الموسوعة العربية

ابحث عن أي موضوع يهمك

طريقة كتابة تقرير

بواسطة: نشر في: 17 أغسطس، 2018
mosoah
كيفية كتابة تقرير

طريقة كتابة تقرير ممتاز بطريقة سهلة وسريعة حسب النوع والغرض الذي لأجله يتم تقديم تقريرك، هناك فروق بين التقارير وذلك لتنوع الهدف والمؤسسات واختلاف الأعمال والأداءات، لذا لا تظن أن التقرير له صيغة ثابتة ولكن هناك عنصر أو أكثر قد يشتركوا في نمط التقرير المكتوب سنتعرف على كل ذلك بمزيد من التفصيل على موقع الموسوعة .

طريقة كتابة تقرير :

  •  التقرير نوع من مستندات العمل لأي مكان سواء حكومي أو مؤسسي خاص، أو شركة، أو حتى محال بقالة وأغراض منزلية أو آلات مواصلات، أو أكسسوارات، كل ما من شانه التعامل مع أمور تؤدي لربح أو خسارة مالية، ومصروفات وموارد مادية.
  •  لهذا النوع خصائص من حيث الكتابة والتفصيل، ويختلف حسب مجاله المكتوب لأجله، وقد يكون إيجابي أو يوضح مثالب، أو حتى تحليلات مساعدة للأعمال، من ضمن الأغراض التي يكتب بها تقارير الأغراض الطبية، لبيان حالة مريض، أو احتياجاته، أو أداء الأطباء والعاملين، كذلك الأغراض السياسية عن أمن الأفراد والاقتصاد والوطن ككل، وأغراض اقتصادية لبيان الميزانيات وهناك أغراض صحافية، وأخرى تعليمية، وأخرى اجتماعية وغيرها.
  • يمكن أن نعطيه تعريفًا بأنه: ” وثيقة ورقية أو إلكترونية تصف معلومات وبيانات خام عن موضوع محدد في إطار عمل ضمن وحدة كلية، بعرض معين للحقائق فقط دون تنميط أدبي أو لغوي، وبأسلوب يتصف بالمباشرة ومناقشة قضية أو إشكالية ما في الوحدة المكتوب عنها هذه الوثيقة التقريرية، بشكل رسمي غير مجامل”.

أهمية معرفة كيفية كتابة تقرير:

عندما تجيد أن تكتب تقريرًا فأنت بذلك تضع أسس سليم للحكم والتقييم على إتقان موظف أو عمل ما أو رداءته، وعليه عند اتخاذ قرار بالنسبة للعمل وتطويره يؤخذ التقرير بعين الاعتبار، وعنها يمكن حذف الزوائد غير الهامة، إضافة وجلب موارد معينة تطويرية لصالح العمل ككل، وعلى هذا النمط في سائر الوظائف والمباني التي تستخدمه.

يوفر التقرير مالاً وجهدًا ووقتاً، ويلقي الانتباه على عناصر معينة ونقاط قد تكون مغفلة، ومن ثم يوجه ويعدل ويصلح ويرشد سلوكيًا وعملياً للمسارات الأصوب، كذلك تسهل العودة لها لمعرفة تطور المنشأة وموظفيها مثلاً، أو مراحل البدء الأولى ودرجة التعديلات وفاعلية القرارات المتخذة، وهي لا تكلف ماليًا مقارنة بخدمات أخرى.

كيفية كتابة تقرير على عناصر وهيكلة معينة كالأتي:

  •  أي تقرير يبدأ ببداية ترحيبية بها عنوان وملخص عن المجال أو موضوع التقرير، وقد يكون عدة صفحات أو ورقة أو ورقتين، فليس هناك محدد معين للصفحات، يكتب بأول صفحة العنوان والمعد والمؤسسة والشعار إن وجد، كما يشمل تمهيد مقدم بملخص للموضوع وقد يرفق معه رسالة لجهة إدارة عليا، قد تكون مدير تنفيذي، رئيس مجلس إدارة، مدير المدرسة، الوزير، وهكذا.
  •  الموضوع الممثل لجسم التقرير، وفيه العرض والتوضيح بتفصيل مرتب ومنطقي ومتدرج ومناقش، والأسماء إن وجدت، ثم الخلاصة الخاتمة، لإعادة تلخيص مبسط لما ورد بالتقرير وتذكيرًا بها، وتشمل المقترحات وتوصيات إضافية، أو حلول مساعدة، وإن كان التقرير بحثاً علميًا فلابد من إيراد مراجع الباحث، وملاحقه المستخدمة.

ملاحظة في كيفية كتابة تقرير جيد:

  • الغلاف حافظ للوثائق الورقية من التلف والغبار والتمزق ممن الحمل باليد وتعرقها، وحتى مع قلة الوريقات يمكن استعمال غلاف بلاستيكي وتكعيب، ولا ينبغي إهمال التاريخ لمعرفة وقت التقرير وصلاحيته للفترة الحالية والفترات الماضية أو اللاحقة، كما تشير لاجتهاد مقدم التقرير وعمله وأنه لا ينسخه عن معلومات سابقة.
  • وهناك تقارير من صفحة واحدة تكون مباشرة عن شخص ما، أو إخبار بأمر ما أو تعليمات معينة للمرؤوسين، بينما تقارير الصحفيين يمكنها أن تكون مرئية مسموعة مسجلة، أو إخبارية، أو شخصية بشخصيات هامة أو متعلقة بأحداث واقعة.