حدد نظام المحكمة التجارية الصادر عام 1350هـ، ونظام السجل التجاري الصادر عام 1375ه مجموعة من الأحكام والشروط فيما يخص إنشاء المكاتب العقارية في المملكة العربية السعودية، والتي جاءت على النحو التالي:
لا بد من تسجيل المكتب العقاري المُراد فتحه في السجل التجاري أولًا.
يجب أن يمتلك المكتب العقاري شخص سعودي أو شركة سعودية تعود ملكيتها بالكامل للسعوديين، وأن يكون المدير المسؤول عن المكتب شخص يمتلك الجنسية السعودية.
لا بد من تمتع صاحب المكتب ومديره المسؤول بحُسن السيرة، وألا يكون قد سبق إدانتهما في أي جريمة تُخل بالشرف والأمانة.
ألا يكون مالك المكتب أو مديره المسؤول عنه قد سبق له إشهار إفلاسه، ما لم يكن قد رُد إليه اعتباره.
عدم مزاولة المكتب العقاري المُراد فتحه أي نشاط آخر.
إذا كان للمكتب العقاري أكثر من مالك؛ يعتبر المُلاك متضامنين تجاه الغير في الالتزامات التي تنشأ عن أعمال المكتب.
حتى يتمكن المكتب العقاري من بيع أو التوسط في بيع إي عقار؛ يجب أن يمتلك نسخ من وثائق الملكية، على ألا تكون تلك الملكية محل نزاع، وفي حال وجود أضرار أُلحقت بالبائع أو المشتري بسبب مخالفة المكتب؛ يُعد المكتب هو المسؤول عن تلك الأضرار.
يتفق صاحب مكتب العقار والبائع والمشتري على تحديد عمولة المكتب، وتحديد الأطراف التي تتحمل تلك العمولة، على ألا يزيد مجموع العمولة عن 2.5% من قيمة العقد.
في عقد الإيجار يتم تحديد عمولة المكتب العقاري والطرف الذي يتحمل تلك العمولة، على ألا تزيد العمولة عن 2.5 من إيجار سنة حتى إذا زادت مدة العقد عن ذلك، أو حتى في حال تجديده لمدة أخرى.
عند تسلم المكتب العقاري أموال من المشتريين أو المستأجرين؛ لا يجوز التصرف فيها في غير الأغراض التي خُصصت لأجلها.
المستندات المطلوبة لفتح مكتب عقاري في السعودية
حددت المادة الثانية من قرار وزاري رقم (1704) وتاريخ 16/5/1398هـ بشأن اللائحة التنفيذية للمكاتب العقارية في المملكة العربية السعودية المستندات المطلوبة لفتح مكتب عقاري وهي:
نسخة من حفيظة النفوس الخاصة بصاحب المكتب والمدير المسؤول.
إحضار كلًا من صاحب المكتب والمدير المسؤول شهادة من العمدة المختص، تفيد بحُسن السيرة والسلوك لكل منهما.
إحضار تعهد مؤيد مما لا يقل عن تاجرين، للإفادة بعدم إشهار إفلاس صاحب والمدير المسؤول، أو إنهما رُد إليهما الاعتبار.
نسخة من صك الملكية الخاص بالمكتب، أو نسخة من عقد الإيجار.
إحضار تعهد بمزاولة المكتب للعمل بذمة وأمانة، حسب ما تقتضيه الأنظمة.
إحضار تعهد بألا يزاول المكتب أي عمل آخر مخالف للنشاط العقاري الموضح في السجل التجاري.
واجبات المكتب العقاري في السعودية
حددت المادة الخامسة من قرار وزاري رقم (1704) وتاريخ 16/5/1398هـ بشأن اللائحة التنفيذية للمكاتب العقارية في المملكة العربية السعودية مهام المكتب العقاري وهي:
لا بد من قيام صاحب المكتب العقاري من توفير مكانًا مستقلًا ويناسب النشاط الذي يزاوله.
يجب أن يضع صاحب المكتب عبارة (مكتب عقاري) مع الاسم والسجل التجاري على اللوحات وكافة المطبوعات والأوراق التي يصدرها المكتب.
لا بد من وجود دفاتر منتظمة ذات صفحات مرقمة ومعتمدة من مكتب السجل التجاري المختص، وفيها يتم تسجيل بيانات المتعاملين مع المكتب من أسماء وعناوين والأعمال التي تمت مباشرتها لحسابهم وتاريخها، وبيانات الصكوك الخاصة بكل عملية ينفذها المكتب، والمبالغ التي استلمها من المستأجرين أو المشترين الخاصة بالعمليات، كما يتم تسجيل العمولات التي تم تحصيلها من أصحاب الشأن أو المُستحقة عليهم.
وجود خزينة تصلح لحفظ المستندات والصكوك الخاصة بمعاملات المكتب أو نسخ منها.
الاحتفاظ بالمراسلات الخاصة بالمكتب بشكل منتظم، حتى يصبح الرجوع إليها عند الحاجة سهلًا.
نصائح لفتح مكتب عقار
هناك مجموعة من الإرشادات والنصائح التي يُفضل اتباعها عند فتح مكتب عقاري وهي:
عند اختيار موقع المكتب، يجب أن تكون المنطقة التي يقع فيها حيوية أو تكون منطقة سكنية جديدة، تحتوي على عدة عقارات مُتاحة للإيجار أو للبيع.
في بداية افتتاح المكتب، لا يُفضل أن تزيد مساحته عن 50 مترًا مربعًا، يمكن زيادتها بعد زيادة الأعمال وتوسع أنشطة المكتب.
يجب تخصيص رأس مال مناسب وأثاث مكتبي لموظفي المكتب ولاستقبال المتعاملين، وكل ما يحتاج إليه المكتب من ورق طباعة وطابعة وحبر وعقود وأختام، وغير ذلك.
يحدد صاحب المكتب التكاليف اللازمة لفتح المكتب، ومنها قيمة إيجاره وقيمة الأثاث والأدوات اللازمة، واللافتات والإعلانات وغير ذلك.
يحدد صاحب المكتب العمالة التي يحتاج إليها، ففي البداية سيحتاج إلى موظف استقبال، ويتولى صاحب المكتب الإشراف والإدارة والتواصل مع العملاء وإتمام الاتفاقيات معهم، والرد على استفساراتهم.
حتى يكتسب المكتب سمعة طيبة؛ يجب أن يحافظ صاحبه على مصداقيته مع العملاء، وتجنب أساليب الغش والخداع.
تعزيز العلاقات مع أصحاب العقارات أو المسؤولين عنها ممن تم التعامل معهم مسبقًا، باستمرار التواصل معهم.
على صاحب المكتب البحث المستمر عن أحدث العروض في أنواع العقارات المختلفة، خاصة العقارات السكنية.
بعد الانتهاء من عملية البيع أو التأجير؛ يجب سداد كافة المبالغ المُستحقة على صاحب المكتب لأصحاب العقارات.
