة التلخيص واكتساب مهاراته اللازمة من اختصار وإيجاز يمكن كتابة التغريدات على موقع التواصل الاجتماعي تويتر.
الرسائل الإدارية
المقصود بها أنها الرسائل المتعلقة بالعمل بمختلف مجالاته والتي يتم إرسالها إلى إدارات القطاعات الخاصة أو الحكومية أو إلى المسئولين.
من أمثلتها التعاملات الصناعية أو التجارية أو الوظيفية، أو الاستفسارات عن أي من الأمور، أو الرد على الطلبات، أو الترقية، أو طلبات البضائع والوظائف.
يُستخدم هذا النوع من الرسائل في مجالات متعددة مثل إشعار المسئولين أو الموظفين بعقد اجتماع، توجيه إنذار لموظف أو إعلانه بفصله أو تعيينه أو ترقيته، عرض بيع سلعة ما في إحدى الجهات الحكومية، عرض المناقصات التجارية، طلبات الفصل في إحدى القضايا، كتابة شكوى لجهة ما، إرسال طلبات الزيارة لجهة ما، إرسال طلبات العمل في الوظائف.
الرسائل الإدارية يجب أن تحتوي على البسملة والتاريخ واسم مستقبل الرسالة ولقبه والتحية، ثم كتابة موضوع الرسالة والذي لا بد من أن يتكون من مقدمة وعرض وخاتمة، ثم تُختم الرسالة بتحية الختام ثم الاسم والتوقيع وعنوان الراسل.
وترجع أهمية هذا النوع من الرسائل في كونها تُعد تنبيهًا للعاملين للقيام بمسئولياتهم، تجعل الاتصال سهلًا بين فروع المؤسسات الداخلية وبين مركز القيادة، تنسق الأعمال التجارية التي تتم بين العملاء والمؤسسات، تساهم في تطوير العمل وضبطه، يمكن الرجوع إليها في أي وقت وذلك لأنها مُسجلة.
